Verpflegungsmehraufwand richtig beantragen

12. Oktober 2016

Verpflegungsmehraufwand richtig beantragen

Im Rahmen von Geschäftsreisen können für einen Mitarbeiter eine Reihe von Kosten entstehen. Neben Anreise- oder Übernachtungskosten muss der Reisende auch für seine Verpflegung aufkommen. Da die Verpflegungskosten unterwegs erheblich teurer sein können, kann der Mitarbeiter diesen Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Vorrausetzung für die Beantragung von Verpflegungsmehraufwendungen sind berufliche Aufenthalte von Mitarbeitern außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte.

Hierfür werden Pauschalbeträge vorgegeben, welche sich je nach Aufenthaltsort und Aufenthaltsdauer unterscheiden können. Aus diesem Grund spricht man in diesem Zusammenhang auch häufig von Verpflegungspauschalen. Die wichtigsten Fragen zu diesem Thema werden im Folgenden kurz erläutert.

Wie unterscheiden sich die Verpflegungspauschalen?

Grundsätzlich gilt, dass niemals die tatsächlich entstandenen Kosten abgerechnet werden. Hingegen wird durch die Beantragung von Pauschalen versucht, die Mehraufwände auszugleichen. Als erstes Unterscheidungskriterium dient daher die Aufenthaltsdauer, welche durch zwei Pauschalen dargestellt wird.

  • Pauschale für An- und Abreisetage und für Tage an denen man mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden außer Haus war.
  • Pauschale für ganztägige Abwesenheiten (24 Stunden-Pauschale)

In Deutschland können für die erste Pauschale 12,- EURO und für die zweite Pauschale 24,- EURO beantragt werden. Für jedes Land gelten unterschiedliche Pauschalbeträge, welche sich an den Lebenshaltungskosten in diesen Ländern orientieren. Stellenweise existieren auch innerhalb eines Landes verschiedene Pauschalbeträge. So unterscheiden sich in Frankreich die Beträge in Paris zum Beispiel von denen im restlichen Land.

Zusätzlich zu den beiden genannten Pauschalen existiert eine Übernachtungspauschale. Diese Pauschale kann anstatt der tatsächlichen Hotelübernachtungskosten herangezogen werden. Da die Pauschale in Deutschland jedoch nur 20, – EURO beträgt, rechnet sich dies in den wenigsten Fällen. In anderen Ländern kann die Pauschale jedoch auch attraktiver sein.

Jedes Jahr wird eine aktualisierte Liste der Pauschalbeträge pro Land herausgegeben. Einen guten Überblick über die aktuellen Beträge erhält man hier.

Welche Einschränkungen kann es bei den Verpflegungspauschalen geben?

Beide Pauschalen errechnen sich aus Mehraufwände für Frühstück, Mittagessen und Abendessen. Nur wenn für alle drei Mahlzeiten der Mehraufwand beantragt wird, kann die Pauschale in voller Höhe ausgezahlt werden.

Muss der Mitarbeiter für eine Mahlzeit keinen Mehraufwand zahlen, dann kommt es zu einem prozentualen Abzug der gesamten Pauschale. Passieren kann dies zum Beispiel, wenn das Frühstück im Hotel eingenommen wird und dieses vom Arbeitgeber bezahlt wird.

Die prozentualen Abzüge unterscheiden sich je nach Mahlzeit folgendermaßen:

  • Frühstück: -20%
  • Mittagessen: -40%
  • Abendessen: -40%

Wichtig ist jedoch, dass diese Abzüge immer von der 24 Stunden Pauschale abgezogen werden, auch wenn nur die erste Pauschale herangezogen wird.

Beispiele für die Beantragung von Verpflegungspauschalen

Im Folgenden werden 3 Beispiele aufgeführt, welche die Beantragung der Verpflegungspauschale nochmals verdeutlichen:

Beispiel 1: Der Mitarbeiter fährt morgens zum Kunden und hält dort eine mehrstündige Präsentation. Anschließend tritt der Mitarbeiter seinen Heimweg an und kommt abends wieder nach Hause.

Für die Beantragung der Verpflegungspauschale muss der Mitarbeiter die erste Pauschale heranziehen. Er war mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden unterwegs. Eine Mahlzeit wurde ihm nicht gestellt. Aus diesem Grund kann er den vollen Pauschalbetrag von 12,- EURO geltend machen.

Beispiel 2: Der Mitarbeiter begibt sich abends auf eine mehrtägige Geschäftsreise und übernachtet im Hotel. Am nächsten Tag frühstückt der Mitarbeiter im Hotel und ist den gesamten Tag beim Kunden. Am darauffolgenden Tag checkt der Mitarbeiter aus und fährt nach Hause. Er hat kein Frühstück mehr gebucht.

Für den ersten Tag muss der Mitarbeiter die erste Pauschale heranziehen, da es sich um den Anreisetag handelt. Hier kann der Mitarbeiter den gesamten Betrag von 12,- EURO geltend machen, auch wenn die Anreise weniger als 8 Stunden dauert. Für den zweiten Tag muss der Mitarbeiter die zweite Pauschale heranziehen, da es sich um eine ganztägige Abwesenheit handelt. Der Mitarbeiter kann jedoch nicht den gesamten Betrag von 24,- EURO geltend machen, da er im Hotel frühstückt und dies vom Arbeitgeber bezahlt wird. Von den 24,- EURO werden somit 20% abgezogen. Das ergibt 19,20 EUR. Am dritten Tag fährt der Mitarbeiter nach Hause, hat aber kein Frühstück mehr gebucht. Er kann die erste Pauschale in vollem Umfang (also 12, – EURO) heranziehen, auch wenn die Abreise weniger als 8 Stunden beträgt.

Insgesamt ergibt sich ein Betrag von 43,20 EURO

Beispiel 3: Der Mitarbeiter fährt abends zu einem Termin und übernachtet anschließend im Hotel. Am nächsten Tag frühstückt der Mitarbeiter im Hotel, ist den gesamten Tag beim Kunden und kommt am gleichen Tag wieder nach Hause.

Für den ersten Tag muss der Mitarbeiter die erste Pauschale heranziehen, da es sich um den Anreisetag handelt. Hier kann der Mitarbeiter den gesamten Betrag von 12,- EURO geltend machen. Auch am zweiten Tag muss der Mitarbeiter die erste Pauschale heranziehen, da er weniger als 24 Stunden unterwegs. Da er zusätzlich im Hotel frühstückt und dies vom Arbeitgeber bezahlt wird, kann er jedoch nicht den gesamten Betrag von 12,- EURO geltend machen, sondern nur 7,20 EUR. Diese ergeben sich durch den 20% Abzug aus der 24 Stunden Pauschale.

Insgesamt ergibt sich ein Betrag von 19,20 EURO.

Beitragsbild: © Emma Louise Comerford – unsplash.com (2019)