Neue Auswertungen im Vertriebscontrolling

Vertriebserfolg zuverlässig messen

Viele Unternehmen haben ein mehr oder weniger zuverlässiges Bauchgefühl dazu, wie gut ihr Vertrieb arbeitet. Klar, am Auftragseingang und der Umsatzentwicklung lässt sich der Erfolg schnell ablesen. Doch woher kommt er? Oder woran liegt es, wenn es gerade mal nicht so gut läuft. Nicht selten hält eine objektive Analyse des Vertriebs die eine oder andere Überraschung bereit.

Ein systematisches Vertriebscontrolling erlaubt Ihnen, einen viel genaueren Blick darauf zu werfen, was Ihren Vertrieb erfolgreich macht (oder auch nicht). Sie erkennen Stellhebel, mit denen Sie Prozesse optimieren können, oder finden heraus, welche Kundengruppen und Vertriebsmitarbeiter für Ihr Geschäft am wertvollsten sind.

Bei genauerer Betrachtung finden sich viele Fragen, die für Unternehmer und Vertriebsmanagement interessant sind und die Sie sich bestimmt auch schon selbst gestellt haben:

• Was ist aus Interessent XY geworden, der letzten Monat so vielversprechend war?
• In welcher Phase unseres Vertriebsprozesses verlieren wir die meisten Interessenten und warum?
• Was macht bestimmte Vertriebsmitarbeiter so erfolgreich?
• Wie gut werden die Key Accounts unseres Unternehmens betreut?

Diese und ähnliche Fragen lassen sich mit einer geeigneten Software wie projectfacts beantworten. Mithilfe der neuen Tools und Features für Ihr Vertriebsmanagement aus Version 6.9 und den erweiterten Analysemöglichkeiten aus Version 6.10 sind Sie bestens gewappnet, um das Maximum aus Ihrem Vertrieb herauszuholen.

Wie haben sich meine Leads entwickelt?

Für das Vertriebscontrolling besonders interessant ist die Frage, wie sich Leads aus dem vergangenen Monat entwickelt haben.

• Wie viele Leads wurden qualifiziert?
• In welcher Vertriebsphase befinden sich die Leads aktuell?
• Wie viel Umsatz wird voraussichtlich generiert?

Diese Fragen können Sie mit dem Bericht „Analyse der Vertriebschancen“ beantworten. Hier werden alle aktiven Vertriebschancen erfasst und zusammengeführt. Die Übersicht zeigt Ihnen auf einen Blick, wie viele Vertriebschancen erstellt wurden und welchen Wert sie aktuell haben.

So können Sie leicht Vergleiche über die Zeit vornehmen und die Anzahl der Leads beispielsweise mit den Vormonaten vergleichen, um Trends zu erkennen. Der aktuelle Wert zeigt Ihnen den zu erwartenden Umsatz, der voraussichtlich mit den vorhandenen Leads erzeugt werden kann.

Der aktuelle Wert lässt sich individuell berechnen, beispielsweise als Summe aus einmaligen und wiederkehrenden Einnahmen. Er wird zusätzlich mit der Kaufwahrscheinlichkeit der aktuellen Vertriebsphase multipliziert. Dadurch erhalten Sie eine realistische Einschätzung zu Ihrem Umsatzpotenzial. Weitere Informationen zu KPIs, die Sie in die Berechnung einbeziehen können, finden Sie in unserem Beitrag zum Vertriebsmanagement.

Außerdem wird aufgeschlüsselt, in welcher Vertriebsphase sich die Leads befinden und welchen Status sie zurzeit haben. Das bietet Ihnen verschiedene Auswertungsmöglichkeiten:

Wo gibt es Schwächen im Vertriebsprozess?

Der Bericht zur Analyse der Vertriebschancen ist ein wirkungsvolles Vertriebscontrolling-Instrument. Ein Blick auf die Entwicklung der Vertriebschancen offenbart mögliche Schwächen im Vertriebsprozess.

Anhand des relativen Anteils an Interessenten pro Phase verschaffen Sie sich einen Überblick über die Conversion Rates im Vertrieb. Sie verrät Ihnen, welcher Prozentsatz der Interessenten in eine nachfolgende Phase wechselt oder an dieser Stelle den Vertriebsprozess verlässt.

So erkennen Sie auf einen Blick, ob besonders viele Interessenten in einer bestimmten Vertriebsphase verloren gehen. Damit haben Sie gleich einen passenden Hebel, um die Vertriebsarbeit an dieser Stelle zu optimieren.

Welche Aktivitäten wurden mit Key Accounts durchgeführt?

Key Accounts spielen im Vertriebscontrolling eine besondere Rolle, denn sie sorgen fortlaufend für neues Umsatzpotenzial. Umso wichtiger ist, im Blick zu behalten, dass Key Accounts optimal betreut werden.

Das trifft sowohl auf die Kundenorganisation als auch auf den Entscheider innerhalb des Kundenunternehmens zu, der für die Auftragsvergabe zuständig ist. Beides lässt sich in projectfacts kenntlich machen und analysieren.

Sie interessieren sich dafür, was mit einem solchen speziellen Kontakt passiert ist? Kein Problem dank der Aktivitätenanalyse. Einmal ausgewählt, zeigt Ihnen die Software sämtliche Tickets, Termine, Belege etc., die dem Kontakt zugeordnet sind. Auf Wunsch können Sie direkt in verknüpfte Elemente springen und haben so den vollen Überblick über alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Kontakt.

Die Aktivitätenanalyse liefert Ihnen einen vollständigen Überblick über Aktivitäten, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Element in projectfacts stehen. Sie eignet sich daher auch für eine Vielzahl weiterer Analysen:

Beitragsbild: © Markus Winkler – unsplash.com (2021)