Unternehmenssoftware wie projectfacts testen: Ein Leitfaden

Das Ziel vorgeben

Digitalisierung ist in aller Munde. Gerade in den letzten Jahren stellen viele Unternehmen fest, dass digitale Geschäftsprozesse nicht nur ein Mittel zum Zweck sind, sondern handfeste Vorteile bieten – sei es durch effizientere Workflows, bessere Kundenbetreuung oder weniger administrativen Overhead.

Sich mit der Idee, das eigene Unternehmen zu digitalisieren, auf die Suche nach einer Unternehmenssoftware zu machen, ist zwar löblich aber wenig zielführend. Besser ist, sich ein klares Ziel vorzugeben, das mithilfe digitaler Prozesse erreicht werden soll.

Ein solches Ziel kann z. B. sein …

• Alle unsere Kaufinteressenten sollen digital erfasst werden und spätestens nach zwei Wochen ein Angebot erhalten.
• Unsere Buchhaltung soll pro Monat 50% weniger Zeit damit verbringen, Rechnungen zu schreiben.
• Unsere Mitarbeiter sollen Ihre Projektzeiten online dokumentieren und unseren Kunden in Rechnung stellen.

Je konkreter Sie Ihr Ziel formulieren, desto leichter wird es Ihnen fallen, die passende Softwarelösung zu finden.

Prozesse analysieren

Je nachdem, welches Ziel Sie mithilfe der Softwarelösung anstreben, sind unterschiedliche Prozesse davon betroffen – z. B. Kontakte anlegen, Angebote erstellen, Projektzeiten erfassen oder Rechnungen schreiben. Im folgenden Schritt geht es darum, diese Prozesse digital abzubilden.

Viele Unternehmer oder Projektverantwortliche entscheiden sich dabei für den (scheinbar) naheliegenden Weg, bestehende Prozesse digital „nachzubauen“. Oft sind Unternehmensprozesse allerdings historisch gewachsen und bei näherer Betrachtung gar nicht so effizient wie angenommen. In vielen Fällen werden Sie nur beibehalten, weil sich die Mitarbeiter Laufe der Zeit daran gewöhnt haben.

Wenn Sie Zeit und Geld in eine Unternehmenssoftware investieren, sollten Sie lieber die Chance nutzen, die Prozesse in Ihrem Unternehmen grundlegend zu hinterfragen. Orientieren Sie sich dabei am gewünschten Ergebnis, nicht am bestehenden Prozess. An dieser Stelle lohnt es sich, auf das Know-how von Beratern zurückzugreifen. Sie helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu ordnen und zeigen Möglichkeiten auf, um sie bestmöglich zu digitalisieren.

Empfehlenswerte Softwarefirmen erkennen Sie daran, dass Sie mit Ihrem Ansprechpartner auf Augenhöhe reden. Er will kein Standardprodukt verkaufen, sondern erarbeitet mit Ihnen gemeinsam ein geeignetes Konzept, mit dem Sie sich langfristig wohlfühlen.

Anforderungen festhalten

Sind Sie sich über Ihr Ziel im Klaren, haben Sie die erste und wichtigste Anforderung bereits festgehalten. Wir nennen Sie die Kernanforderung. Sie ist ein „Must have“, also eine Anforderung, die eine geeignete Softwarelösungen in jedem Fall leisten muss. Um das Ziel zu erreichen, müssen häufig noch weitere Anforderungen erfüllt werden. Diese Anforderungen sollten Sie ebenfalls dokumentieren.

Bei der Bewertung und Auswahl geeigneter Softwarelösungen hilft es, wenn Sie Ihre Anforderungen in Kategorien einteilen, z. B. „Must have“, „Nice to have“ oder „A“, „B“ und „C“. Orientieren Sie sich dabei an Ihrem Ziel.

• Anforderungen, die erfüllt sein müssen, um das Ziel zu erreichen, erhalten eine hohe Priorität („A“ oder „Must have“).
• Weniger zentrale Anforderungen, die Ihnen das (Arbeits-) Leben erleichtern, aber für das Ziel nicht ausschlaggebend sind, ordnen Sie der Kategorie „B“ oder „C“ bzw. „Nice to have“ zu.

Die Anforderungsliste können Sie zugleich als Kriterienkatalog für Ihre Kaufentscheidung nutzen. Die Must-have-Anforderungen sind Ihre Ausschlusskriterien. Erfüllt ein Produkt eine oder mehrere dieser Anforderungen nicht, streichen Sie ihn einfach von der Liste. So sparen Sie sich wertvolle Zeit und schaffen von Beginn an Klarheit darüber, was Sie von der Software erwarten – für sich selbst und auch für den Softwareanbieter.

Die zuständigen Berater prüfen Ihre Kriterien und besprechen, welche Anforderungen sich erfüllen lassen, welche nicht, und wo es ggf. noch Anpassungsbedarf gibt. Generell gilt die Devise: Keine Software wird „out of the box“ perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sein. Orientieren Sie sich daher an den wichtigsten Punkten auf Ihrer Liste und besprechen Sie mit dem Anbieter, welche Anpassungen darüber hinaus machbar sind.

Erfüllt eine Software alle wichtigen Anforderungen, können Sie damit beginnen, die Software selbst zu testen.

Anwendung prüfen

Die Testphase dient dazu, sich einen ersten Eindruck von der Oberfläche der Software zu verschaffen und die wesentlichen Bedienkonzepte zu verstehen. Sie sollten nicht versuchen, Ihr Unternehmen in den Testaccount „hochzuladen“ und damit produktiv zu arbeiten. Dafür erfordert die Datenmigration zu viel Zeit und Erfahrung. Entscheiden Sie sich letztlich gegen das System, war die Mühe vergebens und Sie verlieren schlimmstenfalls sogar wichtige Daten.

Möchten Sie sich genauer ansehen, wie bestimmte Geschäftsprozesse in der Software abgebildet werden, fragen Sie am besten Ihren Berater. Er hat jahrelange Erfahrung, kennt viele Tipps und Tricks und zeigt Ihnen den Prozess gerne anhand vorbereiteter Testdaten.

Um eine Softwarelösung sinnvoll selbst zu testen, sollten Sie sich über Möglichkeiten und Grenzen der Testphase klar werden.

Shortlist erstellen

Haben Sie einen Einblick in die Softwarelösungen bekommen, gehen Sie zur finalen Entscheidungsrunde über. Dafür bündeln Sie alle verbliebenen Tools in einer Liste und bewerten sie anhand Ihres Anforderungskatalogs, z. B. anhand einer Zehnerskala.

Zudem können Sie die einzelnen Anforderungen mit einem Punktesystem untereinander gewichten. Geben Sie aber auch subjektiven Kriterien Raum bei der Bewertung, z. B. wie gut Ihren Mitarbeitern die Optik der Software gefällt oder wie gut sie die Benutzerführung empfinden.

Jetzt müssen Sie nur noch eines tun: Eine Entscheidung treffen. Wir wünschen Ihnen in jedem Fall viel Erfolg mit Ihrer neuen Unternehmenssoftware!

PS: Nach dem Kauf ist vor der Einführung. In diesem Artikel stellen wir Ihnen 5 typische Fehler bei Softwareeinführungen vor und geben Ihnen Tipps, wie Sie es in Ihrem Unternehmen besser machen.

Beitragsbild: © Priscilla du Preez – unsplash.com (2018)