Unser Tool für Ihr Teamwork

26. Juli 2021

Nominierung für den Dev Insider Award 2021

projectfacts ist für den Dev-Insider Award 2021 in der Kategorie Teamwork nominiert worden. Noch bis Ende August können Sie über die Sieger in den einzelnen Kategorien abstimmen. Wir freuen uns, wenn Sie sich unseren zufriedenen Kunden anschließen und Ihre Stimme für uns abgeben.

Dev Insider Award 2021 projectfacts

Wir nehmen die Nominierung zum Anlass, einen Blick auf unsere Tools im Bereich Teamwork und Collaboration in projectfacts zu werfen. Als Kunde kennen und nutzen Sie vermutlich bereits viele Funktionen, vielleicht entdecken Sie aber auch die ein oder andere neue Inspiration, die künftig die Arbeit in Ihrem Team erleichtert.

Ein Teamkalender für alle Fälle

Wenig ist so nervig wie lange Terminabstimmungen im Team. Mit projectfacts haben wir dafür eine einfache Lösung geschaffen, für die sie auf keinerlei Zusatztools wie Google Kalender und Co. zurückgreifen müssen.

Getreu dem Motto „Alles in einem System“ gilt dies dank des projectfacts Teamkalenders auch für die Termine Ihrer Kolleginnen und Kollegen. Natürlich ist der Kalender bestens gerüstet für Home Office und verteiltes Arbeiten, denn er bietet alle Funktionen, die Sie von einem vollwertigen Online-Kalender erwarten.

Greifen Sie jederzeit und von überall aus darauf zu. Sie brauchen nichts weiter als eine funktionierende Internetverbindung. Über die projectfacts Weboberfläche erstellen Sie im Handumdrehen neue Termine und laden Teammitglieder ein.

Teamkalender in projectfacts

Die wahre Stärke des projectfacts Teamkalenders reicht allerdings weit darüber hinaus. Durch den integrierten Ansatz innerhalb des Systems profitieren Sie von einer ganzen Reihe weiterer nützlicher Features für Ihr Teamwork:

  • Lassen Sie sich aktuelle Projektphasen oder wichtige Projektereignisse wie Meilensteine automatisch im Kalender anzeigen.
  • Verschicken Sie Termineinladungen nicht nur intern, sondern auch an externe Partner und Kunden.
  • Abwesenheitszeiten (wegen Home Office, externen Terminen, Krankheit oder Urlaub) werden automatisch in den Kalender übernommen.
  • Kombinieren Sie private und berufliche Kalender und schränken Sie die Terminsichtbarkeiten individuell ein.

Teilen und kommunizieren per Teamchat

Auf dem Markt kursieren viele Chat-Tools, manche davon sind gut, manche weniger. Mit projectfacts haben Sie eine umfangreiche Chat-Funktion direkt an Bord. Kein Hin- und Herwechseln zwischen Anwendungen mehr. Kein langes Suchen nach einer bestimmten Info, die in irgendeinem Tool verloren gegangen ist.

Mit projectfacts denken wir in Prozessen – und digitalisieren den gesamten Arbeitsablauf. Haben Sie beispielsweise einen umfassenden Support, lässt sich auch die komplette Kommunikation im Team über unser Ticketsystem abwickeln. Alles wird an einem zentralen Ort für Sie dokumentiert, inklusive Mails, Telefonaten und ausgetauschten Dateien.

Für die rein teaminterne Kommunikation können Sie auf den projectfacts Teamchat zurückgreifen. So funktioniert informeller Austausch einfach und effektiv, auch wenn Ihr Team tausende von Kilometern entfernt arbeitet. Es lassen sich beliebige Gruppen bilden, für einzelne Standorte, Abteilungen oder die gesamte Firma. Die Bedienung erfolgt einfach über den PC oder das Smartphone.

Durch die Integration in das gesamte System können Sie beliebige Elemente innerhalb der Software verschicken. Dazu zählen unter anderem:

  • Tickets
  • Angebote
  • Rechnungen
  • Wiki-Einträge
  • uvm.

Durch das integrierte Dateimanagement sparen Sie sich das Hin- und Herschicken von PDFs, die dann nicht mehr bearbeitbar sind. Teilen Sie stattdessen einfach das gewünschte projectfacts-Element in Ihrem Chat. So geht Teamwork leicht von der Hand.

Ihr digitaler Aktenschrank zum Mitnehmen

Eingehende Dokumente können Sie per Drag & Drop einfach hochladen. Oder alternativ über die pfScan App abfotografieren. Die Texterkennung erledigt dann den Rest. Dank Versionierung und zentraler Dateiverwaltung bleiben alle Unterlagen stets aktuell und zentral auffindbar.

Auf Wunsch können Sie Ihre Dateistruktur aus projectfacts auch in ein Laufwerk überführen. Greifen Sie dann wie gewohnt über den Windows Explorer oder den macOS Finder darauf zu. WebDAV macht’s möglich.

Über ein umfangreiches Rechtesystem können Sie genau einstellen, welche Mitarbeiter welche Dateien einsehen und bearbeiten können. Sie können Dokumente sogar gemeinsam mit Ihren Kunden und Partnern verwalten. Dazu richten wir Ihnen gerne einen externen Zugang ein.

Internes Forum für die Teamarbeit

Wenn Ihr Team verteilt arbeitet, ist das Online-Forum eine Art Äquivalent zum Wasserspender oder der Kaffeeküche. Indem sich Ihre Mitarbeiter in Gruppen austauschen können, fördert das interne Forum die Teamarbeit und den informellen Wissenstransfer.

Die Struktur des Forums können Sie dabei frei wählen, egal ob thematisch oder abteilungsbezogen. Es können beliebig viele virtuelle Plätze eingerichtet werden, die sich wiederum frei mit Beiträgen befüllen lassen. Ein umfassendes Berechtigungssystem sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter genau den Zugriff haben, den sie benötigen.

Viele weitere Features machen das projectfacts Forum zu einem starken Collaboration-Tool:

  • Öffentliche und geschützte Foren mit Moderatorfunktion
  • Öffentliche, geheime und anonyme Abstimmungen
  • Abo-, Archiv- und Beobachter-Funktion sowie Benachrichtigungen
  • Smarticons, Bilder und Dateianhänge

Hey, hey Wiki – immer die passende Idee

Analog zur Kult-TV-Serie „Wicki“ wartet auch das projectfacts Wiki immer mit einer passenden Idee für Sie auf. Sie müssen dazu nicht einmal in das entsprechende Modul wechseln. Tippen Sie einfach Ihren Suchbegriff in das zentrale Suchfeld und finden Sie, was Sie suchen, egal ob die Info in einem Forum oder im Wiki liegt.

Durch die intelligenten Verknüpfungen finden Sie Wiki-Einträge immer an der passenden Stelle. Ein Quantensprung für das digitale Teamwork im Vergleich zu tradierten Intranet-Lösungen.

Das projectfacts Wiki verfügt über alle Funktionen, die Sie vom großen Vorbild Wikipedia kennen. Ein intuitiver Texteditor hilft dabei, Texte ohne großen Aufwand optisch aufzuwerten. Auch im Wiki hilft Ihnen eine Versionierung bei der Arbeit und Mitarbeiter werden über Änderungen automatisch informiert.

Internes Wiki mit projectfacts

Offene Punkte als digitaler Klebezettel

Kleine gelbe Klebezettel erfreuen sich seit jeher großer Beliebtheit – weil sie einfach praktisch sind. Statt das Rad neu zu erfinden, haben wir die Idee der Klebezettel einfach „digitalisiert“. Wir nennen Sie Offene Punkte.

Offene Punkte können allerdings noch einiges mehr als nur an einer virtuellen Wand zu kleben. Sie sammeln Ihre Gedanken, offene To-dos, Ideen oder Notizen zu einem Projekt. Darüber hinaus können Sie offenen Punkten verschiedene Eigenschaften zuweisen, wie z. B.:

  • Priorität
  • Fälligkeit
  • Status
  • Beschreibung
  • Dateien

Offene Punkten können sowohl einzeln als auch in Listen genutzt werden. Dadurch eignen Sie sich auch hervorragend zur Teamarbeit. Sie können offene Punkte direkt einem anderen Mitarbeiter zuweisen und dadurch spontan anfallende Aufgaben unkompliziert verteilen.

Digitales Teamwork – dank projectfacts alles in einem System

Das übergeordnete Ziel von projectfacts gilt auch für das Teamwork: Geschäftsprozesse digital abbilden und dabei möglichst effizient gestalten. Reibungsloses Teamwork ist dabei von entscheidender Bedeutung. Dennoch konnten wir Ihnen in diesem Artikel nur einen kleinen Ausschnitt aus den vielfältigen Möglichkeiten unserer Software zeigen. Für einen Überblick über weitere Prozesse, die Sie mit projectfacts digitalisieren können, werfen Sie einen Blick auf unsere Funktionsübersicht.

Gestalten Sie Ihr Teamwork noch effizienter

Wenn Sie Lust bekommen haben, projectfacts auszuprobieren, können Sie jederzeit einen Testaccount anfordern.

Bei Fragen oder Anregungen wenden Sie sich gerne an unser Support-Team.

Beitragsbild: © María Noel Rabuñal Cantero – unsplash.com (2021)