Software für das Home Office: Produktiver mit projectfacts

17. November 2021

Home Office scheitert oft an mangelnder Digitalisierung

Nach wie vor sind viele Unternehmen gezwungen, einen Großteil Ihrer Arbeit ins Home Office zu verlegen. Auch in absehbarer Zeit ist nicht mit „normalem“ Büroalltag zu rechnen, doch mittlerweile haben sich sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber mit der neuen Situation arrangiert.

Die Vor- und Nachteile guter bzw. schlechter Unternehmenssoftware treten dabei immer deutlicher zutage. Viele Firmen sind jedoch nur in Teilen digitalisiert. Andere setzen auf eine bunte Vielfalt an Insellösungen, die kaum miteinander kompatibel sind. Eine solche IT-Welt macht produktive Arbeit, geschweige denn Home Office, unnötig kompliziert.

Home Office ist mehr als Chats und Videotelefonate

Viele denken bei Home Office an Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Zoom. Tatsächlich haben sich diese Helferlein im Laufe der letzten beiden Jahre zu Standardlösungen im Bereich der Unternehmenskommunikation gemausert.

Aber wer einmal angesichts der zahlreichen Chats den Überblick verloren hat, weiß: Tools wie diese sind sehr nützlich dafür, Kommunikation digital abzubilden, aber kaum eine Hilfe dabei, Geschäftsprozesse zu unterstützen. Hier stoßen Chats und Videotelefonate an ihre Grenzen.

Teamchat in projectfacts

Gute Software unterstützt alle wichtigen Geschäftsprozesse

Besser und vor allem produktiver gestaltet sich die Arbeit mit einer All-in-One Software, mit der sich alle wichtigen Geschäftsprozesse steuern lassen. Ein System wie projectfacts ist jederzeit online verfügbar und kann im Büro, Home Office oder auch mobil eingesetzt werden. Es erlaubt Führungskräften, Aufgaben zu planen und zu verteilen, und Angestellten, diese Arbeitspakete von zu Hause aus zu erledigen.

Gute Unternehmenssoftware unterstützt Firmen bei einer Vielzahl von Prozessen:

  • Aufgaben planen und steuern
  • Sich im Team austauschen
  • Kunden verwalten und betreuen
  • Aufträge managen und abrechnen
  • Personal verwalten

Aufgaben planen und steuern

Durch das Home Office arbeiten Angestellte räumlich und teilweise auch zeitlich versetzt. Dadurch ist „Arbeit auf Zuruf“ nicht mehr möglich. Vielmehr müssen Aufgaben im Vorfeld geplant und verteilt werden. projectfacts lässt Ihnen die Wahl, ob Sie Aufgaben lieber agil oder klassisch managen.

Agiles Arbeiten

Egal, ob Scrum, Kanban oder eine eigene Lösung. Mit den projectfacts Boards sammeln Sie Aufgaben und verteilen Sie an Ihr Team. Per Drag & Drop lassen sich Einträge auf dem Board beliebig verschieben und dadurch von einem Status in den nächsten wechseln. Auch Fälligkeit, Priorität oder Notizen können Sie ergänzen. Aufgaben lassen sich bequem im Home Office erledigen und anschließend weitergeben.

Klassisches Projektmanagement

Planen und managen Sie Aufgaben über Arbeitspakete. Sie können pro Arbeitspaket Budget, Zeitraum und Bearbeiter festlegen. Das zuständige Teammitglied wird automatisch informiert und sieht eine Übersicht aller fälligen Arbeitspakete auf seinem Dashboard. Der Fortschritt lässt sich einfach dokumentieren und erledigte Pakete als abgeschlossen markieren. So behalten Sie und Ihr Team den Überblick.

Sich im Team austauschen

Die teaminterne Kommunikation ist extrem wichtig für den Geschäftserfolg. Nicht umsonst erfreuen sich Tools wie Microsoft Teams oder Slack so großer Beliebtheit. Die projectfacts Unternehmenssoftware verfügt über zahlreiche Möglichkeiten, mit denen sich Ihre Mitarbeiter untereinander austauschen können.

Teamkalender

Mit dem Teamkalender verschaffen Sie sich schnell einen Überblick darüber, wie Ihr Team verplant ist. Ist ein Kollege krank oder im Urlaub, wird dies ebenfalls angezeigt. So spart Ihnen ein gemeinsamer Kalender viel Zeit bei der Termin­vereinbarung. Einladungen lassen sich direkt aus dem System versenden. Auch Projekte, Tickets oder ein Kontakt können direkt mit einem Kalendereintrag verknüpft werden. So haben Sie alle relevanten Infos für einen Termin direkt zur Hand.

Offene Punkte

Sie möchten eben mal schnell eine kurze Notiz oder eine Aufgabe an einen Kollegen weiterleiten? In der analogen Welt ist dafür oft ein Klebezettel das Mittel der Wahl. Da Klebezettel einfach praktisch sind, gibt es dafür eine digitale Alternative. In projectfacts heißen sie Offene Punkte und können noch einiges mehr als herkömmliche Klebezettel. Hängen Sie bspw. eine Datei an, einen Status oder eine Frist. So haben Sie Ihre Notizen und To-Dos immer und überall digital dabei.

Internes Forum

Foren lassen sich in projectfacts für viele Elemente erstellen, z. B. ein projektbezogenes Forum oder ein Forum speziell zu einem Kunden. Sie haben zudem die Möglichkeit, das Teamforum als Newskanal zu nutzen und wichtige Infos mit Ihren Mitarbeitern zu teilen, die gerade nicht im Büro sind. Auch Umfragen sind darüber möglich.

Teamchat

Über den integrierten Chat kann sich Ihr Team direkt über Aufgaben, Projekte oder Kunden austauschen. Leiten Sie einfach weiter, worüber Sie sich unterhalten möchten – ganz ohne Hoch- oder Herunterladen, sondern einfach per Direktlink. Natürlich bleiben Ihre Daten geschützt und werden 100 % DSGVO-konform verarbeitet.

Dateimanagement

Verwalten und archivieren Sie Ihre Dateien online in projectfacts. Laden Sie externe Dateien wie z. B. Kalkulationen oder unterschriebene Angebote in projectfacts hoch. Sie lassen sich direkt mit dem Element verknüpfen, zu dem sie gehören. Dank der Cloud hat Ihr Team auch im Home Office Zugriff darauf.

Internes Wiki

Das projectfacts Wiki ist die Wissensdatenbank in Ihrem Unternehmen. Darin legen Sie wichtige Informationen und Prozessbeschreibungen für Ihr Team ab. Dank intelligenter Verknüpfungen finden Sie die richtige Hilfe an der richtigen Stelle im System. So sparen Sie sich langes Herumfragen und wissen auch im Home Office immer genau Bescheid.

Kunden verwalten und betreuen

Kunden verwalten Sie mit Ihrer CRM-Datenbank. Dort finden Sie alle wichtigen Daten zu Ihren Kunden: Kontakt- und Rechnungsdaten, Zahlungsarten und vieles mehr. Über ein integriertes Ticketsystem wissen Sie bei eingehenden Mails und Anrufen immer, um welchen Kunden es sich handelt.

Kontaktverwaltung

Hier finden Sie alle relevanten Kundendaten wie Telefonnummer, Mail- und Postadresse. In einer Zeitleiste werden alle Vorgänge chronologisch aufgelistet, die den Kunden betreffen: Angebote, Projekte, Rechnungen und Termine. Die gesamte Kontakthistorie steht Ihrem Vertriebs- und Supportteam zur Verfügung – im Büro, Home Office oder unterwegs.

Service & Support

Mit dem integrierten Ticketsystem optimieren Sie Ihren Helpdesk. Eingehende Mails werden automatisch dem passenden Kontakt zugeordnet und erhalten eine eindeutige Ticket-ID. Organisieren Sie Anfragen mithilfe von Kanälen, vergeben Sie sie an Mitarbeiter und nutzen Sie Ticketstatus wie „offen“, „in Arbeit“ und „erledigt“. Anhand der Ticket-ID werden alle Vorgänge zu einem Ticket automatisch gebündelt.

Neukundengewinnung

Hinterlegen Sie Interessenten in Ihrem CRM und begleiten Sie sie durch Ihren digitalen Vertriebstrichter. Behalten Sie den Überblick über Ihre Vertriebschancen anhand zahlreicher Auswertungsmöglichkeiten im Vertriebscontrolling.

Aufträge managen und abrechnen

Mit einer geeigneten Software können Sie Ihren kompletten Beleg-Workflow digital abbilden:

Angebote
schreiben

Auftragsbestätigung
erstellen

Rechnungen
versenden

Angebote schreiben

Erstellen Sie Angebote auf Knopfdruck anstatt sie jedes Mal aufs Neue zu schreiben. projectfacts bietet Ihnen die Möglichkeit, Angebotsvorlagen anzulegen. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Angebote einheitlich und professionell aussehen. Auch Positionen lassen sich vorbelegen, das spart wertvolle Zeit. Die Kontaktdaten Ihres Kunden werden automatisch übernommen. Ihre Angebote finden Sie auch stets in einer Übersicht.

» Mehr zum Thema „Angebotserstellung“

Auftragsbestätigungen erstellen

Wurde ein Angebot angenommen, verwandeln Sie es mit nur einem Klick in einen Auftrag, den Sie direkt aus dem System heraus an Ihren Kunden versenden können. Außerdem legen Sie im Auftrag fest, wie Sie Ihre Leistungen beim Kunden verrechnen möchten, z. B. mit Zahlungsplan oder individuellen Abschlägen.

» Mehr zum Thema „Auftragsmanagement“

Rechnungen versenden

Haben Sie sich für eine Abrechnungsmethode entschieden, erstellt projectfacts die Rechnungen automatisch für Sie. Sie brauchen Sie nur noch über das System an den Kunden zu verschicken. Offene Rechnungen können Sie jederzeit einsehen. Vergisst ein Kunde zu bezahlen, stehen Ihnen auf Knopfdruck Zahlungserinnerung bzw. Mahnung zur Verfügung.

» Mehr zum Thema „Abrechnung“

Personal verwalten

Mithilfe der digitalen Mitarbeiterakte unterstützt Sie projectfacts bei vielen Prozessen im Personalwesen. Zudem verwalten Sie Urlaub und Krankheit, Reisekostenabrechnungen und vieles weitere einfach von zu Hause.

Digitale Mitarbeiterakte

Mit der digitalen Mitarbeiterakte haben Sie alle Infos zu Ihrem Team immer zur Hand. Hier hinterlegen Sie Kontaktdaten, Arbeitsvertrag, Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch, Stundensätze und vieles mehr. Dieser Bereich ist besonders geschützt und nur für Berechtigte zugänglich. Sie können auch aus dem Home Office sicher darauf zugreifen.

Arbeitszeiterfassung

Mit der Arbeitszeiterfassung dokumentieren Sie die Anwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Egal, ob Büro, Home Office oder unterwegs, Ihr Team kann sich jederzeit ein- und auschecken. Auch Projektzeiten lassen sich mit projectfacts erfassen und beim Kunden abrechnen.

Urlaub & Krankheit

In projectfacts können Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen. Diese werden vom zuständigen Kollegen geprüft und können direkt in der Software freigegeben werden. Auch Krankmeldungen lassen sich direkt in der Software einreichen und bei Bedarf die passende Krankschreibung hochladen.

Reisekostenabrechnung

Mit projectfacts ist die Reisekostenrechnung einfach. Ihre Mitarbeiter fotografieren Belege direkt ab und laden sie in die Software hoch. Dort können Sie einzeln oder in Form einer Sammelabrechnung freigegeben werden.

Mit projectfacts arbeiten Sie noch produktiver im Home Office

In diesem Blogbeitrag haben wir einen kleinen Einblick gegeben, bei welchen Prozessen Sie eine Unternehmenssoftware wie projectfacts unterstützen kann. Wenn Sie Interesse daran haben, projectfacts selbst auszuprobieren, kommen Sie hier zu Ihrem kostenlosen Testaccount:

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Beitragsbild: © CapsandCapital – pixabay.com (2021)