projectfacts Erfahrungen
Seit über 25 Jahren digitalisiert die 5 POINT AG Unternehmensprozesse. Viele Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen vertrauen auf unsere Beratung und unsere Software. Ihre Erfahrungen mit projectfacts möchten sie hier mit Ihnen teilen, damit Sie auch für Ihr Unternehmen profitieren und eine fundierte Entscheidung treffen können.
A+W Software GmbH
Die A+W Software GmbH ist ein langjähriger Kunde und Marktführer für Software in der Flachglasindustrie sowie der Fenster- und Türenherstellung. Das Unternehmen aus Pohlheim in Hessen nutzte vor projectfacts viele Insellösungen: Projektzeiten wurden in einem eigenen Tool erfasst, mussten jedoch manuell in das Abrechnungssystem übertragen werden. Zeiten wurden teils in Excel dokumentiert, was eine Prüfung und Zusammenfassung erschwerte. Berichte und Rechnungen ließen sich nur mühsam erstellen. Die internen Abläufe waren komplex und unübersichtlich – eine integrierte, ganzheitliche Lösung für die rund 250 Mitarbeiter war dringend erforderlich.
Leon Mattig, Prozessmanager bei der A+W Software GmbH zu seinen projectfacts Erfahrungen:
Die Einführung von projectfacts bei A+W erfolgte in zwei Phasen: Zunächst wurden die Bereiche HR, Zeiterfassung, Urlaub und Überstunden digitalisiert, später das Ticketsystem für den Support. Die Zusammenarbeit mit projectfacts war immer sehr gut. Besonders im Support überzeugte die Software: Der projectfacts-Standard bei Tickets ist schon eine sehr gute Lösung.
Zentrale Vorteile aus unserer Perspektive sind mehr Transparenz, verschlankte Prozesse und bessere Datenauswertungen. Mitarbeiter haben nun Einblick in Aufträge und Rechnungen, was vorher nicht möglich war. Auch das Kundenportal ist eine deutliche Verbesserung, sowohl für die Kunden als auch für uns.
In projectfacts sehen wir weiterhin großes Potenzial für die Zukunft – besonders im Bereich der kaufmännischen Prozesse. Ziel ist es, die gesamte Prozesskette vom Angebot bis zur Abrechnung direkt in projectfacts abzubilden und so doppelte Erfassungen zu vermeiden. Künftig sollen zudem QM-Dokumente wie wöchentliche Statusberichte zur Kundeninformation genutzt werden.
Die größte Stärke der Software steckt in der Verbindung von Zeiterfassung und Abrechnung. Meine Empfehlung an andere: Mehr mit projectfacts-Standards arbeiten und weniger in bisher gelebten Prozessen denken.
con I energy consult GmbH
Die conIenergy GmbH berät Unternehmen über Top-Zukunftsthemen wie die Energie-, Wärme- und Mobilitätswende. Früher nutzte conIenergy eine selbst entwickelte Lösung, um Unternehmensdaten zu organisieren. Das Tool war allerdings in seiner Funktionsweise eingeschränkt: „Wir haben Projekte angelegt und die Berater haben ihre Stunden darauf gebucht, viel mehr konnte das Tool aber auch nicht“. Mit dem Wachstum des Unternehmens reichten die Funktionen des Tools nicht mehr aus und es sollte ersetzt werden. Die Anforderungen an eine neue Software? Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung in einer Software zu vereinen. Ein CRM-System sollte das Ganze abrunden. projectfacts konnte alle Wünsche erfüllen und unterstützt conIenergy seither bei allen wichtigen Unternehmensprozessen.
Sina Hentschel, Assistentin der Partner erinnert sich positiv an ihre Erfahrung mit projectfacts:
Die Akzeptanz im Team ist hoch – selbst skeptische Kollegen sind überzeugt. Heute wird projectfacts im Unternehmen umfassend genutzt: für Projektmanagement, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Reisekostenabrechnung und Kapazitätsplanung. Wir planen, auf welchem Projekt jeder Mitarbeiter täglich arbeitet. Besonders die automatisierte Rechnungsstellung überzeugt: Ich spare viel Zeit beim Rechnungen schreiben. Früher war der Prozess aufwendig und lief über E-Mail und Outlook, heute ist er deutlich effizienter.
Wir schätzen an projectfacts besonders, dass alle Prozesse in einem zentralen System gebündelt sind. Früher musste man zwischen verschiedenen Programmen wechseln, heute haben wir einen vollständigen Überblick über Mitarbeiter, Projekte, Aufträge und Kunden. Die Software eignet sich vor allem für Unternehmen, die Projekte planen, Budgets verwalten und Rechnungen schreiben. Wichtig ist, genug Zeit für Schulungen einzuplanen. Unser Fazit: „Ein sehr gutes Tool, was individuell anpassbar ist.“
WAHLER Human Resources
Seit vielen Jahren nutzt WAHLER Human Resources projectfacts um Prozesse digital abzubilden. Aus seiner Zeit bei großen Unternehmensberatungen kennt Michael Wahler die Nachteile von Insellösungen: „In den großen Unternehmensberatungen wurden die Zeiten meist durch mehrere Tools erfasst. Darüber hinaus waren auch CRM, Faktura usw. voneinander getrennt. Dies war für mich keine optimale Lösung.“
Michael Wahler, Gründer und Geschäftsführer von WAHLER Human Resources, freut sich über umfangreiche Funktionen
Die Kernfunktion, Arbeitszeiterfassung in Kombination mit dem Faktura-Modul, sowie die Reisekostenabrechnung, haben uns damals die Entscheidung für projectfacts leicht gemacht. Besonders die CRM-Funktion erleichtert die Nachverfolgung und Dokumentation von Kundenkommunikation, da alle relevanten Daten wie Projekte, Belege und Tickets zentral gesammelt werden. Dies unterstützt den Vertrieb, wodurch Beauftragungen schneller erfolgen. Auch die Geschäftszahlen sind nun übersichtlicher, was mich vor allem bei der Vorbereitung von Beiratssitzungen entlastet. Ein wichtiges Modul ist die Reisekostenabrechnung, die direkt in projectfacts erstellt und automatisch in die Faktura übernommen wird. Dies spart Zeit und vermeidet eine doppelte Erfassung. Die regelmäßigen Updates sorgen dafür, dass das System mit den Anforderungen wächst: Das trägt zu unserer hohen Zufriedenheit mit dem System bei.
„projectfacts hilft uns, unsere internen Prozesse effizient zu gestalten. Tatsächlich, und das muss ich noch als Letztes loswerden, erkläre ich anhand von projectfacts unseren Kunden, wie ein Cloud System funktioniert und funktionieren sollte.“
kühn & weyh Software GmbH
Für ein damals 130-köpfiges Team ist die Zeiterfassung per Excel kompliziert und unübersichtlich. Daher war die kühn & weyh Software GmbH auf der Suche nach einer optimalen Lösung zur Zeiterfassung für größere Unternehmen und wurde bei projectfacts fündig. Der Beratungs-Fokus des Unternehmens rückt die Projektarbeit in den Vordergrund, welche gut dokumentiert werden möchte. Die drei Hauptanforderungen des Unternehmens bei der Lösungssuche waren:
- Einfache Bedienbarkeit
- Hohe Verfügbarkeit (online und mobil)
- Unkompliziertes Reporting
Nachdem kwsoft eine Vielzahl an Softwaresystemen unter die Lupe nahm, fiel die Wahl schnell auf projectfacts. Die Software beinhaltet viele Funktionen, die dem Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse zu optimieren.
Jochen Schorn, Projektleiter bei kwsoft®, lobt den Einführungsprozess mit projectfacts:
Die Planung war unkompliziert, die Beratung kompetent und auch auf menschlicher Ebene hat es gepasst. Die Mitarbeiter schätzen vor allem, dass die Zeiterfassung einfacher und schneller von der Hand geht als vorher. Neben der Zeiterfassung nutzen wir auch das CRM- und Finanzmodul, um Kundendaten und Aufträge anzulegen. So lässt sich der gesamte Workflow von der Auftragsanlage bis zur Abrechnung digital abbilden. projectfacts erstellt automatisch Stundenzettel, was besonders im Consulting praktisch ist: So können wir ohne großen Aufwand einen Leistungsnachweis für unsere Kunden generieren.
„projectfacts ist die Abrechnungsgrundlage für einen Großteil des Consulting-Umsatzes bei kwsoft®. Es ist ein sehr strategisches Tool für uns.“
Wir ziehen ein sehr positives Fazit aus der Zusammenarbeit. Daher möchten wir perspektivisch auch die Themen Urlaub und Kapazitätsplanung mit projectfacts angehen. Ich würde projectfacts allen empfehlen, die ein gutes Projektmanagement-Tool mit einer einfachen Zeiterfassung brauchen.
tetronik Kommunikationstechnik GmbH
Die tetronik Kommunikationstechnik GmbH spezialisiert sich seit über 50 Jahren auf innovative Ruf-, Warn-, und Meldeanlagen, die vor allem im Gesundheitswesen, bei Behörden und in der Industrie zum Einsatz kommen. Die Anzahl der Projekte steigt stetig. Damit der Überblick erhalten bleibt, begeben sich die Taunussteiner auf die Suche nach einem Tool, das CRM-Anwendungen, Projektsteuerung und Auftragsrechnungen vereint.
Mit projectfacts fand tetronik eine Lösung für die Probleme. Das Tool ist eine spürbare Arbeitserleichterung für das gesamte Unternehmen. Über 750 Wartungsprojekte sowie Neuinstallationen und Hotline-Anfragen werden zentral verwaltet. Das System erleichtert die Arbeit, da alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf Projekte und Kommunikation haben. Besonders praktisch ist die Verknüpfung mit dem Ticketsystem, das auch Mails zentral speichert.
Der Vertrieb nutzt projectfacts für Forecasts, Vertriebschancen und Kampagnen, was die Zusammenarbeit verbessert. Früher lief das alles über Outlook oder Telefonate, aber wurde nie dokumentiert. Jetzt hat jeder den Überblick. Sogar ein Service-Mitarbeiter vor Ort sieht, wenn aktuell ein Angebot offen ist, und kann spontan nachhaken.
„Es ist super,
es ist einfach.“
Mit projectfacts spart tetronik viel Zeit und Aufwand. Die Mitarbeiter bewegen sich nahtlos und intuitiv durch das System und wissen den Mehrwert zu schätzen. Für die Zukunft sind weitere Ergänzungen geplant. Die Zeiterfassung und das HR-Modul stehen dabei ganz oben auf der Liste.
Empfehlen können wir projectfacts vor allem Unternehmen, die projektbasiert arbeiten. Für produzierende Unternehmen kann die fehlende Warenwirtschaft ein Hindernis sein. Überzeugt sind wir von der persönlichen Zusammenarbeit mit dem Team von projectfacts.
brandwerk consulting group
Die brandwerk consulting group bringt jahrelange Erfahrung im Brandschutz mit: egal ob Neubau oder Sanierung. brandwerk begleitet Bauherren, Generalplaner und Architekten über den gesamten Bauprozess hinweg.
Viele Projekte müssen organisiert werden. Die Budgetierung spielt dabei eine große Rolle, sowie die Möglichkeit, Daten langfristig zu organisieren. Denn Projekte bei brandwerk dauern oft lange, nicht selten über ein Jahrzehnt. Beispiel Großprojekt in München: „Da liegen, Stand heute, 1500 E-Mails, das läuft seit fünf Jahren und läuft noch zehn Jahre“.
Für uns sind vor allem die Soll-Ist-Vergleiche wichtig. Der Kunde versteht häufig nicht, wenn früh im Projektverlauf Nachforderungen gestellt werden, obwohl das Gesamtbudget noch nicht aufgebraucht ist. projectfacts hilft uns dabei, hier den Überblick zu behalten und das gegenüber dem Kunden transparent zu machen.
„Jedem, der Projekte als Mittelpunkt sieht, würde ich projectfacts empfehlen.“
Dass man mit projectfacts alle wichtigen Infos und die gesamte Dokumentation beim Projekt vereint hat, ist ein großer Vorteil. Anders sind Projekte in dieser Größenordnung nicht zu stemmen. Auch die integrierte Abrechnung ist sehr praktisch. Jedem, der Projekte als Mittelpunkt sieht, würde ich projectfacts empfehlen.
projectfacts ist ein echter Gewinn für mehrere hundert Kunden und über 10.000 Nutzer.
Möchten auch Sie dazugehören und mehr über uns und projectfacts erfahren? Dann fragen Sie jetzt an! Unser Beratungsteam unterstützt Sie bei der Lösung Ihrer Herausforderungen.
