Erweiterte Möglichkeiten zur Kosten- und Leistungsrechnung

Allgemeines zur Kosten- und Leistungsrechnung

Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist Teil des internen Rechnungswesens und betrachtet Kosten und Leistungen, die der innerbetrieblichen Wertschöpfungskette entspringen. Die KLR ist im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung nicht verpflichtend und weniger stark reglementiert.

Zweck der Kosten- und Leistungsrechnung

Mit der KLR sollen Kosten im Unternehmen identifiziert und ihrem Verursacher zugeordnet werden. Sie dient daher vor allem einem Controlling-Zweck. Innerbetriebliche Prozesse lassen sich damit auf ihre Wirtschaftlichkeit hin prüfen und optimieren.

Elemente der Kosten- und Leistungsrechnung

Die KLR unterscheidet drei wesentliche Ordnungskriterien:

• Kostenarten teilen die Kosten in verschiedene Kategorien ein (z. B. Material, Personal).
• Kostenstellen bezeichnen die Bereiche bzw. Abteilungen, in denen die Kosten entstanden sind (z. B. Produktion, Service, Marketing).
• Kostenträger sind die im Unternehmen erzeugten Produkte bzw. Leistungen, denen die Kosten zugeordnet werden (z. B. Herstellung, Installation, Wartung).

Basierend auf diesen Elementen durchläuft die KLR drei Stufen der Kostenkalkulation:

1. Kostenartenrechnung: Welche Kosten sind angefallen? Im ersten Schritt werden die Kosten zunächst identifiziert und einer Kostenart zugeordnet. Dabei lassen sich unterschiedliche Einteilungen anwenden, z. B. nach Produktionsfaktoren (Material, Personal) oder nach betrieblicher Funktion (Beschaffung, Herstellung, Vertrieb). Kosten, die sich direkt einem Kostenträger zuordnen lassen (sog. Einzelkosten) werden anschließend in die Kostenträgerrechnung übernommen. Nicht direkt zuordenbare Kosten (sog. Gemeinkosten) werden zuvor in der Kostenstellenrechnung separat betrachtet.
2. Kostenstellenrechnung: Wo sind die Kosten angefallen? Gemeinkosten werden gemäß einem unternehmensinternen Schlüssel auf Kostenstellen verteilt. Typischerweise handelt es sich dabei um die Abteilungen im Unternehmen (z. B. Produktion, Service, Marketing). Dabei unterscheidet man zwischen Haupt- und Hilfskostenstellen. Hauptkostenstellen sind solche, die unmittelbar an der Leistungserstellung beteiligt sind. Hilfskostenstellen dagegen erbringen Vorleistungen für andere Kostenstellen.
3. Kostenträgerrechnung: Wofür sind die Kosten angefallen? Im letzten Schritt werden die gesammelten Einzel- und Gemeinkosten den Kostenträgern zugeordnet. Dabei handelt es sich um die Leistungen, die das Unternehmen erbringt. Zwei unterschiedliche Berechnungsverfahren können dabei zur Anwendung kommen: Bei der Kostenträgerstückrechnung werden die Kosten pro Mengeneinheit, also die Stückkosten des Produkts berechnet. Die Kostenträgerzeitrechnung hingegen betrachtet die gesamten Kosten innerhalb einer bestimmten Zeitperiode. Diese Kosten lassen sich den Erlösen gegenüberstellen und daraus der Betriebserfolg ermitteln.

Aus der resultierenden Kostenverteilung lassen sich Rückschlüsse über die Effizienz der Leistungserbringung ziehen, Einsparpotenziale entdecken oder die Rentabilität von Produkten beurteilen.

Erweiterte Kostenzuordnung in projectfacts

In projectfacts gibt es vier Arten von Elementen, die positive oder negative monetäre Zusammenhänge widerspiegeln können: Finanzpositionen, Zeiten, Kostenelemente und Buchungen. Alle diese Elemente wurden so erweitert, dass sie eine flexible und regelbasierte Zuordnung von Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger ermöglichen.

Informationen zur KLR lassen sich nun, wenn gewünscht, direkt bei der Erstellung eines solchen Elements einsehen bzw. ändern – entsprechende Rechte vorausgesetzt. Soweit möglich, werden die Zuordnungen automatisch vorbefüllt. Dafür greift das System in einer festen Reihenfolge auf verschiedene Informationsquellen zurück, die sich individuell pro Elementtyp konfigurieren lassen.

Als Beispiel betrachten wir folgende Einstellung für Kostenelemente:

• Kostenart: 1. Ausgabetyp
• Kostenträger: 1. Projekt
• Kostenstelle: 1. Mitarbeiter, 2. Kunde

Die Kostenart richtet sich hierbei nach der Art der Ausgabe (Materialkosten, Reisekosten etc.). Als Kostenträger ist das Kundenprojekt definiert. Die Kostenstelle wiederum richtet sich zunächst nach dem Mitarbeiter. Ist für den Mitarbeiter keine feste Kostenstelle vorgesehen, betrachtet das System als nächstes den Kunden.

Der neue regelbasierte Mechanismus vereinfacht die KLR für Unternehmen deutlich. Kosten lassen sich damit präziser und mit geringem Aufwand zuordnen. Die Erweiterung bietet zudem verbesserte Analysemöglichkeiten. In verschiedenen Listen, wie z. B. den Projektzeiten, lassen sich nun Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger als aktive Spalten anzeigen und danach filtern. So lassen sich Kostentreiber oder besonders rentable Produkte einfach identifizieren.

Beitragsbild: © Ibrahim Boran – unsplash.com (2021)