Personaleinsatzplanung

Personaleinsatzplanung

Zweck der Personaleinsatzplanung (oder kurz: PEP) ist, die einzelnen Mitarbeiter eines Unternehmens möglichst optimal auf die vorhandenen Aufgabenfelder zu verteilen. Dabei müssen eine Reihe von Faktoren berücksichtigt werden, vor allem:

• Anforderungsprofil der Aufgabe
• Qualifikationsprofil des Mitarbeiters
• Benötigte Kapazität für eine Aufgabe im Zeitverlauf

Einordnung der Personaleinsatzplanung

Häufig werden die Begriffe Dienstplan bzw. Schichtplan synonym zur Personaleinsatzplanung verwendet. Es handelt sich dabei jedoch um spezielle Formen des Personaleinsatzplans, da sie in der Regel nur eine bestimmte Tätigkeit abbilden, z. B. den Pflegedienst in einem Krankenhaus oder die Schichten eines Bereitschaftsdienstes. Darüber hinaus haben sie oft eine relativ eng gesteckte zeitliche Gültigkeit, z. B. eine Woche oder einen Monat.

Der Personaleinsatzplan hingegen betrachtet das Gesamtunternehmen und nimmt dabei auch eine mittel- oder langfristige Perspektive ein. Er ist damit ein wichtiger Bestandteil des sogenannten Workforce Management. Die einzelnen Schritte des Workforce Management werden im folgenden Modell vorgestellt.

Die Personaleinsatzplanung resultiert aus der Kapazitätsanalyse. Darin werden die im Rahmen der Personalbedarfsermittlung prognostizierten Bedarfe als Soll-Kapazitäten gesammelt. Die Personaleinsatzplanung stellt diese den vorhanden Ist-Kapazitäten gegenüber und gleicht Engpässe aus. Das Ergebnis der Personaleinsatzplanung ist der Kapazitätsplan, der Grundlage für das Arbeitszeitmanagement der einzelnen Mitarbeiter ist. Die investierten Zeitbudgets werden pro Mitarbeiter erfasst und bei der Arbeitszeitanalyse mit den Planwerten verglichen. Etwaige Abweichungen fließen in die Arbeitszeitanalyse ein. Sie ist wiederum eine wichtige Grundlage für künftige Forecasts.

Ziele und Vorteile der Personaleinsatzplanung

Ziel der Personaleinsatzplanung im Rahmen des Personalmanagements ist, …

• die richtigen Mitarbeiter
• zur richtigen Zeit
• am richtigen Ort

zu haben. Unternehmen mit einer systematischen Planung profitieren von einer Reihe von Vorteilen: Eine gute Personaleinsatzplanung senkt Personalkosten, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und steigert die Produktivität.

• Geringere Personalkosten: Indem Mitarbeiter bedarfsgerecht auf ihre Tätigkeiten verteilt werden, kommt es nicht zu Over- oder Understaffing. In der Folge entstehen keine unproduktiven Arbeitskosten, weil zu viele Mitarbeiter eingeplant wurden. Auf der anderen Seite vermeiden Unternehmen Opportunitätskosten in Form entgangener Umsätze, weil beispielsweise die Nachfrage mit dem vorhandenen Personal nicht befriedigt werden kann.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung achtet auf einen möglichst guten Fit zwischen den Fähigkeiten und Neigungen eines Mitarbeiters und der Tätigkeit, die er verrichtet. Außerdem reduziert eine ausgewogene Planung Leerlaufzeiten und Überstunden. Diese Effekte befördern die Mitarbeiterzufriedenheit.
• Produktivitätssteigerung: Umsatzlücken oder Auftragsspitzen im Blick zu haben und angemessen darauf zu reagieren, sorgt für eine möglichst optimale Produktivität des Teams. Unproduktive Arbeitszeiten werden vermieden.

Ebenen der Personaleinsatzplanung

Es lassen sich drei verschiedene Ebenen der Personaleinsatzplanung unterscheiden. Oft ist auch von Arten der Personaleinsatzplanung die Rede, allerdings sollten alle drei Arten immer in Kombination betrachtet werden, um ein vollständiges Bild zu erhalten.

Quantitative Personaleinsatzplanung

Der quantitative Personaleinsatzplan beschäftigt sich mit der Frage, mit welchem Personalbedarf in Zukunft zu rechnen ist und, ob der Bedarf mit dem vorhandenen Personal gedeckt werden kann oder nicht. Es handelt sich also um einen Soll-Ist-Vergleich. Reicht das vorhandene Personal nicht aus, müssen neue Mitarbeiter gewonnen werden.

Qualitative Personaleinsatzplanung

Der qualitative Personaleinsatzplan berücksichtigt die Fähigkeiten und Neigungen der einzelnen Mitarbeiter. Die zentrale Frage ist: Passen diese zum Anforderungsprofil der jeweiligen Aufgabe? Ist das nicht der Fall, müssen Mitarbeiter unter Umständen weitergebildet oder neue Fachkräfte eingestellt werden. Eine weitere Alternative ist das Outsourcing, bei dem Tätigkeiten an externe Dienstleister ausgelagert werden.

Zeitliche Personaleinsatzplanung

Der zeitliche Personaleinsatzplan betrachtet Schwankungen im Personalbedarf, die sich beispielsweise aufgrund hoher Nachfrage ergeben. Auftragsspitzen treiben den Personalbedarf nach oben. Sie ergeben sich oft saisonbedingt (z. B. Sommergeschäft für Eventagenturen, Weihnachtsgeschäft für Einzelhändler)

Aufgaben der Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung besteht aus einem Dreiklang an Aufgaben, die immer wieder zyklisch durchlaufen werden.

Personalbedarf (Soll) ermitteln

Zunächst muss der Personalbedarf für den kommenden Planungszeitraum ermittelt werden. Welche Kenngrößen dabei herangezogen werden, kann je nach Branche sehr unterschiedlich sein. In einer Klinik richtet sich der Personalbedarf vor allem nach dem Patientenaufkommen, im Einzelhandel nach der Saison. Dienstleistungsunternehmen greifen in der Regel auf die Auftragslage zurück und richten den Personalbedarf nach Anzahl und Größe der anstehenden Projekte.

Vorhandenes Personal (Ist) analysieren

Bei der Ist-Analyse wird der Personalbedarf anhand zweier Fragen mit dem aktuell vorhandenen Personal verglichen: 1. Reicht das vorhandene Personal, um alle Aufgaben abdecken zu können? 2. Passen die Mitarbeiterprofile zu den anstehenden Aufgaben? Sind beide Faktoren erfüllt, kann im nächsten Schritt verplant werden. Fehlen dagegen Mitarbeiter, bestimmtes Wissen oder Fähigkeiten, muss das Defizit ausgeglichen werden. Dies kann z. B.  durch Recruiting neuer Mitarbeiter, Outsourcing oder externe Dienstleister erfolgen.

Personal verplanen

Im letzten Schritt werden die vorhanden Personalkapazitäten auf die anstehenden Aufgaben verteilt. Bei der Zuteilung müssen eine Reihe von Rahmenbedingungen beachtet werden. Dazu gehören z. B.:

• Gesetzliche Vorgaben
• Betriebsvereinbarungen
• Arbeitszeitmodell und Vertragszeit
• Qualifikationsprofil
• Neigungen der Mitarbeiter
• Urlaube und Krankheiten

Die Komplexität der Planung steigt mit der Zahl der Aufgaben und Mitarbeiter schnell sehr stark. Eine Software zur Ressourcenplanung unterstützt Verantwortliche im Unternehmen dabei.