Zentrale Fragen zur Kapazitätsplanung

15. April 2021

Die Planung von Kapazitäten spielt im Projektmanagement eine wichtige Rolle. Dienstleistungsunternehmen müssen dabei ganz verschiedene Arten von Kapazitäten berücksichtigen: Budget, Zeit, Sachmittel, Personentage etc.
Übergeordnetes Ziel ist, vorhandene Ressourcen möglichst effizient auf Ihre Projekte zu verteilen. Dazu sollten idealerweise zwei Bedingungen erfüllt sein:

Alle Restriktionen (z. B. hinsichtlich Zeit und Budget) werden eingehalten.
Der Ressourceneinsatz erfolgt nach dem ökonomischen Prinzip, d. h. möglichst großer Ertrag bei möglichst geringem Einsatz.

Naturgemäß lässt sich der skizzierte Idealfall meist nur näherungsweise erreichen, da nicht alle Kapazitäten vor Projektstart in vollem Umfang und ausreichendem Detailgrad bekannt sind. Auch während des Projekts ergeben sich oft Unwägbarkeiten oder Änderungen, auf die flexibel reagiert werden muss.
Dennoch schafft eine vorab durchgeführte und fundierte Ressourcenplanung ein solides Fundament, auf dem Sie Änderungsbedarf leichter erkennen und umsetzen können. Software wie projectfacts unterstützt Sie dabei.

Kapazitätsplanung mit projectfacts

Als umfassendes Projektmanagement-Tool bietet Ihnen projectfacts alles Nötige, um Kapazitäten für Ihre Projekte vollständig planen zu können. Dazu gehören insbesondere folgende Möglichkeiten:

Alle Restriktionen berücksichtigen: Terminfristen, Budgetgrenzen, limitierte Personentage etc.
Teammitglieder z. B. nach Abteilung, Skills oder Kunde einplanen
Umfassendes Berechtigungssystem für die Einsatzplanung
Soll/Ist-Vergleich z. B. durch Zeiterfassung und Deckungsbeitrags-Analyse
Ressourcen im Bedarfsfall flexibel umverteilen

Gerade die beiden zuletzt genannten Punkte bieten Ihnen beim Managen von Kapazitäten erhebliche Vorteile. Indem Ihre Mitarbeiter Projektzeiten erfassen und auf Arbeitspakete verbuchen, können Sie geplante und gebuchte Zeiten gegenüberstellen (Soll/Ist-Vergleich) und für die Berechnung von Deckungsbeiträgen nutzen.

Auch die Stundenkontingente Ihrer Mitarbeiter behalten Sie auf diese Weise im Blick. Mithilfe der Kapazitätsanalyse können Sie Auslastungen im Projektverlauf erkennen und Arbeitspakete im Bedarfsfall umverteilen. Damit nutzen Sie Stundenkontingente in Ihrem Team möglichst effektiv.

Für die Kapazitätsplanung bietet Ihnen projectfacts einen großen Gestaltungsfreiraum. Damit Sie diesen optimal nutzen können, gilt es vor der konkreten Planung Ihre Wünsche und Erwartungen zu klären.

Dazu stellen wir Ihnen eine Reihe von zentralen Fragen vor, mit denen Sie die Kapazitätsplanung ganz nach Ihren Bedürfnissen einrichten können. Die Leitfragen erleichtern Ihnen die spätere Planung und bewahren Sie vor unangenehmen Überraschungen im Projektverlauf.

Vorteile Kapazitätsplanung

Insbesondere in zwei Bereichen haben Sie unterschiedlichen Gestaltungsspielraum: Der Detailgrad der Planung und die Verteilung von Berechtigungen. Das Schöne an projectfacts ist, dass Sie sich hier nicht projekt- oder gar systemweit festlegen müssen. Nein, Sie können auch verschiedene Wege flexibel miteinander kombinieren.

Wie detailliert soll die Planung ablaufen?

Sollen die Kapazitäten tagesgenau verplant werden oder ist ein Monatswert ausreichend?

 

In beiden Fällen ist die Auslastung der Mitarbeiter ersichtlich. Tages- und Monatswerte haben jeweils eigene Vorteile in der Darstellung. Sie haben die freie Wahl, welche Methode besser zu Ihren Prozessen passt. Selbstverständlich ist dies keine „Entweder-oder-Frage“. Beide Arten der Verplanung können problemlos auch kombiniert werden.

Kapazitätsplanung Zeitraum

Auf welcher Projekteben sollen Kapazitäten erstellt werden? Hauptprojekt, Teilprojekt oder Arbeitspaket?

 

Sie haben die Wahl, ob Sie Kapazitäten mit Projekten verknüpfen. Wenn Sie dies tun, haben Sie den Vorteil, dass projectfacts in den Kapazitäten mehr Auswertungsmöglichkeiten bietet. So kann das System beispielsweise geplanten Zeiten die tatsächlich gebuchten Projektzeiten gegenüberstellen. So können Sie nachverfolgen, ob die Planung eingehalten wird.

Mit welcher Projektebene Sie die Kapazitäten verknüpfen, bleibt Ihnen überlassen. Alle Wege haben Ihre Vorteile. Arbeitspakete ermöglichen eine gezieltere Planung, dafür benötigen Sie insgesamt mehr Kapazitäten. Hauptprojekte verringern die benötigte Zahl an Kapazitäten, ermöglichen aber nur eine weniger spezifische Verplanung. Auch hier ist selbstverständlich eine Kombination aus allen Methoden möglich.

Kapazitätsplanung auf Projektebene

Wie sollen die Berechtigungen der Kapazitäten aussehen?

Wer erstellt Kapazitäten?

Welche Person/Gruppe ist in Ihrem Unternehmen dafür zuständig, Kapazitäten zu erstellen? Wer entscheidet, aus welchem Projekt eine Kapazität angelegt wird, bzw. welche Budgets und Teameinteilungen in einer Kapazität gelten.

Wer erstellt Einsatzpläne?

Wer legt in einer erstellten Kapazität die Einsatzpläne fest? Macht dies bspw. der Projektleiter oder dürfen die Mitarbeiter selbst bestimmen, wie ihr Plan aussehen soll.

Wer bearbeitet Einsatzpläne?

Wer kann einen einmal erstellten Einsatzplan verändern? Hat nur der Projektleiter die Berechtigung dazu oder können auch die Mitarbeiter ihre Verplanung ändern?

Wer sieht Kapazitäten?

Wer kann alles auf die Informationen der Kapazitäten zugreifen? Wer erhält die Übersicht über alle Mitarbeiter und deren Auslastung? Sehen Mitarbeiter nur die eigene Auslastung oder können diese auch auf den Einsatzplan der Kollegen, bspw. aus demselben Team, zugreifen?

Beitragsbild: © kwan fung – unsplash.com (2021)