Projekte erfolgreich im Home Office steuern

28. April 2020

Projekte von Zuhause aus zu steuern wirkt auf den ersten Blick so gut wie unmöglich, denn ein Team im Home Office zu koordinieren ist um einiges schwieriger als im Büro. Spontane Fragen oder das wöchentliche Meeting im Büro ist nicht mehr möglich. Wenn dann noch mehrere Projekte zur selben Zeit laufen, ist es schwer den Überblick zu behalten. Damit Projekte nicht in Verzug kommen und auch im Home Office und weiter effizient fortgesetzt werden könne, gibt es digitale Lösungen wie die projectfacts. Mit projectfacts können Sie einfach von Zuhause im Ihre Projekte verwalten. Das Online System unterstützt Sie dabei nicht nur bei den Projekten, sondern auch bei der Kommunikation und Verwaltung des Projektteams.

Meine Projekte

Bei projectfacts erhalten Sie unter dem Menüpunkt „Meine Projekte“ eine Listenansicht über alle Projekte in denen Sie eingeplant sind. Hier haben Sie die Möglichkeit die Liste nach unterschiedlichen Aspekten zu Filtern, um schneller das gesuchte Projekt zu finden oder den Informationsgehalt der Liste Ihren Bedürfnissen anzupassen. Hierbei profitieren Sie zusätzlich von einem Ampelsystem. Denn wird z.B. der Zeitplan überschritten gibt die Software Ihnen eine Warnmeldung ab. So können Sie direkt im Überblick Ihrer Projekte bereits erkennen, wo es zu Komplikationen kommen könnte. Sie wissen direkt Bescheid und können eingreifen, um weitere Abweichungen zu vermeiden. Somit erhalten Sie auch von Zuhause aus einen schnellen Überblick über Ihre persönlichen Projekte.

Projektüberblick

Der Projektüberblick eignet sich besonders für das Projektcontrolling. Hier sehen Sie sämtliche Projekte, die für Sie freigegeben sind. Anders als Meine Projekte ist diese Liste nicht auf solche Projekte beschränkt, in denen Sie eine aktive Rolle innehaben. Auch hierbei profitieren Sie von der Filterfunktion, mit der Sie genau nach den Kriterien filtern können, die Sie aktuell benötigen. Sie haben bei dem Projektüberblick die Möglichkeit Verzeichnisse für unterschiedliche Kategorien oder Abteilungen anzulegen, wie bspw. nach Tagesgeschäft, interne Prozesse oder auch Entwicklung. Einer der wichtigsten Punkte im Überblick ist der Projektstatus, den Sie dort direkt einsehen können.

Das Projekt

Wenn Sie tiefergehende Informationen über ein Projekt brauchen, können Sie dieses direkt über eine der beschriebenen Listenansichten aufrufen. Hier haben Sie Zugriff auf den detaillierten Strukturplan, das Gantt-Diagramm. Zudem erhalten Sie auf den ersten Blick die wichtigsten Informationen zu dem Projekt wie die Projektnummer, Kunde, gebuchte Zeiten und vieles mehr.

Auch hier können Sie die Ansicht ganz individuell selbst Filtern und einstellen welche Spalten, und damit welche Informationen, Sie dort einsehen möchten. So könnten Sie sämtliche Informationen in eine Ansicht integrieren, großer Bildschirm vorausgesetzt. Um den Überblick leichter zu gestalten, sind in projectfacts bereits diverse Ansichten mit häufig benötigten Schwerpunkten vorkonfiguriert. Drei der am häufigsten genutzten Ansichten, finden Sie im Folgenden:

Unter Struktur finden Sie das bekannte Gantt-Diagramm, das Ihnen unter anderem die Zeitstrahlen eines Projektes und seiner Teile anzeigt. projectfacts erleichtert Ihnen den Überblick über den geplanten Zeitraum und den Fortschritt in allen Ebenen des Projekts, bis hinunter zu den einzelnen Arbeitspaketen.

In Zentrum einer jeden Projektplanung und Überwachung stehen die Budgets. Um den Erfolg eines Projekts beurteilen zu können sind Informationen über verbrauchte Zeit, entstandene Kosten und der gleich unerlässlich. Bei projectfacts erkennen Sie sofort, wie viel Zeit Ihnen noch zum Abschluss eines Projekts zur Verfügung steht, wie hoch Ausgaben und Gesamtkosten sind und welche Einnahmen diesen gegenüberstehen.

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Beitragsbild: © Kent Pilcher – Unsplash.com (2019)