Das Projekt Magazin hat projectfacts getestet!

30. Oktober 2013
projectfacts
5 POINT AG startet den Unternehmensblog
2. Juni 2014

Das Projekt Magazin hat projectfacts getestet!

projectfacts – die Unternehmenszentrale

Mittelständische Unternehmen, die Ihre Aufträge vor allem in Projektform abwickeln, benötigen eine Software, deren Funktionsumfang nicht nur die Projektabwicklung abdeckt. Im Sinne einer „Unternehmenszentrale“ sollte sie z.B. auch Funktionen für das Kundenmanagement (CRM), die Personalverwaltung oder die Faktura bieten. Für genau diesen Einsatzbereich ist das webbasierte Tool projectfacts aus dem Hause der 5 POINT AG konzipiert. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen und beschreibt die wichtigsten Funktionen.

Mittelständische Unternehmen, die professionelle Dienstleistungen im B2B-Umfeld erbringen, wickeln Ihre Aufträge meist ausschließlich in Form von Projekten ab, die geplant und gesteuert werden müssen. Um den Überblick über Projektangebote, Kundentermine und Projektabwicklung zu behalten, benötigen sie eine Softwarelösung, deren Funktionsumfang über den der reinen Projektmanagement-Funktionen hinausgeht. Für genau diesen Einsatzbereich ist das webbasierte Tool projectfacts aus dem Hause der 5 POINT AG konzipiert. Im Sinne einer „Unternehmenszentrale“ bietet die modular aufgebaute Software zahlreiche Funktionen, die vom Kundenmanagement (CRM) über die Personalverwaltung und das Dokumentenmanagement bis hin zum Projektmanagement und dem Finanzmodul für die Faktura reichen. Mit der PostAuto Schweiz AG, der UC Point AG und der Saint-Gobain Building Distribution Deutschland GmbH setzen kleinere ebenso wie größere Unternehmen auf die Software.

Module und Kacheln strukturieren die Oberfläche

Dem Anwender präsentiert sich projectfacts als übersichtlich gestaltete Software im Browser. Nach dem Login sieht er am oberen Rand des Fensters eine Reihe von Links, mit denen er die einzelnen Arbeitsbereiche des Programms, Module genannt, ansteuern kann. Welche Module für ihn sichtbar sind, hängt von seiner Rolle und den damit verbundenen Berechtigungen ab. Für Teammitglieder reichen eventuell die Module „Home“, „Zeiterfassung“ und „Offene Punkte“ aus, während Projektleiter auch Zugriff auf „Projekte“, „Berichte“ und das Kundenmanagement „CRM“ benötigen.

Ein Klick auf einen der Modul-Links führt zur Einstiegsseite des jeweiligen Moduls. Dort erwarten den Anwender jeweils Informations-Kacheln, die nach dem Prinzip von Windows 8 gleichzeitig als Informationsquelle und als Schaltfläche zum Aufruf der Programmfunktionen dienen (Bild 1). Die Kachel für den Projektüberblick zeigt z.B., für wie viele Projekte der Anwender als Bearbeiter zuständig ist und wie sich die Projekte auf die verschiedenen Projektstatus verteilen. Ein Klick auf die Kachel öffnet die vollständige Projektliste.

Module und Kacheln
Bild 1: Ein Klick auf die jeweilige Kachel führt zu den Detailfunktionen. Die einzelnen Module der Software finden sich übersichtlich in der Navigationsleiste am oberen Rand.

Im Bereich „Filter und Einstellungen“ kann der Anwender individuell anpassen, welche der Informationen angezeigt werden sollen. Häufig benötigte Ansichten lassen sich als individuelle Favoriten kennzeichnen und sind dann jederzeit mit zwei Klicks erreichbar. Die einheitliche Struktur der Kacheln, die meist eine Vorschau auf die dahinter liegenden Daten liefern, sowie die Flexibilität bei der Auswahl der angezeigten Daten, lassen die Oberfläche aufgeräumt und intuitiv bedienbar erscheinen.

Kundenmanagement und Projekt-Angebote

projectfacts unterstützt die Arbeit bereits ab dem ersten Kundenkontakt, lange vor dem Projektstart: Im Modul „Customer Relationship Management“ (CRM) für das Kundenmanagement, werden die Kundendaten erfasst. Auf der Einstiegsseite des Moduls finden sich Kacheln für Unternehmen, Ansprechpartner beim Kunden, Lieferanten und für Vertriebschancen. Neben Stammdaten, wie Adressen und Telefonnummern, kann der Anwender in projectfacts auch Kundengespräche dokumentieren, so dass alle Beteiligten jederzeit informiert sind, was mit einem Geschäftspartner bereits besprochen wurde. Statistische Auswertungen helfen dabei, Kunden einzuschätzen und passende Vertriebsmaßnahmen zu ergreifen, etwa nach der Analyse offener Angebote der letzten Monate oder anhand einer ABC-Analyse nach Umsätzen im Vorjahr. Ein Kampagnenmanagement, mit dem sich im CRM Akquisitionsmaßnahmen planen und auswerten lassen, rundet die Funktionalität ab. Damit bietet projectfacts gute Funktionen, um potenzielle Projektpartner frühzeitig und professionell ansprechen zu können.

Die Angebotsfunktion im Modul „Finanzen“ hilft dabei, standardisierte Angebote – auch anhand von Angebotsvorlagen – zu erstellen. Neben Sachpositionen, wie beispielsweise Lizenzen, können Projektleistungen zum Festpreis, nach Aufwand oder pro Zeiteinheit angeboten werden. Diese Werte lassen sich derzeit allerdings noch nicht direkt aus einer bereits vorhandenen Projektplanung übernehmen. Nimmt der Kunde das Angebot an, erstellt projectfacts eine entsprechende Auftragsbestätigung, legt das Projekt an und hilft später dabei, Rechnungen zu erstellen sowie die Fälligkeit der Forderungen im Blick zu behalten.

Das Finanzen-Modul umfasst eine Buchungsfunktion, mit der Finanztransaktionen zu Controlling-Zwecken erfasst werden können. Auch wenn diese Funktion durchaus ausreichend ist, um dem Anspruch einer Unternehmenszentrale für die Projektabwicklung gerecht zu werden: Einen Ersatz für die Finanzbuchhaltung kann und will projectfacts nicht bieten. Stattdessen besteht die Möglichkeit, die Finanzbuchhaltung – sei es die eigene oder die des Steuerberaters – einzubinden.

Projektplanung und Projektsteuerung

Vor der Rechnungsstellung kommt zunächst die Leistungserbringung – und damit das Projekt. Es wird im Modul „Projekte“ geplant und gesteuert. Die Einstiegsseite des Moduls zeigt die Gesamtprojekt-Übersicht. Durch einen Klick auf eines der Projekte erscheint die Detailansicht zur Bearbeitung des Projekts. Diese ist wiederum durch Karteireiter in mehrere Teilbereiche untergliedert. Auf dem Reiter „Zeitplan“ findet sich beispielsweise der Balkenplan, der Auskunft über die Termine des Projekts gibt (Bild 2). Mit einem Klick auf einen der Vorgänge im Terminplan werden dessen Detailinformationen am linken Bildschirmrand angezeigt.

Projektplanung und Projektsteuerung
Bild 2: Der Projektplan wird mit Soll- und Ist-Werten als Gantt-Diagramm dargestellt.

Damit Projektleistungen korrekt abgerechnet werden können, müssen Aufwände erfasst werden. projectfacts behält neben den geplanten und den tatsächlich aufgelaufenen Aufwänden auch das Budget im Blick. So kann leicht überprüft werden, ob die aktuelle Prognose aus den angefallenen und den noch zu erwartenden Aufwänden im ursprünglichen Plan liegt und der Auftrag damit noch so profitabel ist, wie zu Beginn erhofft.

projectfacts summiert dabei die Aufwände über die Projektstruktur auf: Der Aufwand eines Sammelvorgangs entspricht der Aufwandssumme aller Teilvorgänge. Projektplaner können diese Werte allerdings auch einfach überschreiben. Das erlaubt deutlich mehr Freiheit in der Planung. Falls der eingegebene Betrag jedoch kleiner als die rechnerische Summe ist, kennzeichnet die Software den Wert in einem deutlichen Rot.

Beim Ressourcenmanagement hilft die Einsatzplanungsfunktion: Sie zeigt alle Aktivitäten an, die einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen wurden und gibt so Auskunft darüber, an welchen Aufgaben derzeit gearbeitet wird. Die „Dynamische Ressourcen Planung“ (DRP) verdeutlicht dagegen die Kapazitätssituation. projectfacts stellt die für Projekte verfügbare Arbeitszeit der Mitarbeiter den geplanten Projektaufwänden gegenüber und macht so eventuelle Überlastungen sichtbar (Bild 3). Auch hierbei wird der Anspruch der Software deutlich, nicht nur eine Projektmanagement-Software zu sein, sondern die Anforderungen des gesamten Unternehmens im Blick zu haben.

Neben Arbeitszeitkonten verwaltet projectfacts im Modul „HR“ auch detaillierte Mitarbeiterstammdaten und unterstützt dabei, Urlaubsanträge und Urlaubskonten im Griff zu behalten.

Mitarbeiterstammdaten
Bild 3: Ob das Team groß genug für die anstehenden Projekte ist, zeigt die Kapazitätsansicht.

In Dienstleistungsprojekten ist die Zeiterfassung besonders wichtig. Sie dient nicht nur zusammen mit den geschätzten Restaufwänden als Mittel zur Fortschrittserfassung, sondern ist zugleich die Grundlage für die Abrechnung – sofern das Projekt nicht über einen Festpreis abgerechnet wird. Der Bedeutung entsprechend erweist sich das Modul „Zeiterfassung“ in projectfacts als äußerst vielseitig.

Nachdem der Buchungstag und die entsprechende Aktivität ausgewählt wurden, können die geleisteten Projektstunden mit ergänzenden Kommentaren erfasst werden. Bereits zu diesem Zeitpunkt lässt sich angeben, ob die erbrachte Projektarbeit abgerechnet werden kann. Weil Zeiterfassung oft eine ungeliebte Aufgabe ist, erleichtert das Programm dem Anwender diese Arbeit so weit wie möglich, indem es Buchungsvorlagen sowie eine Liste der zuletzt getätigten Buchungen zur Verfügung stellt, aus denen sich leicht neue Buchungen erzeugen lassen. Falls gewünscht, können auch Anfangs- und Endzeiten erfasst werden, z.B. weil ein Kunde den genauen Nachweis fordert. Für Anwender, die ohnehin am Computer arbeiten, wie z.B. Programmierer, bietet eine Stoppuhrfunktion eine gute Möglichkeit, diese Angaben mit wenig Aufwand zu erfassen.

Für das Personalmanagement vergleicht projectfacts die gebuchten Zeiten optional auch mit den Anwesenheitszeiten, die entweder direkt in der Software eingegeben oder von Hardware-Terminals importiert werden können. Insgesamt liefert das Programm so eine leistungsfähige Unterstützung sowohl für die Projektzeiterfassung als auch für die Arbeitszeitverwaltung.

Viel Zusammenarbeit rund um das Projekt

Vom Projektangebot über die Projektplanung und -steuerung bis zur Abrechnung – der Schwerpunkt von projectfacts liegt, wie der Name schon sagt, auf Projekten. Der Hersteller 5POINT positioniert die Software allerdings nicht als reines Projektmanagement-Tool, sondern auch als „Unternehmenszentrale“. Für die damit verbundenen Aufgaben gibt es nicht nur administrative Funktionen für das Finanz- und Personalmanagement sondern auch eine Reihe hilfreicher Werkzeuge, die sich im Alltag in und um Projekte nutzen lassen. Dazu gehören ein Wiki, das Diskussionsforum und die Umfragefunktion. Die integrierte Dateiablage im Modul „Dateien“ speichert Dateien auf dem Server, so dass sie allen Anwendern versioniert zur Verfügung stehen – ohne dass dafür ein zentrales Netzlaufwerk benötigt würde. Die Web-Anbindung an den projectfacts-Server reicht aus. Um im Arbeitsalltag nicht ständig Dateien zur Bearbeitung herunter und anschließend wieder hochladen zu müssen, lassen sich die Dateiordner per WebDAV oder mittels eines Plug-Ins in das Dateisystem des eigenen Rechners einbinden.

Nicht für alle Aufgaben lohnt es sich, gleich einen neuen Vorgang im Projekt anzulegen. Das Aufgabenmanagement in projectfacts dient zur Organisation und Koordination von solchen Kleinaufgaben, wie sie ständig in und außerhalb von Projekten anfallen (Bild 4). Im Modul „Offene Punkte“ führt projectfacts alle Aufgaben eines Benutzers unabhängig vom Projekt auf, während alle mit einem bestimmten Projekt zusammenhängenden Aufgaben unter Offene Punkte im Modul „Projekte“ angezeigt werden. Neben der Möglichkeit, Aufgaben mit Fälligkeitsterminen sowie ergänzenden Informationen zu versehen und sie Teammitgliedern zuzuweisen, kann das Aufgabenmanagement auch Besprechungsprotokolle ersetzen: Zu diesem Zweck werden Aufgabenlisten erstellt, in die alle offenen Punkte einer Besprechung eingetragen werden. Solche Aufgabenlisten kann projectfacts einem Verteilerkreis zur Verfügung stellen; die entsprechenden Teammitglieder bekommen dann automatische Benachrichtigungen. Da ein offener Punkt außer einer Aufgabe auch eine Notiz, ein Ziel oder eine Idee sein kann, lässt sich so ein intelligentes Protokoll erstellen, das den Erledigungsstand der verteilten Aufgaben widerspiegelt und gleichzeitig Informationen und Beschlüsse enthält.

Viel Zusammenarbeit rund um das Projekt
Bild 4: Offene Punkte verwaltet projectfacts mit einem gesonderten Aufgabenmanagement, das sowohl projektbezogene als auch allgemeine Aufgaben im Blick behält.

Dass sich Aufgaben mit Projekten oder Arbeitspaketen verknüpfen lassen, entspricht einem Grundgedanken der Software. Nahezu alle Planungsobjekte können miteinander in Beziehung gesetzt werden. Auf diese Weise werden Dokumente mit Aufgaben, Angebote mit Kontakten oder Aufgaben mit Angeboten verknüpft. Was kompliziert klingt, sorgt in der Anwendung dafür, dass die entsprechenden Informationen jeweils in dem Zusammenhang zu finden sind, in den sie gehören. Die Anwender können beispielsweise ins allgemeine Forums-Modul springen, um einen Beitrag zu suchen. Die Diskussion taucht aber auch direkt beim zugehörigen Projekt auf.

Systemvoraussetzungen

Anwender benötigen für den Zugriff auf projectfacts einen aktuellen Browser mit JavaScript. Wenn online gespeicherte Dokumente ohne ständigen Upload direkt bearbeitet werden sollen, ist zusätzlich ein Java-Applet mit einer entsprechenden Java-VM erforderlich. Alternativ kann WebDAV zum Einsatz kommen.

Serverseitig lassen sich die unterschiedlichsten Betriebssysteme nutzen, sofern diese es erlauben, einen Apache-Webserver mit Tomcat-Anwendungsserver sowie MySQL als Datenbank zu installieren. Gerade für kleinere Unternehmen und für den Einstieg dürften allerdings die Hosting-Angebote interessant sein. Eigene Server sind hier nicht erforderlich, stattdessen erhält der Kunde wahlweise Zugang zum Software-as-a-Service-Angebot oder zu einem exklusiv nutzbaren Server, der ihm vom Anbieter bereitgestellt wird.