Lead Management Software für Ihren Vertrieb
Leads erfassen, qualifizieren und automatisiert nachverfolgen, an einem Ort.
Nutzen prüfenWas ist eine Lead-Management-Software?
Eine Lead-Management-Software ist ein Tool, das den gesamten Lebenszyklus eines Leads abbildet: vom Erfassen über das Qualifizieren und automatisierte Nachverfolgen bis zum Bewerten und der Übergabe an den Vertrieb. Sie ersetzt Excel-Listen und verstreute Notizen durch einen nachvollziehbaren Prozess, in dem jeder Interessent eine Phase, einen Verantwortlichen und einen nächsten Schritt hat.
projectfacts ist eine solche Lead Management Software. Sie führt neue Anfragen als Vertriebschancen zusammen, begleitet sie durch den Sales Funnel und sorgt über Ampelsystem und Wiedervorlagen dafür, dass kein Lead verloren geht. Wie das Leadmanagement Schritt für Schritt abläuft, beschreiben die fünf Phasen des Lead-Management-Prozesses.
Anders als spezialisierte Insellösungen verbindet projectfacts Ihre Leads direkt mit Kontakten, Angeboten und der Faktura. So endet der qualifizierte Lead nicht in einem getrennten Tool, sondern geht nahtlos in Angebot und Auftrag über. Entwicklung und Hosting finden in Deutschland statt, Sie arbeiten DSGVO-konform.
„Mit projectfacts haben wir eine Lösung gefunden, die uns im Beratungsgeschäft über die gesamte Wertschöpfungskette und alle Prozesse hinweg zuverlässig unterstützt und die Effizienz erheblich steigert.“
Was Lead-Management-Software leisten muss
Leads erfassen
Potenzielle Leads sofort erfassen, sobald sie sich auftun, egal ob durch die Anfrage eines Interessenten oder einen vielversprechenden Messekontakt. Als Vertriebschance sind sie die zentrale Schaltzentrale für alle weiteren Aktionen.
Leads nachverfolgen
Mit projectfacts verfolgen Sie Kontakte systematisch nach. Ein definierbares Ampelsystem und automatische Wiedervorlagen erinnern Ihr Team ans Nachfassen. So entgeht Ihnen kein potenzieller Lead für die Vertriebsarbeit.
Leads bewerten
Die ABC-Analyse zeigt Ihnen in Echtzeit, welche Leads und Kunden am wertvollsten sind. Der Sales Funnel liefert je Lead die Vertriebsphase und die Abschlusswahrscheinlichkeit. So setzen Sie die richtigen Prioritäten.
Der Lead-Management-Prozess in fünf Phasen
Leadmanagement ist kein einzelner Arbeitsschritt, sondern ein Ablauf mit fester Reihenfolge. In projectfacts hinterlässt jede Phase eine Spur am Datensatz des Interessenten, sodass jederzeit erkennbar ist, wo er gerade steht und wer als Nächstes handelt.
Phase 1, Erfassen: Der Interessent wird als Vertriebschance angelegt, ob er aus einer Anfrage, von einer Messe oder aus einem Telefonat kommt. Damit hat der Lead von der ersten Minute an einen Datensatz statt einer Notiz auf einem Zettel.
Phase 2, Qualifizieren: Der Lead bekommt eine Phase im Vertriebstrichter. Weil Sie die Phasen selbst benennen, bilden Sie darin auch die Schwelle ab, an der aus einem bloß interessierten Kontakt (Marketing Qualified Lead) ein vertriebsreifer Lead (Sales Qualified Lead) wird. Wie Sie Trichter aufbauen, zeigt das Vertriebsmanagement.
Phase 3, Entwickeln: Wer noch nicht kaufbereit ist, geht ins Lead-Nurturing. Automatisierte Kampagnen verschicken Infomaterial und erinnern ans Nachhaken, bis der Lead so weit ist. Die Mechanik dahinter beschreibt das Kampagnenmanagement.
Phase 4, Bewerten: Das Lead-Scoring übernimmt die ABC-Analyse. Sie ordnet die Leads nach ihrem Wert, damit die knappe Vertriebszeit dorthin geht, wo am meisten zu holen ist. Den Maßstab dafür legen Sie selbst fest, mehr dazu im Kundenmanagement.
Phase 5, Übergeben: Aus dem qualifizierten Lead entstehen Angebot und Auftrag im selben System. Der Lead wechselt also nicht das Werkzeug, sondern läuft direkt in die Auftragsabwicklung weiter.
Leads erfassen
Die Vertriebschance
Um Ihre Leads effektiv zu managen, brauchen Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Interessenten. Vertriebschancen helfen Ihnen dabei, potenzielle Leads sofort zu erfassen, wenn sie sich auftun, egal ob durch die Anfrage eines Interessenten oder einen vielversprechenden Messekontakt.
Sobald ein Mitarbeiter eine Vertriebschance erstellt, dient sie als Schaltzentrale für alle weiteren Aktionen. Der Kontakt ist direkt verknüpft, sodass Sie unmittelbar in Kontakt treten können: per Mail oder Telefon. Auch gezieltes Nachhaken lässt sich durch Wiedervorlagen einrichten. Wie Sie Vertriebschancen im Detail steuern, zeigt unser Vertriebsmanagement.
- Potenzielle Leads sofort als Vertriebschance erfassen
- Kontakt direkt verknüpft: per Mail oder Telefon reagieren
- Schaltzentrale für alle weiteren Vertriebsaktivitäten
Leads qualifizieren
Der Sales Funnel
Nicht jeder Lead ist gleich weit. Der Sales Funnel bzw. Vertriebstrichter zeigt Ihnen auf einen Blick, wo sich Ihre Interessenten gerade im Vertriebsprozess befinden. Handelt es sich um einen Lead, der gerade erst qualifiziert wurde? Oder steht ein Kaufabschluss kurz bevor? Mit projectfacts behalten Sie in jedem Fall den Überblick.
In projectfacts haben Sie die Möglichkeit, so viele Vertriebstrichter anzulegen, wie Sie brauchen. Individuelle Vertriebstrichter zeigen Ihnen an, in welcher Phase sich der Interessent gerade befindet und wie wahrscheinlich ein Kaufabschluss ist. So erkennen Sie, welcher Lead kurz vor einem Abschluss steht und bei welchem noch mehr Aufwand investiert werden muss.
- Vertriebsphase und Abschlusswahrscheinlichkeit je Lead im Blick
- Beliebig viele Vertriebstrichter flexibel anlegen
- Absprünge erkennen und direkt eingreifen
Starten Sie Ihr Lead-Management mit projectfacts
Erfassen Sie Leads organisiert, qualifizieren Sie sie im Sales Funnel und behalten Sie den Überblick. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie projectfacts!
Bedarf besprechen
Leads automatisch entwickeln
Lead-Nurturing
Mit automatisierten CRM-Kampagnen entwickeln Sie Ihre Leads automatisch weiter. Vertriebsaktivitäten werden geplant und Mails automatisch verschickt, auch am Wochenende oder wenn der zuständige Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist. So verlieren Sie keinen Lead aus den Augen und versorgen alle Interessenten schnell und zuverlässig mit den passenden Informationen.
Nutzen Sie automatische „Nachhaken“-Elemente, die Vertriebsmitarbeiter zum vereinbarten Zeitpunkt an die Kontaktaufnahme mit einem Lead erinnern. Zeitpunkt und Rhythmus bestimmen Sie flexibel, erledigte und fehlgeschlagene Versuche werden inklusive Zeitstempel dokumentiert. Zielgenaues Infomaterial versenden Sie als PDF automatisch innerhalb eines frei gewählten Zeitfensters.
- Automatische „Nachhaken“-Elemente im gewünschten Rhythmus
- Infomaterial zeitgesteuert als PDF versenden
- Mehrere Kampagnenvorgänge über Vorbedingungen verketten
Kein Lead geht verloren
Wiedervorlagen und Erinnerungen
Damit Ihr Team bei der Lead-Nachverfolgung stets den Überblick behält, setzen Sie Erinnerungen in Form von Notifications und Wiedervorlagen ein. Dadurch geraten keine Leads und Vorgänge in Vergessenheit. Durch automatische Erinnerungen behält Ihr Vertriebsteam den Überblick, ohne selbst tätig werden zu müssen.
Wiedervorlagen sind ein hervorragendes Instrument, um die Vertriebsarbeit zu strukturieren. Mit ihnen können Sie Telefonlisten strukturiert abarbeiten, Kontakte priorisieren und Kontaktversuche dokumentieren. Ein definierbares Ampelsystem warnt zusätzlich, wenn bei einer Vertriebschance eine neue Aktion gefordert ist, und lässt Ihnen keinen Lead mehr durch die Lappen gehen.
- Notifications erinnern automatisch an offene Vorgänge
- Telefonlisten strukturiert abarbeiten und Versuche dokumentieren
- Ampelsystem warnt, wenn ein Lead eine neue Aktion braucht
Leads priorisieren
Lead-Scoring über die ABC-Analyse
Nicht jeder Lead verdient dieselbe Aufmerksamkeit. Das Lead-Scoring übernimmt in projectfacts die ABC-Analyse: Sie setzen damit Prioritäten und sprechen Ihre Kontakte gezielt an. Unsere Software berechnet die ABC-Analyse automatisch für Sie und liefert in Echtzeit eine übersichtliche Auflistung Ihrer Kontakte. So wissen Sie immer, welche Leads und Kunden für Sie am wertvollsten sind.
Sie legen individuell fest, nach welchen Maßstäben sich die Analyse erstellt. Zum Beispiel können Sie anstelle der tatsächlichen Umsätze die möglichen Umsatzpotenziale betrachten, was gerade bei neuen Leads hilfreich ist. Wie die Kundenakte und die ABC-Analyse zusammenspielen, zeigt unser Kundenmanagement.
- Wertvolle Leads und Kunden mit einem Blick identifizieren
- Maßstab frei wählen: tatsächliche Umsätze oder Umsatzpotenziale
- ABC-Kategorie überall in der Software direkt sichtbar
Worauf Sie bei einer Lead-Management-Software achten sollten
Die Angebote am Markt unterscheiden sich weniger im Funktionsumfang als darin, wie weit sie den Lead tragen. Diese sechs Fragen trennen die Kandidaten schnell:
Reichweite: Wird der qualifizierte Lead im selben Werkzeug zu Angebot, Auftrag und Rechnung, oder endet seine Spur an der Systemgrenze? Je früher der Übergang bricht, desto mehr wird später abgetippt.
Anpassbarkeit: Ein Lead-Management-System sollte Ihrem Vertriebsprozess folgen, nicht umgekehrt. Prüfen Sie, ob sich Anzahl und Benennung der Phasen frei festlegen lassen.
Erinnerung: Ohne automatische Wiedervorlagen und eine sichtbare Warnung bei liegengebliebenen Vorgängen verlässt sich der Prozess doch wieder auf das Gedächtnis der Mitarbeiter.
Bewertungsmaßstab: Ein Lead-Scoring rein nach bisherigem Umsatz benachteiligt neue Interessenten, die noch nichts gekauft haben. Fragen Sie, welche Maßstäbe zur Auswahl stehen.
Nurturing: Klären Sie, ob Kampagnen und Serienmails im selben System laufen oder ein zweites Werkzeug samt zweiter Adressliste nötig wird.
Datenhaltung: Leads sind personenbezogene Daten. Fragen Sie nach dem Serverstandort und danach, ob eine Verarbeitung außerhalb der EU stattfindet, denn Drittlandtransfers sind der aufwendigste Teil der DSGVO-Dokumentation.
Was die Lead-Management-Software abbildet
| In projectfacts | |
|---|---|
| Lead-Erfassung | Leads sofort erfassen und als Vertriebschance zentral steuern. |
| Sales Funnel | Vertriebsphase und Abschlusswahrscheinlichkeit je Lead im Blick. |
| Lead-Qualifizierung | Frei benennbare Trichterphasen, mit denen Sie auch die Schwelle zum vertriebsreifen Lead abbilden. |
| Lead-Scoring | ABC-Analyse in Echtzeit, wahlweise nach tatsächlichen Umsätzen oder Umsatzpotenzialen. |
| Ampelsystem und Wiedervorlagen | Definierbares Ampelsystem und automatische Wiedervorlagen sorgen dafür, dass kein Lead durch die Lappen geht. |
| Lead-Nurturing | Automatische „Nachhaken“-Elemente und zeitgesteuertes Infomaterial entwickeln Leads selbstständig weiter. |
| Datenhaltung | Entwicklung in Deutschland, gehostete Varianten laufen in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, DSGVO-konform. |
| Übergabe an Angebot und Auftrag | Aus dem qualifizierten Lead direkt Angebot und Auftrag erzeugen und nahtlos in die Auftragsabwicklung übergeben. |
Managen Sie Ihre Leads mit projectfacts
Von der ersten Anfrage bis zur Übergabe an den Vertrieb: Mit projectfacts haben Sie die perfekte Grundlage, um Ihre Leads zuverlässig zu erfassen, zu qualifizieren und nachzuverfolgen. Legen Sie direkt los!
Startgespräch buchenWeitere Funktionen rund um Ihr Lead-Management
- Spezialkontakte pro Firma
- Anruferlisten pro Tag
- „Nicht erreicht“-Automatik
- Wiedervorlagen und Erinnerungen
- Individuelle Vertriebstrichter
- Ampelsystem bei Vertriebschancen
- Key Account Management
- Tracking von Socializing & Akquise
- Automatisierte CRM-Kampagnen
- Serienbrief und Newsletter
- Excel-Schnittstelle und vCard
- Einbindung sozialer Netzwerke
Eine komplette Übersicht aller Funktionen können Sie hier einsehen:
Für wen passt eine Lead-Management-Software?
Passt gut, wenn Sie Ihre Leads von der Erfassung über die Qualifizierung bis zur Übergabe an den Vertrieb in einem System bündeln und mit Kontakten, Angeboten und Faktura verbinden möchten, statt mehrere Insellösungen zu pflegen. Auch wenn Ihnen deutsches Hosting und DSGVO-Konformität wichtig sind, sind Sie hier richtig.
Weniger passend, wenn Sie ausschließlich ein reines Marketing-Automations-Werkzeug für Massen-Newsletter ohne Bezug zu Vertrieb, Angeboten oder Aufträgen suchen.
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