Was ist eine E-Rechnung? Definition und Bedeutung
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die ihre Inhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat ausstellt, übermittelt und empfängt. Die Rechnungsdaten liegen dabei als XML vor und lassen sich ohne manuelle Erfassung direkt in einer Software weiterverarbeiten.
Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, die das Datenmodell einer E-Rechnung einheitlich definiert. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD setzen diese Norm um.
E-Rechnung, PDF und Papierrechnung im Vergleich
Nicht jede digitale Rechnung ist eine E-Rechnung. Entscheidend ist, ob sich die Rechnungsdaten automatisch auslesen lassen:
- Papierrechnung: wird gedruckt, versendet und muss beim Empfänger manuell erfasst werden.
- PDF-Rechnung: liegt digital vor, ist aber ein reines Bild der Rechnung. Die enthaltenen Daten müssen weiterhin abgetippt oder per Texterkennung ausgelesen werden.
- E-Rechnung: enthält die Rechnungsdaten strukturiert im Format XML. Empfangende Systeme können die Rechnung ohne Zwischenschritt prüfen, verbuchen und archivieren.
Formate: XRechnung und ZUGFeRD
In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:
- XRechnung: ein reines XML-Format ohne sichtbares Rechnungsbild. Es ist im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) etabliert.
- ZUGFeRD: ein hybrides Format, bei dem eine PDF-Datei einen eingebetteten XML-Datensatz trägt. So ist die Rechnung für Menschen lesbar und zugleich maschinell auswertbar.
Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und gelten damit als zulässige E-Rechnung.
E-Rechnungspflicht ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen greift gestaffelt:
- ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz,
- ab 2028 für alle übrigen inländischen Unternehmen.
Für Unternehmen bedeutet das: Ausgangsrechnungen sollten sich in einem E-Rechnungsformat erstellen und eingehende E-Rechnungen automatisch verarbeiten lassen.