Erfolgreiches Vertriebsmanagement mit projectfacts

22. Juni 2021

Was ist Vertriebsmanagement?

Vertriebsmanagement umfasst die Planung, Steuerung und das Controlling sämtlicher Vertriebsaktivitäten in einem Unternehmen. Das Vertriebsmanagement leitet sich aus der Unternehmensstrategie ab und ist wesentlich dafür verantwortlich, ob gesteckte Umsatzziele erreicht werden oder nicht.

Konkret legt das Vertriebsmanagement Preise, Rabatte, Absatzmengen, Verkaufsmaßnahmen und den Ressourceneinsatz so fest, dass die im Rahmen der strategischen Planung definierten Ziele erreicht werden. Damit ist das Vertriebsmanagement ein zentraler Treiber für den Unternehmenserfolg.

Nutzen des Vertriebsmanagements

Systematisches Vertriebsmanagement bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Durch die unmittelbare Nähe zum Kundengeschäft ist der Nutzen eines guten Vertriebsmanagements in der Regel schnell in den markt- und finanzbezogenen Key Performance Indicators (KPIs) eines Unternehmens spürbar.

Höhere Produktivität

Durch eine gute Planung des Vertriebsalltags können Mitarbeiter Ihre Arbeit effizienter erledigen. Das verbessert die Rentabilität im Verkauf und beschleunigt den Cash Flow.

Größere Kundenzufriedenheit

Ein gut organisierter Vertrieb verbringt weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und mehr Zeit in der Kunden-betreuung. Der Unterschied lässt sich an der Zufriedenheit der Kunden ablesen.

Mehr Umsatz

Produktive Vertriebsmitarbeiter und zufriedene Kunden führen zu mehr Vertriebschancen. Das ist eine ideale Ausgangsbasis für steigenden Umsatz und mehr Erfolg am Markt.

Aufgaben im Vertriebsmanagement

Das Vertriebsmanagement beinhaltet eine Vielzahl einzelner Tätigkeitsfelder, z. B.

  • Recruiting
  • Vertriebsstrategie
  • Operative Planung
  • Mitarbeiterführung
  • Schulung
  • Weiterbildung
  • Beurteilung
  • Vergütung
  • Reporting

Verantwortliche benötigen daher ausgeprägte planerische und analytische Fähigkeiten, umfassende Erfahrung im Verkauf, intime Kenntnisse von Märkten und Kunden sowie ein Händchen für das Motivieren und Führen von Mitarbeitern. Ihr Erfolg bemisst sich daran, ob die in der Vertriebsstrategie mit der Geschäftsführung vereinbarten Zielgrößen erreicht werden.

Um diesem Anforderungsprofil gerecht zu werden, vertrauen viele Unternehmen (vor allem in kompetitiven Marktumfeldern) auf eine CRM-Software. Sie unterstützt Vertriebsmanager bei der Arbeit und ist ein wertvolles Hilfsmittel für den Vertriebsaußen- und -innendienst.

Drei Stufen für ein erfolgreiches Vertriebsmanagement

Die einzelnen Tätigkeitsfelder im Vertriebsmanagement lassen sich zu drei Schwerpunkten zusammenfassen. Sie werden regelmäßig von Neuem durchlaufen und bilden dadurch einen Kreislauf.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen hilfreiche Tipps und Tricks für die einzelnen Schritte des Vertriebsmanagements. Und Sie erfahren, wie Sie Ihre Vertriebsprozesse mit der projectfacts Vertriebsmanagement Software effizient gestalten können.

Schwerpunkte Vertriebsmanagement projectfacts

1. Vertriebsplanung

Ergebnis der Vertriebsplanung ist der operative Vertriebsplan. Er gibt an, welche Mitarbeiter für welche Aufgaben in welcher Form zuständig sind. Der Ausarbeitung des Vertriebsplans geht eine Kunden-Typologisierung voran, die dem Vertriebsmanagement dabei hilft, Aufgaben möglichst passgenau zu verteilen.

Kundentypen verstehen

Jeder Kunde ist anders, d. h. auch Ihr Vertriebsplan muss flexibel sein. Idealerweise haben Sie für jeden Kundentyp ein passendes Vertriebskonzept parat, mit dem Sie …

  • möglichst bedarfsorientiert auf den Kunden eingehen,
  • Ihre Vertriebsziele möglichst effektiv durchsetzen.

Das ist die Grundidee von „Adaptive Selling“. Unternehmen, die Ihren Vertrieb flexibel auf unterschiedliche Käufertypen anpassen, sind nachweislich erfolgreicher. Eine grundlegende, aber häufig angewandte Typologie unterscheidet dabei zwischen zwei Dimensionen:

  • Bestimmtheit (Streben nach Machtausübung und Kontrolle)
  • Emotionalität (Bereitschaft zu Beziehungen und Emotionen)

Daraus lassen sich vier Käufertypen und entsprechende Vertriebsempfehlungen ableiten:

Typologie Käufertypen
Hase

Die Konfliktscheuen sind eher risikoavers, relativ sensibel und vermeiden jegliche Form von Konflikt. Sie scheuen sich vor Entscheidungen, schätzen aber eine freundliche Verbindung zum Verkäufer.

  • Garantien geben
  • Vorsichtig zur Entscheidung bewegen
  • Über Emotionen argumentieren
  • Anderen Entscheidungsträger finden
Gorilla

Die Ausdrucksstarken sind in ihren Umgangsformen eher salopp, aber stets freundlich und bevorzugen den informellen Umgang. Wichtig ist ihnen eine gewisse Sympathie gegenüber dem Verkäufer.

  • Persönliche Verbindung schaffen
  • Kreative Verkaufstechniken einsetzen
  • Auf Referenzen verweisen
Eule

Die Analytischen agieren vorsichtig und wohlüberlegt. Sie sind faktenorientiert und lösen Probleme am liebsten analytisch. Für die Kaufentscheidung lassen sie sich Zeit, bis alle Vorbehalte aufgelöst sind.

  • Mit Daten und Fakten überzeugen
  • Detailgenaue Angebote unterbreiten
  • Vergleiche mit Wettbewerbsprodukten anführen
Löwe

Die Harten ergreifen rasch die Initiative und scheuen auch vor Konfrontationen nicht zurück. In ihrem Umgang sind sie dominant, ehrgeizig und proaktiv. In der Regel treffen sie ihre Entscheidungen sehr schnell.

  • Nutzen und Rentabilität betonen
  • Klar und sachlich argumentieren
  • Auf prägnanten und formellen Umgang achten

Für den erfolgreichen Umgang mit unterschiedlichen Käufertypen ist wichtig, passende Vertriebsmitarbeiter mit der Kundenakquise zu betrauen. Dabei hilft Ihnen ein Überblick über soziale Kompetenzen Ihrer Vertriebsmitarbeiter.

Mit der projectfacts Software können Sie individuelle Skills und Kompetenzen Ihrer Vertriebsmitarbeiter in der digitalen Mitarbeiterakte hinterlegen. Diese können zudem auf einer Skala bewertet werden. Umgekehrt können Sie gezielt nach bestimmten Kompetenzen filtern. So finden Sie für jeden Käufertyp stets einen passenden Ansprechpartner.

Key Accounter effektiv einsetzen

Ebenso wichtig wie ein passender Ansprechpartner für den Kunden ist, diesen Ansprechpartner während der gesamten Dauer der Kundenbeziehung beizubehalten. Zahlreiche Untersuchungen zeigen, dass das Vertrauen in den Anbieter oft ein zentraler Kaufgrund ist.

Dieses Vertrauen wird gerade im B2B-Geschäft vom Kundenbetreuer auf das Unternehmen übertragen. Fällt die Vertrauensperson weg, leidet darunter auch die Geschäftsbeziehung. Das soll durch das Prinzip des „One face to the customer“ verhindert werden. Kunden haben dabei immer Kontakt zu einem zentralen Ansprechpartner, in der Regel ihrem Key Accounter.

Bei einer Vertriebsmanagement-Software wie projectfacts zieht sich der Gedanke des Key Account Management durch die gesamte Prozesslogik. Die folgende Grafik zeigt beispielhaft, wie Sie Key Accounter in der Neu- und Bestandskundenbetreuung konsequent einsetzen können.

Key Accounter in projectfacts

Key Accounter sind durch die Software von Anfang an in alle Prozesse rund um den Kunden eingebunden. Sie begleiten ihre Accounts während der gesamten „Customer Journey“. Das äußert sich auf vielen Ebenen:

  • Der zuständige Key Accounter ist bei eingehender Kommunikation (Mail, Telefon) sofort erkennbar und kann übernehmen.
  • Der Key Accounter hat den Überblick über sämtliche Belege des Kunden: Angebote, Aufträge, Rechnungen etc.
  • Alle Vorgänge zu einem Kunden (Termine, Projekte, Tickets etc.) werden automatisch dokumentiert und für den Key Accounter übersichtlich zusammengefasst.
  • Berechtigungen können individuell für Key Accounter gesetzt werden, sodass keine Überkreuz-Betreuung stattfindet.

2. Vertriebssteuerung

Die Vertriebssteuerung befasst sich mit dem operativen Management der Vertriebsaktivitäten. Sie gibt Leitlinien für die tägliche Vertriebsarbeit vor und schafft Mechanismen, welche die Arbeitsabläufe strukturieren und so weit wie möglich automatisieren. Gerade bei der Vertriebssteuerung ist eine intelligente Software oft eine große Hilfe.

Unternehmens-Befragung ergaben, dass sich Manager von einer Softwarelösung einen spürbaren Effizienzgewinn versprechen. Sie erzielen einen solchen Mehrwert allerdings nur dann, wenn Sie bestehende Prozesse analysieren und optimieren, bevor Sie sie digital abbilden. Es gilt der Leitsatz:

 Ein schlechter analoger Prozess ist auch ein schlechter digitaler Prozess.

Vertriebsprozesse systematisieren

Vertriebsarbeit ist kein geradliniger Prozess. Er besteht vielmehr aus einer Vielzahl von Aktivitäten, Terminen, und Dokumenten, die sich im Laufe der Zeit ansammeln. Um dabei den Überblick zu behalten ist eine gute Organisation unerlässlich.

projectfacts erleichtert Ihrem Vertriebsteam die Arbeit, indem es alle Aktivitäten in einer Vertriebschance bündelt. Sie dient somit als Ausgangspunkt für die gesamte Vertriebsarbeit.

CRM-Kontakte werden in einer zentralen Datenbank gesammelt. Sie funktioniert als eine Art große interaktive Visitenkarten-Sammlung. In einer Zeitleiste werden alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Kontakt dokumentiert.

Organisationen werden zudem nach Ihrer Bedeutung für das Geschäft in A-, B- und C-Organisationen eingeteilt. Das geschieht automatisch für Kunden, Interessenten und Lieferanten. Durch entsprechende Service-Hinweise bei eingehender Kommunikation (z. B. einem Ticket) kann Ihr Team so Aufgaben schnell und effektiv priorisieren.

Zeiten und Kosten zu Vertriebschancen erfassen

Für ein effektives Vertriebscontrolling ist die Erfassung von Kosten und Arbeitszeiten auf Vertriebschancen äußerst wertvoll. Häufig werden Arbeitszeiten in Unternehmen gar nicht erfasst oder nur bei abrechnungsrelevanten Prozessen, z. B. im Support.

CRM Vertriebstrichter

Das führt zu zwei gravierenden Nachteilen für das Vertriebscontrolling:

  • Der Deckungsbeitrag von Kundenprojekten wird verzerrt berechnet, weil Arbeitskosten im Laufe des Vertriebsprozesses nicht berücksichtigt werden.
  • Vertriebsmanager haben keine Möglichkeit nachzuvollziehen, ob Verkäufer ihre Zeit effizient auf die einzelnen Vertriebschancen verteilen.

Mit einer passenden Software schaffen Sie Abhilfe. Durch die integrierte Zeiterfassung können Vertriebsmitarbeiter in projectfacts einfach Zeiten für ihre Vertriebsarbeit erfassen und der jeweiligen Vertriebschance zuordnen. Auch Kosten, z. B. für Reisen, Werbegeschenke und ähnliches lassen sich direkt zu einer Vertriebschance verbuchen.

Als Vertriebsmanager gewinnen Sie durch diese Informationen doppelt: Zum einen sind Sie immer auf dem Laufenden, welcher Vertriebsmitarbeiter gerade Zeit für welche Vertriebschancen aufwendet. Zum anderen schaffen Sie eine wichtige Datenbasis für Ihr Vertriebscontrolling.

Vertriebskampagnen managen

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Vertriebsarbeit sind Kampagnen, z. B. in Form von Messen oder Newslettern. Sie sollen dabei helfen, die gesteckten Vertriebsziele zu erreichen, indem Kunden zu einer Aktivität im Sinne des Unternehmens animiert werden. Dazu wird eine bestimmte Kundengruppe mit einer vorab festgelegten Botschaft angesprochen, um eine entsprechende Handlung zu triggern.

CRM Kampagnenmanagement

In projectfacts können Sie mithilfe des Kampagnenmanagement Vertriebsaktivitäten für eine Gruppe von Kontakten planen und durchführen. Aufgaben lassen sich an Ihre Vertriebsmitarbeiter verteilen. Der Fortschritt wird dabei automatisch erfasst und in der Kampagne angezeigt. Damit keine Aufgabe in Vergessenheit gerät (z. B. das Nachtelefonieren von Messekontakten) können Sie Ihr Team durch Wiedervorlagen daran erinnern. So werden alle Aufgaben zuverlässig erledigt und die Erfolgschancen Ihrer Kampagne steigen.

Einfach Angebote und Rechnungen erstellen

Die Anzahl an erstellten Angeboten ist häufig eine Kennzahl im Vertriebscontrolling. Schließlich ist sie ein wichtiger Gradmesser für den Vertriebserfolg. Umso wichtiger ist, dass Ihre Mitarbeiter schnell und geübt darin sind, qualitativ hochwertige Angebote zu erstellen.

Eine Vertriebsmanagement Software ist dabei eine große Hilfe. projectfacts automatisiert viele administrativen Aufgaben für Ihr Team:

  • Automatische Generierung von Adressblock und Briefanrede
  • Übernahme vorgefertigter Layouts im Stil Ihrer Corporate Identity
  • Textbausteine und Leistungskataloge für das schnelle Zusammenstellen
  • Einfache Integration von Preislisten und Rabattsystemen
  • Angebote direkt drucken oder als PDF versenden

Dadurch können sich Vertriebsmitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren: Den Inhalt des Angebots.

Von den gleichen Mechanismen profitieren Sie auch beim Erstellen von Aufträgen und Rechnungen. Zudem lassen sich in einem Workflow Angebote in Aufträge und Aufträge in Rechnungen überführen.

Abrechnungsprozess in projectfacts

Mit einer intelligenten Software reduzieren Sie
den Arbeitsaufwand auf ein Minimumund beugen zugleich Fehlern vor.

3. Vertriebscontrolling

Das Vertriebscontrolling misst die Performance Ihres Teams und setzt diese in Beziehung zu den gesteckten Vertriebszielen. Dafür lassen sich eine Reihe von Kennzahlen heranziehen. Welche Kennzahlen für welches Unternehmen geeignet sind, ist sehr unterschiedlich und muss vom Vertriebsmanager individuell bewertet werden. Typische Beispiele sind:

  • Umsatz mit Neukunden
  • Anzahl Neukunden in einem bestimmten Zeitraum
  • Conversion Rate (Verhältnis von Neukunden zu Leads)
  • Abschlussquote (Verhältnis von Verkaufsabschlüssen zu Angeboten)
  • Anzahl Verkaufsgespräche pro Mitarbeiter

Intelligente Key Performance Indicators (KPIs)

Mit projectfacts haben Sie außerdem die Möglichkeit sich Ihre ganz eigenen KPIs zusammenzustellen. Sie möchten das Volumen eines Auftrags berücksichtigen? Sie gewichten manche Auftragspositionen höher als andere? Kein Problem mit der projectfacts Vertriebssoftware.

Stellen Sie sich aus den gewünschten Einflussfaktoren Individuelle KPIs zusammen, die für jede Vertriebschance dynamisch berechnet werden. Daraus ergeben sich sowohl der Ziel- als auch der aktuelle Wert der Vertriebschance.

Hat Ihr Unternehmen mehrere Geschäftsbereiche, die nach unterschiedlichen Regeln spielen? Auch das lässt sich mit projectfacts abbilden. Auf Wunsch legen Sie unterschiedliche KPIs für unterschiedliche Vertriebstrichter fest. So stellen Sie sicher, dass sich jede Vertriebsabteilung an den richtigen Zielgrößen orientiert.

Individuelle Reports

Unsere Vertriebsmanagement Software stellt Ihnen eine Vielzahl von Reports zur Verfügung, mit denen Sie Ihren Vertriebserfolg messen können. Reports lassen sich unterschiedlich darstellen, als PDF oder in Excel exportieren und in hohem Maße individualisieren.

Die Vertriebschance ist zugleich ein Sales Funnel. D. h. sie spiegelt wider, in welcher Phase des Vertriebsprozesses sich Ihre Kunden gerade befinden. Über die Analyse der Vertriebschancen verschaffen Sie sich einen Überblick über die Auftragslage in Ihrem Unternehmen.

Sie sehen, welche Projekte sich gerade in der Pipeline befinden und wie wahrscheinlich ein Kaufabschluss ist. Sie können ablesen, in welcher Phase sich gerade wie viele Interessenten befinden. Auf diese Weise erkennen Sie Auftragsspitzen und Umsatzlücken und können rechtzeitig reagieren.

Ergänzen Sie Spalten wie Branche, Land oder Key Accounter, die Sie für statistische Zwecke nutzen können. So lässt sich eine Vielzahl von elementaren Fragen im Vertrieb mit wenigen Klicks beantworten:

  • Aus welchen Branchen kommen unsere Kunden?
  • In welchen Ländern generieren wir den meisten Umsatz?
  • Welche Vertriebsmitarbeiter sind am erfolgreichsten?
  • In welcher Vertriebsphase verlieren wir die meisten Kunden?

Mit projectfacts vertrauen Sie auf Daten statt auf Meinungen.
Schaffen Sie mit unserer Software die Grundlage für ein effizientes Vertriebsmanagement.

Vertriebsmanagement Software testen

Wenn Sie weitere Fragen dazu haben, wie Sie Ihr Vertriebsmanagement effizient digital abbilden können, wenden Sie sich gerne an unser Beratungsteam. Wir schauen uns Ihre Prozesse kostenlos und unverbindlich an und entwickeln ein passendes Lösungskonzept.

Wenn Sie sich einen ersten Eindruck von der projectfacts-Software verschaffen möchten, können Sie sich auf der Homepage für einen kostenlosen Testaccount anmelden.

Beitragsbild: © Markus Spiske – unsplash.com (2021)