Software für Angebotserstellung, Freigaben und Versand

Eine IT-Beratung schreibt ein Angebot über 120 Stunden, aufgeteilt in 8 Positionen. Erteilt der Kunde den Auftrag, macht projectfacts daraus 8 Arbeitspakete mit eigenen Stundenbudgets. Jede gebuchte Stunde zahlt auf das Budget der passenden Position ein.

Steht Position 5 bei 80 Prozent, sehen Sie das, bevor das Budget reißt. Zum Monatsende rechnen Sie den erreichten Leistungsstand ab, ohne Positionen erneut zu übertragen. Kein Abtippen, keine Excel-Liste nebenher, keine vergessene Position.

Beispielhafter Ablauf zur Veranschaulichung. Anzahl der Stunden und Aufteilung der Positionen sind frei gewählt.

• Aus Angebotspositionen werden Arbeitspakete im Projektmanagement.
• Auftrag, Auftragsbestätigung und Zahlungsplan liegen im Auftragsmanagement.
• Die Abrechnung läuft in der Faktura, auf Basis derselben Positionen.

Erteilt Ihr Kunde den Auftrag, brauchen Sie weniger als zwei Minuten, um daraus einen Auftrag im System zu erstellen. Die passende Auftragsbestätigung lässt sich dann problemlos aus dem System heraus verschicken, ohne dass Sie noch einmal Hand anlegen müssen.

Hier zeigt sich der entscheidende Unterschied für Dienstleistungsunternehmen: Im Gegensatz zu Händlern verschicken Sie keine vorproduzierten Artikel, sondern erbringen eine Leistung im Rahmen eines Projekts. Genau deshalb reicht ein reines Angebots- oder Rechnungswerkzeug hier nicht, denn nach dem Zuschlag beginnt die Arbeit erst.

Weil Angebot und Auftrag im selben Programm liegen, bleibt die Angebotsverwaltung auch nach dem Zuschlag lückenlos. Wie es danach mit Auftragsbestätigung, Zahlungsplänen und Abrechnungsregeln weitergeht, zeigt das Auftragsmanagement.

• Ganz einfach Aufträge aus Angeboten erzeugen und als Bestätigung verschicken.
• Wandeln Sie Auftragspositionen mühelos in ein Kundenprojekt.
• Sparen Sie sich zusätzliche Tools und legen Sie sofort mit der Projektarbeit los.

Eine gute Angebotssoftware greift auf Artikelkataloge und Preislisten zu und berücksichtigt Rabatte oder Skonto. So landen immer die richtigen Preise im Angebot.

Interne Prüf- und Freigabeprozesse lassen sich digital abbilden. Ab einer definierten Angebotssumme prüft und bestätigt der zuständige Kollege das Angebot direkt im System.

Angenommene Angebote wandeln Sie ohne Doppelarbeit in Aufträge und Projekte um. Alle Angebotspositionen wandern automatisch in die Auftragsbestätigung und ins Projektmanagement.

• Sie Leistungen im Rahmen von Projekten erbringen statt vorproduzierte Ware zu verschicken.
• mehrere Personen an einem Angebot arbeiten und ab einer bestimmten Summe jemand freigeben muss.
• Sie Fixpreis, Tages- und Stundensätze mischen und optionale oder alternative Positionen anbieten.
• Sie nach dem Zuschlag wissen wollen, wie das Angebot wirtschaftlich läuft, nicht nur, dass es angenommen wurde.
• Angebot, Projekt, Zeiterfassung und Rechnung heute in getrennten Werkzeugen liegen und Sie Positionen mehrfach erfassen.

• Sie reinen Warenhandel mit Lager- und Versandlogistik abbilden wollen. Dafür ist ein Handels-ERP das passendere Werkzeug.
• Sie keinen Angebotsprozess haben und nur gelegentlich eine Rechnung schreiben. Dafür genügt ein schlankes Rechnungsprogramm.
• Sie ausdrücklich eine Insellösung nur für Angebote suchen und die Verbindung zu Projekt und Abrechnung nicht wollen.

Preise sind oft Verhandlungssache. Aus diesem Grund können Sie beim Erstellen von Angeboten flexibel auf die Preisgestaltung einwirken. Je Artikel oder Dienstleistung hinterlegen Sie, ob die Preise später noch bearbeitet werden können oder nicht.

Mit unterschiedlichen Preislisten haben Sie die Möglichkeit je nach Kunde, Land oder Zeitraum unterschiedliche Preise vorzugeben. Beim Schreiben des Angebots werden die passenden Preise automatisch ausgewählt. Dadurch verhindern Sie teure Irrtümer bei den Angebotspreisen.

In der Angebotserstellung ist projectfacts so flexibel wie Sie. Rabatte oder Skonti lassen sich ganz einfach berechnen und ins Angebot integrieren. Bieten Sie Ihren Kunden auch optionale oder alternative Positionen an und lassen Sie ihm die Wahl über den genauen Projektumfang.

projectfacts bringt Standardvorlagen mit, die Sie selbst anpassen. Die Texte tauschen Sie über Textbausteine bequem direkt in der Software. Für das Layout kommt JasperReports zum Einsatz, eine kostenlose Software, die Sie grundsätzlich selbst bedienen können.

Fairerweise gesagt: Kunden mit einem speziellen Layout lassen das in der Praxis meist von uns umsetzen. Selbst machen ginge, ist aber nicht der übliche Weg.

Preislisten und Artikelstamm übernehmen Sie per Excel-Import. Der Weg zurück funktioniert über den Export genauso.

Loslegen können Sie ab etwa einer Stunde. Kommt ein komplexes Layout oder ein großer Artikelstamm dazu, werden mehrere Tage daraus. Diese beiden Punkte bestimmen die Spanne, sonst nichts.

Die Einrichtung läuft gemeinsam. Ihr Berater zeigt Ihnen die Wege und fragt, was Sie selbst übernehmen möchten. Für alles, was wir übernehmen sollen, bekommen Sie ein Angebot. Sie entscheiden also, wie viel Sie auslagern. Die Konditionen stehen bei den Preisen.