Kosten- und Leistungsrechnung mit automatischen Umlagen

Kann projectfacts Kosten automatisch umlegen?

Seit Release 2026.3 verteilt projectfacts Kosten selbst. Gehaltskosten, Gemeinkosten und interne Leistungen landen über Umlageregeln automatisch auf Kostenstellen, Projekten und Kunden, zusätzlich zu den Buchungen, die ohnehin aus Zeiten, Spesen und Belegen entstehen. Damit steht der Deckungsbeitrag tagesaktuell, während das Projekt läuft.

Der Anstoß kam aus der Praxis: Insbesondere Unternehmensberatungen haben sich seit langem eine echte Aufteilung des Gehalts gewünscht, und zwar eine, die Urlaub und Krankheit mitrechnet.

Was eine automatische Umlage Ihnen abnimmt

Eine Umlage verteilt Kosten, die keinem Projekt direkt gehören, nach einer festen Regel weiter. Bisher war das Handarbeit in der Tabellenkalkulation, einmal im Quartal und mit Zahlen, die beim Erstellen schon alt waren. Jetzt hinterlegen Sie die Regel einmal, und projectfacts rechnet sie mit, sobald gebucht wird.

• Gemeinkosten verteilen: Miete, Software oder Verwaltung gehen nach Ihrer Regel auf die Bereiche und von dort weiter auf die Kostenträger.
• Kosten intern verschieben: Eine Umbuchung schiebt Beträge zwischen Kostenträgern, ohne dass eine Kundenrechnung angefasst wird.
• Interne Leistungen verrechnen: Arbeitet eine Abteilung für eine andere, wird die Leistung intern verrechnet statt im Gemeinkostentopf zu verschwinden.

Die Gehaltskostenstelle

Die wichtigste Neuerung für Dienstleister ist die Gehaltskostenstelle. Das Gehalt eines Mitarbeiters liegt zunächst dort. Gebuchte Stunden entlasten diese Kostenstelle und belasten das jeweilige Projekt. Was übrig bleibt, also Urlaub, Krankheit und Leerlauf, wird nach Ihrer Regel auf die Projekte umgelegt.

Damit beantwortet die Kostenrechnung eine Frage, die mit reinen Stundensätzen nicht zu beantworten ist: Was kostet ein Projekt wirklich, wenn man die Zeit mitträgt, in der niemand produktiv war?

Bisher und jetzt

Bisher

• Nur Primärbuchungen aus Zeiten, Spesen, Belegen und Buchungen
• Keine Umbuchungen und keine Umlagen
• Keine eigene Liste und kein Detailmanager für Kostenstellen, Kostenträger und Kostenarten
• Deckungsbeitrag nur aus den direkt gebuchten Kosten
• Keine Planung in der Kostenrechnung, nur Werte zum Stichtag

Jetzt, mit 2026.3

• Primär- und Sekundärbuchungen: Umbuchungen, Umlagen und Leistungsverrechnung
• Gehaltskostenstelle mit Umlage der nicht gebuchten Zeit auf die Projekte
• Eigene Kacheln, Listen und Detailmanager für Kostenstellen, Kostenträger und Kostenarten
• Deckungsbeitrag je Projekt, Kunde und Bereich, als DB I und nach internen Verrechnungen als DB II
• Planung mit Plan, Ist und Abweichung je Monat und kumuliert seit Jahresbeginn
• Auswertungen über die Zeit: Monatswerte je Kostenstelle, Kostenträger und Kostenart, in der Übersicht Ist, Plan und Vorjahr nebeneinander

Drei Beispiele aus dem Alltag

• Das Verlustprojekt: Es fällt in dem Monat auf, in dem es entsteht, und nicht ein Quartal später.
• Der Kunde insgesamt: Ein Projekt läuft gut, der Kunde kostet trotzdem Geld, etwa weil viele Angebote geschrieben wurden. projectfacts fasst alle Kostenträger eines Kunden zusammen und zeigt das Gesamtbild.
• Das geteilte Hotel: Ein Berater besucht auf einer Reise zwei Kunden. Die Hotelrechnung über 640 Euro liegt zunächst beim ersten Kunden. Per Umbuchung gehen 320 Euro an den zweiten, rein intern und ohne die Reisekostenabrechnung oder die Kundenrechnung zu ändern.

Zusätzlich erfassen müssen Sie für all das nichts: Die Zahlen entstehen aus den Daten, die im Alltag ohnehin in projectfacts anfallen. Wie die Rentabilität eines einzelnen Projekts dargestellt wird, zeigt die Seite Projektcontrolling; den Überblick über Marge, Auslastung und Stundensätze gibt die Seite Controlling.

Was die Kosten- und Leistungsrechnung nicht ist

Sie ist keine Finanzbuchhaltung. Die Kostenrechnung bildet die interne Sicht auf Ihr Unternehmen ab, also die Frage, wo Kosten entstehen und wofür. Die handelsrechtliche Sicht bleibt Aufgabe Ihrer Buchhaltung, an die projectfacts die Daten über die Finanzbuchhaltung weitergibt.

Gedacht ist sie für Geschäftsführung, Bereichsleitungen und Projektleitung bei Dienstleistern, also überall dort, wo Arbeitszeit verkauft wird und die Frage lautet: Welches Projekt trägt sich, und welcher Kunde lohnt sich? Wie Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger dafür zusammenspielen, erklärt die Seite Kosten- und Leistungsrechnung im Einzelnen.

Häufige Fragen zu Umlagen und Kostenrechnung

Was ist eine automatische Umlage in der Kostenrechnung?

Eine Umlage verteilt Kosten, die nicht direkt einem Projekt zuzuordnen sind, nach einer festen Regel auf Kostenstellen und Kostenträger. In projectfacts hinterlegen Sie diese Regel einmal; danach verteilt das System Gehalts- und Gemeinkosten selbstständig weiter, zusätzlich zu den Primärbuchungen aus Zeiten, Spesen und Belegen.

Wie werden Gehaltskosten auf Projekte verteilt?

Das Gehalt eines Mitarbeiters liegt auf seiner Gehaltskostenstelle. Gebuchte Stunden entlasten diese Kostenstelle und belasten das jeweilige Projekt. Was übrig bleibt, also Urlaub, Krankheit und Leerlauf, wird nach Ihrer Umlageregel auf die Projekte verteilt. So trägt jedes Projekt auch die unproduktive Zeit mit.

Ersetzt die Kosten- und Leistungsrechnung die Finanzbuchhaltung?

Nein. Die Kosten- und Leistungsrechnung ist die interne Sicht auf das Unternehmen: wo Kosten entstehen und wofür. Die handelsrechtliche Sicht bleibt Aufgabe der Finanzbuchhaltung, an die projectfacts die Daten weitergibt. Die Kostenrechnung ergänzt sie, sie ersetzt sie nicht.

Kostenstellen und Umlagen aufsetzen

Wie Kostenstellen, Kostenträger und Umlageregeln für Ihr Unternehmen sinnvoll aussehen, hängt von Ihrer Struktur ab. Genau das besprechen wir gern mit Ihnen, bevor Sie anfangen zu buchen.