Ablaufplan

Definition

Zweck des Ablaufplans ist, die vorab angedachten einzelnen Schritte eines Projekts zu dokumentieren. Innerhalb des Projektmanagements werden Hauptaufgaben definiert, die wiederum in einzelne Arbeitsschritte zerlegt werden. Der Ablaufplan hat dabei keine fest vorgeschrieben Form. Dennoch haben sich in der Praxis einige Darstellungsformen als hilfreich erwiesen und im Laufe der Zeit etabliert. Dazu gehört insbesondere das Gantt-Diagramm (manchmal auch vereinfachend als Balken-Diagramm bezeichnet) und der Netzplan.

Erstellung eines Ablaufplans

Bei der Erstellung eines Ablaufplans steht die Frage im Vordergrund, welche Schritte für einen erfolgreichen Projektabschluss zu bewältigen sind. Anstelle einer simplen Liste werden in einem Ablaufplan üblicherweise Teilprojekte, Arbeitspakete und Meilensteine sachlich, zeitlich und logisch miteinander verknüpft. Daher werden im Ablaufplan auch die wechselseitigen Beziehungen und Abhängigkeiten einzelner Arbeitspakete und/oder Teilprojekte dokumentiert.

Ein Ablaufplan kann auch in anderen Bereichen eingesetzt werden, bspw. im Vertrieb und zur Entscheidungsfindung.

Ziele des Ablaufplans

Häufig ist es so, dass bestimmte Arbeitspakete in einem bestimmten sachlogischen Verhältnis zueinander stehen. Zum Beispiel können Wände nicht verputzt werden, bevor sie gemauert wurden. Das Dach kann erst fertiggestellt werden, wenn die Ziegel bestellt und geliefert wurden. Solche logischen und zeitlichen Abhängigkeiten zwischen einzelnen Arbeitsschritten lassen sich in einem Ablaufplan festhalten.

Des Weiteren müssen innerhalb von Projekten häufig Entscheidungen getroffen werden. Möglicherweise entschließt sich die Hausherrin kurzfristig dazu, eine zusätzliche Wand im 1. OG einzuziehen oder Wasseranschlüsse zu verlegen. Solche Entscheidungssituationen können mit einem Ablaufplan ebenfalls abgebildet werden.

Entscheidungen führen wiederum dazu, dass sich der Ablaufplan in verschiedene Teilbäume aufgabelt, die unterschiedlich verlaufen können. Dadurch können Ablaufpläne schnell recht komplex werden. Umso wichtiger ist eine adäquate Projektmanagement-Lösung, welche die Komplexität für den Nutzer herunterbricht.