Was ist die ABC-Analyse? Definition und Bedeutung
Die ABC-Analyse ist ein Controlling-Werkzeug, das eingesetzt wird, um Entscheidungen über betriebswirtschaftliche Fragen vorzubereiten. Hierzu werden Objekte in drei Kategorien (A, B, C) eingeteilt („Kundenklassifizierung“). Bei den Objekten handelt es sich beispielsweise um Produkte, Kunden oder Märkte.
Die Objekte werden mit einer relevanten Kenngröße beschrieben (z. B. Anteil am Gesamtumsatz pro Jahr oder den Gesamtkosten pro Jahr) und anhand dieser Kenngröße absteigend sortiert. Durch die Sortierung entsteht eine Liste, bei der das wichtigste Objekt (A) an erster Stelle und das unwichtigste Objekt (C) an letzter Stelle steht. Durch die ABC-Analyse können Sie so für das Geschäft wichtige Objekte einfach erkennen. So können Key Accounts identifiziert werden, die für einen großen Anteil des Umsatzes verantwortlich sind, oder Aufwandspositionen, welche die Kosten eines Produkts maßgeblich treiben.
Anschließend erfolgt eine Kategorisierung der Listeneinträge in A-, B- und C-Objekte anhand ihres kumulierten Anteils an der Kenngröße. Üblicherweise wird auf folgende Einteilung zurückgegriffen:
| Anteil des Objekts an der Kenngröße | Kategorie |
|---|---|
| Die ersten 80 % | A |
| Die nächsten 15 % | B |
| Die letzten 5 % | C |
Beispiel: Kundenanalyse
Die ABC-Analyse soll am Beispiel einer Kundenanalyse veranschaulicht werden: Das betrachtete Unternehmen fragt sich, welche Kunden für seinen Umsatz besonders wertvoll sind und welche mehr Kosten verursachen, als es der Umsatz rechtfertigt.
Um diese Frage zu beantworten, werden die einzelnen Kunden zunächst anhand ihres Anteils am Gesamtumsatz des Unternehmens pro Jahr absteigend sortiert. Das könnte z. B. wie folgt aussehen:
| Name des Kunden | Anteil des Kunden am Gesamtumsatz p. a. |
|---|---|
| Kunde 1 | 50 % |
| Kunde 2 | 25 % |
| Kunde 3 | 12 % |
| Kunde 4 | 7 % |
| Kunde 5 | 4 % |
| Kunde 6 | 2 % |
Anschließend werden die Umsatzanteile in einer weiteren Spalte kumuliert:
| Name des Kunden | Anteil des Kunden am Gesamtumsatz p. a. | Kumulierter Anteil am Gesamtumsatz p. a. |
|---|---|---|
| Kunde 1 | 50 % | 50 % |
| Kunde 2 | 25 % | 75 % |
| Kunde 3 | 12 % | 87 % |
| Kunde 4 | 7 % | 94 % |
| Kunde 5 | 4 % | 98 % |
| Kunde 6 | 2 % | 100 % |
Nun können die Kunden gemäß den vorgegebenen Kategorien in A-, B- und C-Kunden eingeteilt werden. Dazu betrachtet man die Spalte mit dem kumulierten Anteil am Jahresumsatz. An jeder Stelle, bei der ein Schwellenwert überschritten wird, beginnt eine neue Kategorie. A-Kunden sorgen nach dieser Logik für die ersten 80 % des Umsatzes, B-Kunden für die nächsten 15 % (d. h. kumulierter Anteil zwischen 80 % und 95 %) und C-Kunden für die letzten 5 % (d. h. kumulierter Anteil zwischen 95 % und 100 %).
| Name des Kunden | Anteil des Kunden am Gesamtumsatz p. a. | Kumulierter Anteil am Gesamtumsatz p. a. | Kategorie |
|---|---|---|---|
| Kunde 1 | 50 % | 50 % | A |
| Kunde 2 | 25 % | 75 % | A |
| Kunde 3 | 12 % | 87 % | B |
| Kunde 4 | 7 % | 94 % | B |
| Kunde 5 | 4 % | 98 % | C |
| Kunde 6 | 2 % | 100 % | C |
Man erkennt, dass die Kunden 1 und 2 eine hohe Bedeutung für das Unternehmen besitzen, weil sie zusammen für drei Viertel des Jahresumsatzes verantwortlich sind. Sie gehören daher klar zu den A-Kunden des Unternehmens. Die Kunden 5 und 6 hingegen haben keinen großen Einfluss auf den Gesamtumsatz. Mit dieser Erkenntnis können beispielsweise Entscheidungen im Key Account Management oder Maßnahmen zur Kundenbindung getroffen werden.
Eine mit der ABC-Analyse verwandte Heuristik ist das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80/20-Regel. Die ABC-Analyse eignet sich gut zur grafischen Aufbereitung, da sie komplexe Informationen ordnet und auf das Wesentliche reduziert. Sie kann auf nahezu beliebige Kenngrößen angewendet werden.
Mit der ABC-Analyse in projectfacts können Sie sich Ihre Kunden nicht nur nach Umsätzen einteilen, sondern beispielsweise auch nach Projektzeiten. Dadurch können Sie auf einen Blick erkennen, welche Kunden einen hohen Projektaufwand verursachen und diese Information dem Umsatzanteil gegenüberstellen. Auf diese Weise behalten Sie Key Accounts im Blick und verlieren Ihre Profitabilität nicht aus den Augen.
Was folgt aus der Einteilung? Maßnahmen je Kundengruppe
Die Einteilung allein bringt noch nichts – entscheidend ist, was Sie daraus ableiten. Alle Kunden verdienen eine angemessene Betreuung, aber A-Kunden rechtfertigen einen höheren Aufwand: einen festen Ansprechpartner im Key Account, eine priorisierte Bearbeitung ihrer Anfragen, eigene Angebote oder eine gezielte Weiterentwicklung der Produkte, die sie nutzen. Welche Maßnahmen sinnvoll sind, hängt vom Kunden und von der Branche ab – die ABC-Analyse sagt Ihnen vor allem, für wen Sie sie ergreifen sollten.
Ebenso wichtig ist, dass die Einstufung dort sichtbar ist, wo entschieden wird. Es hilft wenig, wenn ein A-Kunde eine dringende Nachricht schreibt und der bearbeitende Mitarbeiter seine Einstufung nicht kennt, oder wenn das Marketing eine Kampagne plant, ohne zu wissen, welche Kunden die wichtigsten sind. Erst wenn die Kategorie am Kontakt, am Ticket und am Projekt mitläuft, wird aus der Analyse eine Entscheidungshilfe im Alltag.
Weitere Einsatzbereiche der ABC-Analyse
- Marktanalyse
- Zeitmanagement
- Materialwirtschaft
- Marketing
- uvm.