Kapazitätsplanung- Wie Sie Ihre Ressourcen optimal einsetzen

1. Juni 2017

„Wer ist wann verfügbar?“

Um diese Frage kommen Sie in Ihrem Unternehmen nicht herum. Die optimale Planung Ihrer Ressourcen ist für den Erfolg Ihrer Projekte unablässig. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie Fristen einhalten, Ihre Mitarbeiter nicht überbucht sind und Sie neue Aufträge an Land ziehen können.

Aus diesem Grund dreht es sich beim Thema Ressourcenplanung in der Regel immer um dieselben Fragen: Kann ich das Projekt rechtzeitig abwickeln? Stehen mir die passenden Mitarbeiter für die Aufgaben zur Verfügung? Kann ich Termine schieben oder bin ich gebunden? Und schließlich, wie ausgelastet sind meine Mitarbeiter?
Fragen die sich zunächst relativ einfach anhören. Dennoch ist die richtige Ressourcenplanung bei vielen Unternehmen eine große Baustelle. Oftmals verlassen sich Entscheidungsträger auf Ihr Gefühl, oder wenn eine Planung stattfindet, dann muss die altbekannte Excelliste herhalten.

Die Ideallösung ist aber auch diese nicht. Denn für eine funktionierende Verplanung Ihrer Ressourcen gibt es viele wichtige Randinformationen, die mit zu beachten sind. Welche Arbeitszeiten haben die einzelnen Mitarbeiter? Befinden sich Mitarbeiter im Urlaub und fehlen krankheitsbedingt? Zu wie viel Prozent ist der Mitarbeiter bereits verplant? Um solche Fragen zu beantworten, muss ein passendes Tool eingesetzt werden.

Ressourcenplanung, ja – Aber wie?

Entscheidet man sich für den wichtigen Schritt, seine Ressourcen so gut wie möglich zu verplanen, dann stellt sich bereits zu Beginn die Frage, wie Sie Ihre Ressourcenplanung aufbauen möchten. Denn wie bei vielem, gibt es auch hier unterschiedliche Wege. Dabei kommt es immer darauf an, auf welche Fragen Sie Ihre Antworten erhalten möchten.
So stellt sich zum Beispiel die Frage, ob Sie lediglich einen groben Überblick über die Auslastung Ihrer Mitarbeiter benötigen, oder ob Ihre Planung viel kleinteiliger und detaillierter sein muss? Die Ressourcenplanung sollte sich demnach an Ihren Arbeitsprozessen orientieren.
Für das Tool zur Ressourcenplanung bedeutet dies daher wiederum, flexible Einstellungsmöglichkeiten und unterschiedliche Ansichten bieten zu müssen.
Diese Flexibilität versucht die neue Kapazitätsplanung in projectfacts zu bieten. Langfristige, grobe Planung aber auch kurzfristige, detaillierte Einstellungen. Im Folgenden gehen wir näher auf die erste Version der Kapazitätsplanung in projectfacts ein.

Warum Kapazität und was ist eine Kapazität?

Während der Begriff „Ressource“ allgegenwärtig ist, wird in projectfacts hingegen der Begriff „Kapazität“ verwendet. Warum? Und wo liegt die Unterscheidung?

Während der Mitarbeiter eine Ressource darstellt, ist die Kapazität in projectfacts nicht auf einen Mitarbeiter beschränkt. Gleichzeitig kann ein Mitarbeiter mehrere Kapazitäten haben. Wie Sie die Kapazitäten einsetzen und wie viele Sie davon nutzen, ist letztendlich Ihnen überlassen.
Die Kapazität ist eine zunächst vom Projekt losgelöste, übergeordnete Einheit. Dabei kann die Kapazität unter anderem ein Zeitbudget, einen Start- und Endpunkt und zugeordnete Mitarbeiter haben. Anschließend geht es an die tatsächliche Einplanung.

Kapazitätsplanung – Mehrere Nutzungsmöglichkeiten

Welche Nutzungsmöglichkeiten stehen Ihnen nun mit der neuen Kapazitätsplanung zur Verfügung? Die erste Version der Kapazitätsplanung bietet eine übersichtliche Einplanung der Mitarbeiter unabhängig der Projekte. Aus diesem Grund stehen Ihnen unterschiedliche Nutzungsmöglichkeiten zur Verfügung, die Ihrer Unternehmenssituation angepasst ist:

Eine Kapazität entspricht einem Projekt:

  • In diesem Fall ist die Kapazität nahezu deckungsgleich mit dem Projekt. Während Sie im Projekt Ihre Strukturplanung vornehmen, verplanen Sie in der Kapazität Ihre Mitarbeiter. Folglich sind die Mitarbeiter in mehreren Kapazitäten, da Sie auch in mehreren Projekten sein können.

Eine Kapazität pro Mitarbeiter:

  • Jeder Mitarbeiter hat eine Kapazität. Die Kapazität symbolisiert somit die gesamte Auslastung eines Mitarbeiters über seine gesamten Tätigkeiten.

Eine Kapazität pro Team oder Aufgabenbereich:

  • Eine Kapazität könnte zum Beispiel auch die Auslastung eines Entwicklungsteams symbolisieren. Somit können Sie in der Kapazität die Auslastung aller dem Team zugeordneten Mitarbeiter einsehen.

Letztendlich ist die Nutzung komplett individuell und auch nicht auf ein Szenario festgelegt. So oder so können Sie sich immer einen Überblick über bestimmte Mitarbeiter oder Teams machen.

Auch die Pflege der Kapazitäten ist frei nutzbar. So kann der Projektleiter oder Abteilungsleiter die Einteilung vornehmen, oder auch der Mitarbeiter für sich selbst.

Dadurch, dass die Kapazitäten unabhängig von Projekten existieren, können Sie diese zum Beispiel auch bereits beim Erstellen von Angeboten oder Vorabplanungen nutzen.

Eine Einteilung kann dabei sowohl grob auf Monatssicht, als auch mit Fokus auf den jeweiligen Tag mit Stundenbetrachtung vollzogen werden.
Je nach Arbeitsprozess in Ihrem Unternehmen kommen so unterschiedliche Ergebnisse zum Tragen:

  • Für eine Unternehmensberatung, deren Berater lange bei Kunden eingebunden sind, bietet die Kapazitätsplanung eine schnelle Informationswiedergabe über die Verfügbarkeiten auf lange Sicht.
  • Für ein IT-Unternehmen mit dynamischer Softwareentwicklung bietet die kleinteilige Abbildungsmöglichkeit tagesaktuelle Informationen über die Verfügbarkeit und Auslastung der einzelnen Entwickler.

Funktionsüberblick

Im Folgenden finden Sie noch einen Überblick über den Funktionsumfang der ersten Version der Kapazitätsplanung in projectfacts. Im Projektmodul können folgende drei Untermenüs eingestellt werden:

Kapazitäten

  • Hier können Kapazitäten angelegt und gepflegt werden
  • Darüber hinaus bietet diese Kachel einen Überblick über alle Kapazitäten, auf die Sie einen Zugriff haben
  • Jede Kapazität verfügt über einen eigenen Detailmanager, über dem die Kapazität bearbeitet werden kann
  • Die Bearbeitung umfasst zum Einen die Stammdaten der Kapazitäten und zum Anderen die tatsächliche Einteilung der Mitarbeiter im Einsatzplan

Meine Kapazitäten

  • Diese Kachel bietet Ihnen einen Überblick über alle Kapazitäten, zu denen Sie zugeordnet sind

Kapazitätsanalyse

  • Grafischer Überblick in Form einer Kalenderansicht über alle Kapazitäten
  • Hierüber lässt sich die Auslastung erkennen und mögliche Konflikte einsehen

Jetzt kann es losgehen. Nutzen Sie die Kapazitäten um Ihre Ressourcen optimal einzuteilen. Sie haben noch Fragen zur Einstellung und zur Funktionsweise, dann melden Sie sich einfach bei uns.

Beitragsbild: © Polina Rytova – unsplash.com (2019)