Definition: Mahnung | projectfacts

Was ist eine Mahnung? Definition und Bedeutung

Eine Mahnung oder auch Zahlungserinnerung ist ein Dokument, welches von einem Unternehmen dann ausgestellt wird, wenn ein Kunde eine fällige Rechnung nicht innerhalb der angegebenen Zahlungsfrist getätigt hat (siehe auch: Forderungsmanagement). Wie der Mahnprozess gestaltet wird und wie hoch die Mahngebühren ausfallen können, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Mahnung vs. Ermahnung: Abgrenzung

Das Wort „Mahnung“ wird umgangssprachlich auch für eine allgemeine Ermahnung, einen eindringlichen Appell oder eine Warnung verwendet, etwa eine Mahnung zur Vorsicht. Im kaufmännischen Kontext und in der Unternehmenssoftware ist hier dagegen ausschließlich die Zahlungsaufforderung bei einer überfälligen Rechnung gemeint. Auf diese Bedeutung bezieht sich dieser Artikel.

Ablauf des Mahn-Prozesses

Sobald ein Unternehmen einem Kunde eine Leistung erbringt, wird dafür eine Rechnung stellt. Darauf wird eine Zahlungsfrist vermerkt. Die Zahlungsfrist gibt an, bis wann eine Rechnung zu bezahlen ist. Dies kann mit Tagen (z.B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“) oder mit einem Datum (z.B. „Zahlbar bis 01.01.2021“) gekennzeichnet werden.

Grundsätzlich gilt: Eine Rechnung ist immer sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB). Gesetzlich räumt aber § 286 Abs. 3 BGB einem Kunden einen Zeitraum bis zu 30 Tagen ein, um eine Rechnung zu begleichen. Sollte auf der Rechnung kein Zahlungsziel stehen, gilt die gesetzliche Grundlage.

Wenn der Kunde die Frist überschreitet, beginnt der eigentliche Mahnungsprozess. In der Regel gibt es zwischen zwei bis vier Mahnstufen. Dies ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und kann von jedem Unternehmen individuell gehandhabt werden.

Die erste Mahnstufe wird meist als Zahlungserinnerung bezeichnet. Wie der Name bereits sagt, wird der Kunde freundlich daran erinnert, das eine Zahlung noch offen ist. Wenn daraufhin immer noch keine Zahlung eingegangen ist, kann die Mahnung eindringlicher formuliert werden. Ab der letzten Mahnstufe sollten Sie den Fall einem Inkasso Büro übergeben und gerichtliche Schritte einleiten.

Mahngebühren

Mahngebühren sind nicht verpflichtend und können je nach Bedarf eingerichtet werden. Es gibt keine gesetzliche Regelung über die Höhe dieser. In der Regel verlangt man folgende Gebühren:

1. Mahnung: 2,50 bis 5,00 Euro

2. Mahnung: 5,00 bis 7,50 Euro

3. Mahnung: 7,50 bis 10,00 Euro

Häufige Fragen

Wann wird eine Mahnung ausgestellt?

Eine Mahnung wird ausgestellt, wenn ein Kunde eine fällige Rechnung nicht innerhalb der angegebenen Zahlungsfrist bezahlt hat. Ist kein Zahlungsziel vereinbart, räumt §286 Abs. 3 BGB dem Kunden bis zu 30 Tage ein, bevor der eigentliche Mahnprozess beginnt.

Wie viele Mahnstufen gibt es?

In der Regel gibt es zwischen zwei und vier Mahnstufen. Die erste heißt meist Zahlungserinnerung und erinnert den Kunden freundlich an die offene Zahlung, spätere Stufen werden eindringlicher formuliert. Wie Sie offene Forderungen strukturiert nachverfolgen, zeigt das Forderungsmanagement von projectfacts.

Sind Mahngebühren gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Mahngebühren sind nicht verpflichtend und können je nach Bedarf eingerichtet werden. Es gibt keine gesetzliche Regelung über ihre Höhe. Üblich sind etwa 2,50 bis 5,00 Euro für die erste, 5,00 bis 7,50 Euro für die zweite und 7,50 bis 10,00 Euro für die dritte Mahnung.