Was ist Projektcontrolling? Definition und Bedeutung
Das Projektcontrolling ist ein Element des Projektmanagements, dass für die Kontrolle des Projektablaufs und für die Sicherstellung zur Erreichung des Projektzieles zuständig ist.
Es basiert auf der Datenerfassung von Soll-/ und-Ist-Zuständen, sowie Analysen und Auswertungen von möglichen Abweichungen. Zudem stellt es die korrekte Durchführung des Projektes sicher.
Die Basis eines Projektcontrollings liegt auf einer nachvollziehbaren, transparenten Planung. Dabei spielen die Kriterien Zeit, Ressourcen und Ergebnisse eine wichtige Rolle. Wesentliche Kennzahlen, wie Kosten, sollten immer zeitnah erfasst und eindeutig einer Kostenstelle zugeordnet werden, so dass die Projektkosten abschließend eindeutig nachvollzogen werden können.
Mit Hilfe des Gantt-Diagramms, der Netzplantechnik oder anderer Analysemethoden, gelingt ein gutes Controlling.
Aufgaben und Ziele des Projektcontrollings
Das Projektcontrolling verfolgt ein übergeordnetes Ziel: das Projekt innerhalb des geplanten Rahmens aus Zeit, Kosten und Leistung zum Erfolg zu führen. Um dieses Ziel zu erreichen, übernimmt es über den gesamten Projektverlauf mehrere Aufgaben.
- Planwerte festlegen: Termine, Budgets und Ergebnisse werden zu Projektbeginn als messbare Sollgrößen definiert.
- Ist-Werte erfassen: Aufwände, Kosten und Fortschritte werden laufend und zeitnah dokumentiert.
- Abweichungen erkennen: Der Vergleich von Plan und Ist deckt Termin-, Budget- und Leistungsabweichungen frühzeitig auf.
- Ursachen analysieren: Für jede relevante Abweichung wird untersucht, wodurch sie entstanden ist.
- Gegenmaßnahmen einleiten: Auf Basis der Analyse werden Korrekturen angestoßen, damit das Projekt auf Kurs bleibt.
- Transparenz schaffen: Auftraggeber, Projektleitung und Team erhalten einen nachvollziehbaren Überblick über den Projektstand.
Ein wirksames Projektcontrolling ist damit weniger eine reine Nachkontrolle als vielmehr eine kontinuierliche Steuerung, die das Projekt über seine gesamte Laufzeit begleitet.
Der Soll-Ist-Vergleich als Kern des Projektcontrollings
Im Zentrum jedes Projektcontrollings steht der Soll-Ist-Vergleich. Dabei werden die zu Projektbeginn geplanten Werte (Soll) den tatsächlich erreichten Werten (Ist) gegenübergestellt. Verglichen werden vor allem drei Dimensionen: der zeitliche Fortschritt gegenüber dem Terminplan, die angefallenen Kosten gegenüber dem Budget sowie die erbrachte Leistung gegenüber dem geplanten Ergebnis.
Aus diesem Vergleich ergeben sich Abweichungen, die das Projektcontrolling bewertet und einordnet. Eine positive Abweichung kann auf Reserven hindeuten, eine negative auf drohende Termin- oder Budgetüberschreitungen. Entscheidend ist, dass die Ist-Werte zeitnah vorliegen, denn nur so lassen sich Gegenmaßnahmen einleiten, solange sie noch wirken.
Wichtige Kennzahlen im Projektcontrolling
Kennzahlen machen den Projektstand objektiv und vergleichbar. Sie verdichten die erfassten Daten zu Werten, an denen sich der Projekterfolg ablesen lässt. Besonders aussagekräftig sind:
- Plan- und Ist-Kosten: Die Gegenüberstellung von geplanten und tatsächlich angefallenen Kosten zeigt, ob das Budget eingehalten wird.
- Deckungsbeitrag: Der Deckungsbeitrag gibt an, welcher Betrag nach Abzug der variablen Kosten zur Deckung der Fixkosten und zum Ergebnis beiträgt, und macht so die Wirtschaftlichkeit eines Projekts sichtbar.
- Fertigstellungswert (Earned Value): Der Fertigstellungswert bewertet den tatsächlich erbrachten Leistungsfortschritt in Geldeinheiten. Die Earned-Value-Analyse verbindet Termin-, Kosten- und Leistungssicht in einer gemeinsamen Betrachtung.
- Termintreue: Der Vergleich von geplanten und erreichten Meilensteinen zeigt, ob das Projekt im Zeitplan liegt.
Wichtig ist, dass Kennzahlen nicht isoliert betrachtet werden. Erst im Zusammenspiel und im zeitlichen Verlauf ergeben sie ein belastbares Bild über den Zustand eines Projekts.
Operatives und strategisches Projektcontrolling
Das Projektcontrolling lässt sich in eine operative und eine strategische Ebene unterteilen. Beide ergänzen sich und betrachten das Projekt aus unterschiedlichen Blickwinkeln.
Das operative Projektcontrolling steuert das laufende Projekt. Es arbeitet mit kurzfristigen Soll-Ist-Vergleichen bei Zeit, Kosten und Ergebnissen und sorgt dafür, dass das Projekt im vorgegebenen Rahmen bleibt. Sein Zeithorizont ist das einzelne Projekt und dessen Laufzeit.
Das strategische Projektcontrolling richtet den Blick über das einzelne Projekt hinaus. Es fragt, welchen langfristigen Wertbeitrag ein Projekt liefert und wie gut es zu den übergeordneten Unternehmenszielen passt. Damit unterstützt es die Auswahl und Priorisierung von Projekten und schlägt die Brücke zum allgemeinen Controlling des Unternehmens.