Wissensmanagement mit einem Unternehmenswiki

2. Februar 2022

Was ist ein Unternehmenswiki?

Ein Unternehmenswiki ist ein digitaler Wissensspeicher. Es funktioniert genauso wie das Vorbild „Wikipedia“, wird aber speziell für ein Unternehmen eingesetzt.

Ein Wiki besteht aus einem Netzwerk von Artikeln, die über Links miteinander verknüpft sind. Jeder Artikel behandelt ein bestimmtes Thema. Nimmt ein Autor innerhalb eines Artikels Bezug auf ein verwandtes Thema, kann er im Text darauf verweisen, indem er einen Link erzeugt. Darüber kann der Leser schnell von einem Beitrag zum nächsten springen.

Das Wort „wiki“ stammt aus dem Hawaiianischen und bedeutet „schnell“.

Ein firmeninternes Wiki ist ein wichtiger Bestandteil des Wissensmanagements, denn darin sammeln Unternehmen ihr Know-how. Es lebt davon, dass Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erfahrungen dokumentieren und mit Kollegen teilen.

Wofür wird ein Unternehmenswiki eingesetzt?

Das firmeninterne Know-how ist eine wertvolle Ressource, wird aber häufig vernachlässigt. Das führt dazu, dass Abteilungen nicht optimal zusammenarbeiten oder wichtige Prozesse von einzelnen Personen abhängen.

Ein Wiki beugt solchen Fehlentwicklungen vor, indem es Wissen sammelt, vernetzt und teilt. Mitarbeiter stellen darüber wichtige Informationen, Prozesse oder Dokumente bereit, auf die Kollegen schnell und einfach zugreifen können.

Daraus ergeben sich viele Anwendungsfälle für das Wissensmanagement in Unternehmen. Im Folgenden stellen wir einige Beispiele vor:

Qualitätsmanagement

Ein Wiki ist der ideale Ort für Prozessbeschreibungen: In welcher Reihenfolge sollte Prüfung XY am besten durchgeführt werden? Welche Schritte sind bei der Kundenakquise nötig? Diese und ähnliche Fragen lassen sich mit passenden Wiki-Beiträgen schnell lösen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse nachvollziehbar bleiben und den Qualitätsansprüchen genügen.

Innovationsmanagement

Mitarbeiter sind ein wertvoller Quell an Ideen für neue Produkte, besseren Service oder effizientere Prozesse. Mit einem Unternehmenswiki haben sie die Möglichkeit, diese Ideen systematisch zu sammeln. Weiterführende Instrumente (wie z. B. der morphologische Kasten) helfen dabei, Ideen zu konkretisieren.

Kundenservice

Kunden haben oft ähnliche Fragen – Frequently Asked Questions bzw. FAQs. Mit einem Unternehmenswiki halten Sie die Antworten darauf einmalig und zentral fest. So haben Mitarbeiter die passende Antwort sofort parat, anstatt das Rad jedes Mal neu zu erfinden. Dank automatischem Inhaltsverzeichnis ist die gesuchte Frage schnell gefunden.

Mitarbeiterschulung

Neue Mitarbeiter einzuarbeiten, ist zeitintensiv. Ein Unternehmenswiki bietet viele Möglichkeiten, um den Prozess möglichst effizient zu gestalten. Führen Sie beispielsweise ein firmeninternes Glossar, erstellen Sie interaktive Case Studies oder Steckbriefe für Ihre Produkte inklusive Datenblättern. So gelingt der Einstieg möglichst einfach.

Welche Vorteile bietet ein Unternehmenswiki?

Unternehmen, die für ihr Wissensmanagement ein firmeninternes Wiki einsetzen, profitieren von einigen Vorteilen:

  • Transparenz: Durch ein Firmenwiki sind wichtige Informationen unternehmensweit zugänglich. Es fördert den abteilungsübergreifenden Austausch und verhindert, dass Fachkenntnisse verlorengehen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

 

  • Effizienz: Dank der vernetzten Struktur eines Wikis lassen sich Informationen einfach finden und schnell ergänzen. In Form einer Cloud-Lösung können Mitarbeiter auch im Home Office oder von unterwegs auf das Wiki zugreifen und müssen die benötigte Information nicht bei Kollegen erfragen.

 

  • Teilhabe: Ein Wiki lebt davon, dass es von vielen Mitarbeitern gepflegt und gestaltet wird. Es ermöglicht Mitarbeitern unabhängig von der Unternehmenshierarchie, eigenes Wissen zu teilen und von den Erfahrungen anderer zu profitieren. Diese zusätzliche Ebene der Kommunikation fördert eine gute Unternehmenskultur.

 

  • Standardisierung: Ein Unternehmenswiki ist die zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiterfragen und ersetzt viele andere Informationsquellen. Dadurch wird sichergestellt, dass Informationen einheitlich und aktuell sind (Single Source of Truth). Das Layout wird vorgegeben, sodass alle Wiki-Artikel auch optisch einheitlich aussehen.

Was sind typische Einwände gegen ein Unternehmenswiki?

Gegen die Einführung eines Unternehmenswikis werden vonseiten der Mitarbeiter oder des Betriebsrats häufig bestimmte Einwände vorgebracht. Auf einige typische Beispiele gehen wir im Folgenden näher ein:

  • Sicherheit: Passwörter, Schadcode oder Falschinformationen können in das Wiki gelangen.
    • Gefahren dieser Art entstehen durch unsachgemäße oder gar missbräuchliche Verwendung des Wikis und lassen sich auch bei vergleichbaren Systemen nicht ausschließen. Geeignete Schulungen und das bei einem Wiki vorherrschende Mehraugenprinzip helfen dabei, Sicherheitsrisiken vorzubeugen.

     

  • Datenschutz: Mitarbeiterdaten werden beim Bearbeiten erfasst und können analysiert werden.
    • Um den Änderungsverlauf eines Wiki-Artikels nachvollziehen zu können, ist eine automatische Versionierung wichtig. Dabei werden lediglich Bearbeiter und Zeitpunkt der Bearbeitung gespeichert. Sensible Mitarbeiterdaten sind nicht zugänglich, sondern bleiben im geschützten HR-Bereich des Systems.

     

  • Kosten: Der Aufwand, ein Wiki einzuführen und zu pflegen, steht nicht im Verhältnis zum Nutzen.
    • Wiki-Artikel lassen sich einfach erstellen und schnell finden. Ohne Wiki muss zunächst der richtige Ansprechpartner gesucht werden. Das kostet Zeit und bindet Mitarbeiter, insbesondere Experten im Unternehmen. Ein Wiki sorgt für Wissenstransfer und rechnet sich daher mittel- und langfristig.

Diese und weitere Bedenken sollten vor der Einführung eines Firmenwikis bedacht und diskutiert werden. Bei näherer Betrachtung lassen sich die genannten Punkte allerdings relativieren.

Was ist am projectfacts Wiki besonders?

Das projectfacts Wiki ist ein vollumfängliches Unternehmenswiki. Es bietet alle Funktionen, die Sie von einem Wiki-System erwarten. Was es darüber hinaus für das Wissensmanagement besonders wertvoll macht, ist die Vernetzung mit anderen Unternehmensbereichen.

Als All-in-One Unternehmenssoftware ist das Wiki in projectfacts voll integriert. Anstatt auf Insellösungen zu setzen, haben Sie alles in einem System. Das spürt man im Arbeitsalltag an vielen Stellen:

Themenspezifisches Wiki

Legen Sie in projectfacts themenspezifische Wikis an, z. B. für Projekte oder Kunden. Damit halten Sie alles Wichtige fest, was es bei einem Kunden zu berücksichtigen gilt. Führen Sie ein Projektglossar ein oder ein Changelog für Ihre Entwicklungsprojekte. Das zugehörige Projekt oder den CRM-Kontakt des Kunden können Sie direkt im Wiki-Artikel verlinken. So arbeiten Sie nahtlos in einem System statt von Anwendung zu Anwendung zu wechseln.

Interaktives Wiki

In das projectfacts Wiki können Sie eine Vielzahl anderer System-Elemente direkt einbetten, z. B. die Visitenkarten von Mitarbeitern, Systemverzeichnisse oder einzelne Dateien. Hinterlegen Sie beispielsweise zu bestimmten Wiki-Artikeln einfach einen Ansprechpartner, der für weitere Rückfragen zur Verfügung steht. Die Visitenkarte des Kollegen aktualisiert sich dabei anhand der HR-Daten. Ändert sich eine Telefonnummer, können Sie sich darauf verlassen, dass Sie im Wiki richtig angezeigt wird.

Reporting-Wiki

Auch Berichte in projectfacts lassen sich in Ihre Wiki-Artikel integrieren. Ergänzen Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen oder einzelnen Abteilungen einfach um relevante Statistiken. Die eingebetteten Berichte sind stets aktuell und lassen sich auch im Wiki filtern und bearbeiten. So automatisieren Sie Ihr Reporting, denn das händische Erstellen von Excel-Sheets oder PowerPoint-Slides entfällt.

Wie funktioniert das projectfacts Wiki?

Wikis verfügen über eine Art „universelle Sprache“, die es Anwendern einfach macht, Beiträge zu erstellen. An dieser Sprache orientiert sich auch projectfacts. Haben Sie also bereits mit einem Wiki-System gearbeitet, können Sie direkt loslegen.

Im Folgenden stellen wir einige grundlegende Befehle vor, die Sie im Wiki-Editor von projectfacts verwenden können.

Überschriften

Das Wiki unterscheidet bei Überschriften, genau wie HTML, zwischen mehreren Hierarchieebenen. H1-Überschriften machen Sie mit einem Gleichheitszeichen vor und nach Ihrem Text deutlich. Untergeordnete Überschriften erhalten jeweils ein Gleichheitszeichen mehr pro Ebene:

Wiki-Syntax Ergebnis
=Überschrift 1= Überschrift 1
==Überschrift 2== Überschrift 2
===Überschrift 3=== Überschrift 3
... ...

Schriftschnitt

Sie können den Schriftstil auf verschiedene Arten anpassen. Fett- und Kursiv-Druck werden mit Hochkommata gekennzeichnet, hoch- bzw. tiefgestellte Schrift mit entsprechenden Tags:

Wiki-Syntax Ergebnis
''kursiv'' kursiv
'''fett''' fett
'''''fett und kursiv''''' fett und kursiv
Text<sup>hochgestellt</sup> Texthochgestellt
Text<sub>tiefgestellt</sub> Texttiefgestellt

Verlinkungen

Links können sowohl auf Artikel innerhalb des Wikis verweisen als auch auf externe Webseiten. Auch Adressen auf dem eigenen Server lassen sich in projectfacts ansprechen:

Wiki-Syntax Ergebnis
[[Neue Seite]] + Neue Seite
[[Neue Seite]Das wird meine neue Seite]] + Das wird meine neue Seite
[https://www.google.de/|Google] Google
[{{SERVER}}/projectfacts/dispatcher/HomePortal.do|projectfacts Home-Seite] projetfacts Home-Seite

Aufzählungen

Das projectfacts Wiki unterscheidet zwischen einfachen und nummerierten Aufzählungen. Einfache Listen werden mit Sternen markiert, nummerierte Aufzählungen mit Rauten. Mit jeder Aufzählungsebene kommt ein Stern bzw. eine Raute hinzu.

Wiki-Syntax Ergebnis
* eins
  • eins
* zwei
  • zwei
** zwei-eins
    • zwei-eins
** zwei-zwei
    • zwei-zwei
* drei
  • drei
# eins
  • 1. eins
# zwei
  • 2. zwei
## zwei-eins
    • 1. zwei-eins
## zwei-zwei
    • 2. zwei-zwei
# drei
  • 3. drei

Bilder

Bilder werden über den Befehl „[[Image:Bildname]]“ eingefügt. Nach einem vertikalen Trennstrich (Pipe) können zusätzliche Parameter übergeben werden, z. B. eine Bildunterschrift, die Orientierung (right, left, center, none) und, ob das Bild in Originalgröße oder als Thumbnail (orig, thumb) angezeigt werden soll.

Wiki-Syntax Ergebnis
[[Image:Bildname|Meine Bildunterschrift]]
Meine Bildunterschrift
[[Image:Bildname|right|thumb|noname]]

Tabellen

Eine Tabelle wird in Wiki-Syntax quasi „gemalt“. Dabei gilt folgendes Schema:

  • {| Tabelle |}
  • |- Neue Zeile
  • | Neue Spalte
  • ! Kopfzeile

Eine einfache Tabelle wird beispielsweise wie folgt aufgebaut:

Wiki-Syntax Ergebnis
{|
|-
! Überschrift !! Überschrift !! Überschrift
|-
| Beispiel1 || Beispiel2 || Beispiel3
|-
| Beispiel4 || Beispiel5 || Beispiel6 |}
Überschrift Überschrift Überschrift
Beispiel1 Beispiel2 Beispiel3
Beispiel4 Beispiel5 Beispiel6

Weiterführende Elemente

Im projectfacts Wiki lassen sich darüber hinaus eine Reihe weiterer Elemente in einen Artikel integrieren. Eine Übersicht dazu finden Sie hier:

  • Visitenkarten [[Card:Name]]
  • Berichte [[Report:Name]]
  • Suchfunktion [[Search:Name]]
  • Datei [[File:Name]]
  • Ordner [[Folder:Name]]

Am einfachsten fügen Sie neue Elemente ein, indem Sie sie zunächst aufrufen und anschließend über die Liste zuletzt verwendeter Elemente in der Sidebar auswählen.

Fragen, Wünsche oder Feedback?

Sie interessieren sich für die Möglichkeiten des projectfacts Unternehmenswiki? Sprechen Sie unser Beratungsteam an, wir helfen Ihnen gerne weiter.

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Beitragsbild: © jannoon028 – freepik.com (2022)