Was ist eine digitale Personalakte? Definition und Bedeutung
Die digitale Personalakte ist die elektronische Nachfolgerin der klassischen Personalakte aus Papier. Statt Ordnern und verteilten Excel-Listen werden alle Informationen und Dokumente zu einem Mitarbeiter zentral in einer Software geführt. Der Zugriff ist über ein Berechtigungssystem geschützt, sodass sensible Daten nur von berechtigten Personen eingesehen werden.
Als Teil der Personalverwaltung bildet die digitale Personalakte die Grundlage für digitale HR-Prozesse, von der Personalentwicklung bis zur Vorbereitung von Lohn und Gehalt.
Inhalt einer digitalen Personalakte
In der digitalen Personalakte pflegen Sie zwei Arten von Informationen: die Stammdaten und die zugehörigen Dokumente.
Zu den Stammdaten gehören unter anderem:
- Kontaktdaten
- Urlaubsanspruch
- Stundensätze
- Gehalt
- Arbeitszeiten
- Überstunden
- Provisionen
- Bonusregelungen
Ergänzend legen Sie alle Mitarbeiterdokumente in der Akte ab, zum Beispiel:
- Bewerbung
- Lebenslauf
- Arbeitsvertrag
- Zeugnisse
- Gesprächsprotokolle
Vorteile der digitalen Personalakte
Eine digitale Personalakte spart Zeit und erhöht die Datensicherheit. Alle Personaldaten liegen an einer zentralen Stelle und sind ortsunabhängig griffbereit, statt in Papierordnern verstreut zu sein. Ein Rollen- und Rechtekonzept schützt die sensiblen Daten und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben. So lassen sich Personaldaten DSGVO-konform verwalten und HR-Prozesse durchgängig digitalisieren.