Belege prüfen & freigeben – Der richtige Workflow

Belegprüfung einfach automatisiert über projectfacts abwickeln

In vielen Unternehmen müssen Belege, bevor Sie einem Kunden oder anderen Betroffenen zugesandt werden können, geprüft werden. Mit der projectfacts Version 5.15 gibt es die Möglichkeit, einen Workflow für diese Prüfungen einzurichten.
Verschiedene Ausgestaltungen sind möglich. So lässt sich einrichten, ob eine Prüfung zwingend erforderlich ist, bevor der Beleg wie gewohnt validiert werden kann. Als Prüfer hinzugefügt werden können einzelne Benutzer oder Benutzergruppen.

Die Dokumentation der Prüfung erfolgt direkt am Beleg, so dass notwendige Informationen jederzeit direkt verfügbar sind. Einmal vorkonfiguriert, liegt der Prüfungsworkflow an den entsprechenden Belegvorlagen und kann ohne weitere Einrichtung produktiv genutzt werden.

So könnte ein Szenario bspw. folgendermaßen aussehen:

Angebote müssen durch den zuständigen Sales-Verantwortlichen abgesegnet werden, bevor Sie zum Kunden geschickt werden können. Je nach Auftragsvolumen können Prüfungen angelegt werden, bevor die Angebote validiert und versandt werden können:

• Bis 5.000€ netto Angebotsvolumen kann der Sales Mitarbeiter frei validieren und versenden
• Bis 10.000€ Auftragsvolumen ist eine Prüfung einer leitenden Position nötig
• Ab 100.000€ Auftragsvolumen ist eine Prüfung durch beide Geschäftsführer nötig, bevor validiert und versendet werden kann.

Durch die hinterlegten Prüfungsworkflows erhalten die Verantwortlichen je nach Auftragssumme automatisch Benachrichtigungen, wenn Ihre Freigabe erforderlich ist. So lässt sich die notwendige Kommunikation reduzieren, und alle Freigabevorgänge sind dokumentiert. Auch die Informationen, was zu prüfen ist, liegt direkt am Dokument. Wird der Beleg dann nach Prüfung durch den Verantwortlichen freigegeben, kann der Mitarbeiter diesen validieren und wie gewohnt dem Kunden zukommen lassen.

Auch weitere Szenarien sind denkbar: So kann eine Prüfung zum Beispiel nur dann erforderlich sein, wenn Belege für einen bestimmten Kunden angelegt werden, oder wenn ein bestimmter Mitarbeiter Ihres Unternehmens einen Beleg erstellt.

Bei Rückfragen zur Einrichtung der Prüfungsworkflows stehen Ihnen die projectfacts Berater gerne zur Seite.