HR-Software für Personaldienstleister

26. Mai 2021

Unsere Software für Personaldienstleister

Leistungen von Personaldienstleistern

Personaldienstleister unterstützen Unternehmen in allen Bereichen rund um das Thema Human Resources. Dazu zählen insbesondere Dienstleistungen zur Gewinnung, für den Einsatz und zur Freisetzung von Personal. Zugleich rekrutieren sie gezielt talentierte Bewerberinnen und Bewerber und unterstützen sie bei der Jobsuche und auf ihrem weiteren Karrierepfad. Personaldienstleister nehmen somit eine doppelte Rolle ein: Für Unternehmen sind sie Partner im Recruiting, für Bewerber Karrierecoach und Arbeitsvermittler.

Anforderungen an eine Personaldienstleister-Software

Daraus ergeben sich für Personaldienstleister auch viele Herausforderungen. Gerade aufgrund der zeitlich und räumlich verteilten Arbeit ist eine intelligente Softwarelösung wie projectfacts aus dem Arbeitsalltag von Personaldienstleistern nicht mehr wegzudenken.

Sie…

  • steigert die Effizienz von Geschäftsprozessen,
  • bildet tägliche Arbeitsabläufe digital ab und
  • automatisiert administrative Aufgaben.

Viele Personaldienstleister schenken projectfacts bereits ihr Vertrauen. Warum ist das so? Welche Prozesse kann projectfacts für Personaldienstleister digital abbilden und optimieren? Welche Features führen zu einer spürbaren Arbeitserleichterung? Im folgenden Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf diese Fragen und lassen dabei auch einen unserer Kunden, WAHLER Human Resources aus München, zu Wort kommen.

Personalmanagement in porjectfacts

Eine integrierte Lösung für Ihre HR-Prozesse

Probleme herkömmlicher Softwaretools

Es ist ein Prozess wie er in unzähligen Dienstleistungsunternehmen an der Tagesordnung ist: Mitarbeiter arbeiten Auftragspositionen ab, die zu einem bestimmten Kundenprojekt gehören. Diese sollen im Anschluss aufwandsabhängig in Rechnung gestellt werden. Obwohl dieser Ablauf so oder in ähnlicher Form in vielen HR-Unternehmen tagtäglich durchlaufen wird, gibt es nur sehr wenige Softwareprodukte, die dafür eine adäquate Lösung bieten. Woran liegt das? Einer der zentralen Gründe ist sicherlich die Vielzahl der zugrundeliegenden Teilprozesse.

Obwohl auf den ersten Blick nicht ersichtlich, müssen für den beschriebenen Prozess eine ganze Reihe einzelner Aufgaben von der Software erledigt werden und Hand in Hand ineinander übergehen (Personalplanung, Zeiterfassung, Projektmanagement, Abrechnung etc.). Auf dem Markt existieren dafür viele einzelne Tools, die allerdings häufig an zwei Problemen kranken:

  • Die einzelnen HR-Tools sind nicht miteinander vernetzt und
  • es sind meist starre Standard-Anwendungen, die nicht die nötige Flexibilität bieten.

Die Alternative: projectfacts

projectfacts ist von Grund auf anders konzipiert: Wir denken in Prozessen und beraten unsere Kunden dabei, wie sie ihre Abläufe bestmöglich digitalisieren und optimieren können. Dazu bieten wir Ihnen zwei grundlegende Vorteile:

  • Wir greifen auf 20 Jahre Erfahrung bei der Digitalisierung von Dienstleistungsunternehmen zurück.
  • projectfacts ist eine Digitalisierungslösung für Ihr gesamtes Unternehmen, d. h. Sie können alle Ihre Geschäftsprozesse nahtlos in einer Software abwickeln.

Auch WAHLER HR hat sich aus diesen Gründen für projectfacts entschieden. Überzeugt hat Geschäftsführer Michael Wahler vor allem, dass die einzelnen Module in projectfacts ohne Schnittstellen ineinandergreifen und sich damit alle Prozesse in einer Software abbilden lassen:

„Dadurch ersparen wir uns eine Menge administrativen Aufwand“.

Prozesse für Personaldienstleister digitalisieren und optimieren

Durch den integrierten Ansatz von projectfacts laufen alle Geschäftsprozesse in einer Software zusammen. Personaldienstleister können projectfacts als Schaltzentrale für Ihr Unternehmen nutzen. Bestimmte Abläufe sind dabei typisch und spiegeln das Kerngeschäft von Personaldienstleistern wider:

  • Akquisition von Kundenunternehmen
  • Recruiting von qualifizierten Bewerbern
  • Einsatzplanung für die Zeitarbeit
  • Zeiterfassung und Abrechnung

Den Prozessen ist gemein, dass sie mit zunehmender Größe des Unternehmens schnell sehr komplex werden. Deshalb ist eine Softwarelösung eine ideale Möglichkeit, um Komplexität zu reduzieren und Arbeitsabläufe einfacher und effizienter zu gestalten. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil – vor allem bei Personaldienstleistungen, bei denen es auf Geschwindigkeit ankommt.

Akquisition von Kundenunternehmen

Personaldienstleister leben von langfristig guten Kundenbeziehungen. Also ist nichts naheliegender als ein systematisches Customer Relationship Management. Das gilt sogar gleich doppelt, denn als Akteure auf einem zweiseitigen Markt managen Personaldienstleister sowohl Unternehmens- als auch Bewerberkontakte.

projectfacts bietet dafür eine einfache Lösung. Auch bei einer Vielzahl von Kontakten und Aktivitäten wie sie bei Personaldienstleistern üblich sind, behalten Sie stets den Überblick. Alle kontaktrelevanten Informationen werden automatisch gesammelt und übersichtlich aufbereitet.

HR in projectfacts

Kontaktdaten wie Telefonnummern und Mailadressen sehen Sie beispielsweise auf einer Visitenkarte, zuletzt durchgeführte Aktivitäten werden auf einem Zeitstrahl übersichtlich dargestellt. Darüber hinaus bietet Ihnen der projectfacts Kontaktmanager viele weitere Möglichkeiten:

  • Springen Sie intuitiv zwischen persönlichen Kontakten und Organisationen.
  • Hinterlegen Sie individuelle Kontaktarten und Briefanreden.
  • Sehen Sie alle mit dem Kontakt verknüpften Belege wie Angebote, Aufträge, Rechnungen etc.

Durch die intelligenten Verknüpfungen zwischen den Elementen in projectfacts wissen Sie sofort, welche Mitarbeiterin zuletzt wo eingesetzt wurde und welche Belege dabei generiert wurden. Auch WAHLER HR bescheinigt der Softwarelösung dabei große Kompetenz:

„Unser Vertriebsprozess ist dank projectfacts effizient“.

Recruiting von qualifizierten Bewerbern

Bewerbung mit dem Ticketsystem kanalisieren

Für Personaldienstleister sind junge Talente eine wertvolle Kapitalanlage. Umso wichtiger ist, die Personalbeschaffung und den gesamten Recruiting-Prozess effizient und professionell zu gestalten. projectfacts bietet Ihnen hierfür eine clevere Lösung: das Ticketsystem

Auch WAHLER Human Resources hat das Ticketsystem für sich entdeckt. Bewerbungen werden hier kanalisiert und landen direkt an der richtigen Stelle. Das vereinfacht interne Prozesse und erhöht die Chance, wertvolle Bewerberinnen und Bewerber früh und zuverlässig zu erkennen. Richten Sie automatische Antworten ein und speichern Sie interessante Kontakte im CRM-Modul. Bewerbungstermine tragen Sie einfach in den integrierten Kalender ein. Im Zuge des Onboarding lassen sich Lebensläufe und Zeugnisse direkt in der digitalen Mitarbeiterakte ablegen.

Eine wertvolle Grundlage, denn oft sind für Projekttätigkeiten spezielle Fähigkeiten oder Qualifikationen erforderlich – zum Beispiel bestimmte Sprach- oder Programmierkenntnisse, Kompetenzen in einer Fachdisziplin oder einfach eine Fahrerlaubnis.

Skills und Kompetenzen managen

In projectfacts können Sie im HR-Profil der digitalen Mitarbeiterakte ganz einfach Fach-, Sprach- und Sozialkompetenzen für Ihre Mitarbeiter hinterlegen und jederzeit darauf zurückgreifen. Die einzelnen Kompetenzen lassen sich in Gruppen bündeln und können auch individuell bewertet werden.

Für Ihre Projektplanung können Sie dann gezielt auf diejenigen Mitarbeiter zurückgreifen, die dem Anforderungsprofil der jeweiligen Aufgabe entsprechen. Lebensläufe, individuelle Steckbriefe oder Skill-Übersichten leiten Sie gleich an interessierte Kundenunternehmen oder über ihre eigenen Verteiler weiter. Ein echter Mehrwert der Software für Personaldienstleister.

HR Mitarbeiterauswahl in projectfacts

Personalvermittlung und Einsatzplanung

Grobplanung für Ihre Projekte

Je mehr Projekte und Mitarbeiter Sie verwalten, desto wichtiger ist eine ausgereifte Personaleinsatzplanung. Gut, wenn Sie (wie bei projectfacts) auf ein integriertes Projektmanagement zurückgreifen können, denn hier gehört die Ressourcenplanung zum Standardrepertoire.

Neben der klassischen Personalvermittlung (Placement) bieten viele Personaldienstleister auch Zeitarbeit an (auch Leiharbeit oder Arbeitnehmerüberlassung genannt). Bei diesem Modell kommt es auf eine möglichst effektive Verplanung der Mitarbeiter an.

Kundenprojekte in projectfacts

Da Zeitarbeit häufig Projektarbeit ist, besteht im Voraus keine vollständige Planungssicherheit. Stattdessen benötigen Personaldienstleister ein stetiges Monitoring über den Einsatz Ihres Teams. Nur so können sie prognostizieren, ob eine Mitarbeiterin ihr Pensum im Zeitplan erfüllt oder ob das Budget voraussichtlich nicht ausreicht. Intelligente Warnmechanismen helfen Ihnen in projectfacts dabei, den Überblick zu behalten und bei Bedarf neue Budgets freizugeben.

Detailplanung mit dem Einplanungsassistenten

Neben einer groben Langfristplanung hilft Ihnen die Software auch bei der Detailplanung. Der Einplanungsassistent von projectfacts greift Ihnen dabei zusätzlich unter die Arme: Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und die zugehörige zeitliche Verteilung werden automatisch aus den Stammdaten Ihrer Mitarbeiter übernommen. So erkennen Sie gleich, an welchen Tagen Ihre Mitarbeiter jeweils für wie viele Stunden verfügbar sind und verplant werden können. Auch Abwesenheiten in Form von Urlauben, Feiertagen und Krankheitszeiten werden automatisch berücksichtigt.

Bei der Verplanung können Sie selbst entscheiden, wie die Verteilung vorgenommen werden soll: Wie viel Stunden soll der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin pro Tag aufwenden? in welchem Zeitraum soll das Arbeitspaket bearbeitet werden? Der Einplanungsassistent richtet sich flexibel nach Ihren Wünschen und Anforderungen.

Naturgemäß verlaufen Projekte selten wie geplant. Umso besser, dass Ihnen projectfacts die Möglichkeit bietet, flexibel auf neue Umstände reagieren zu können. Überlastungen Ihrer Ressourcen und Mitarbeiter können Sie mit der Kapazitätsanalyse frühzeitig erkennen und mit der Ressourcenplanung dynamisch ausgleichen.

DRP in projectfacts

Zeiterfassung und Abrechnung

Mit projectfacts können Sie ganz einfach Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen. Ob online in der Software, mobil per Web-App oder mit Chipkarte am Terminal: die Zeiterfassung geht schnell, einfach und intuitiv von der Hand.

Neben der reinen Erfassung von Anwesenheitszeiten, können Sie Zeiten auch direkt auf einzelne Arbeitspakete in Projekten verbuchen. So wissen Personaldienstleister nicht nur, wann und wo Ihre Mitarbeiter tätig waren, sondern auch, woran sie gearbeitet haben. Die Verbuchung von Projektzeiten bietet Ihnen zusätzliche Möglichkeiten im Projektcontrolling (unter anderem in Form der Earned Value Analyse). Aber sie erleichtert Ihnen auch die Rechnungsstellung. Sie müssen nicht mehr alleine den Überblick über alle Ihre Projekte behalten, sondern die Software unterstützt Sie dabei. Sie erkennen auf einen Blick, wenn Arbeitspakete erledigt wurden und neue Auftragsposten in Rechnung gestellt werden können. projectfacts berücksichtigt dabei automatisch unterschiedliche Zahlungsmodi und Abrechnungsregeln. „So weiß die Buchhaltung sofort, was dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann“, stellt Wahler fest.

Besonders praktisch ist in diesem Zusammenhang auch die digitale Reisekostenabrechnung. Gerade für HR-Beratungsunternehmen wie WAHLER Human Resources spart das automatische Erfassen und Verrechnen von Reisekosten viel Zeit und Mühe.

Ihre digitale HR-Schaltzentrale

Der Begriff „Human Resources“ legt bereits nahe, dass es sich bei Personal um eine wertvolle Ressource handelt. Insofern ist die digitale Mitarbeiterakte in projectfacts so etwas wie Ihr „Goldschatz“. Sie beinhaltet alle relevanten Informationen zu Ihren Mitarbeitern:

  • Kontaktdaten
  • Arbeits- und Vertragsdaten
  • Stundensätze und Gehälter
  • Überstunden- und Urlaubskonten
  • Aktivitätsübersichten

Die digitale Mitarbeiterakte ist somit Ihre Schaltzentrale für das Human Resource Management. Von hier aus können Sie eine Vielzahl typischer HR-Prozesse online managen, zum Beispiel die Personalführung (u. a. Ziele und Incentives definieren, QM-Maßnahmen) und die Personalentlohnung (Provisionen, Auf- und Abschläge, Reisekosten).

Eine „digitale Heimat“ für Ihr Personal

projectfacts unterstützt Sie aber auch beim Recruiting und der Personalentwicklung. Sie können Mitarbeitergespräche planen, terminieren und mit Einschätzungen versehen. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Zielerreichungsgespräche unkompliziert realisieren. Das System erinnert Sie an Personalgespräche, die demnächst fällig sind. Außerdem erhalten Sie Nachweise über alle Schulungen und Fortbildungen Ihrer Mitarbeiter. Dazugehörige Protokolle und Zertifikate können Sie direkt online hinterlegen und einsehen.

Auch Ihre Mitarbeiter finden in projectfacts eine Art „digitale Heimat“. Egal in welchem Unternehmen sie gerade untergebracht sind – ob in Berlin, München oder Tokio: projectfacts ist überall online verfügbar. So bleiben Sie immer in Kontakt und können wichtige Dokumente zentral oder individuell teilen – selbstverständlich DSGVO-konform.

Testen Sie projectfacts für Ihre HR-Prozesse

Sind Sie auf der Suche nach einer geeigneten HR-Software für Ihr Unternehmen? Dann testen Sie projectfacts kostenlos und unverbindlich. Unser Support-Team hilft Ihnen gerne bei Fragen und Anregungen.

Dieser Beitrag gibt nur einen kleinen Einblick in die vielfältigen Möglichkeiten mit projectfacts. Einen vollständigen Funktionsumfang finden Sie auf unserer Homepage.

Lesen Sie die vollständige Success Story von WAHLER Human Resources und entdecken Sie, wie projectfacts auch Ihre Arbeit vereinfachen kann.

Beitragsbild: © Riho Kroll – unsplash.com (2021)