Was ist Sales Force Automation?
Vertriebsmitarbeiter verbringen oft die Hälfte ihrer Arbeitszeit damit, unternehmensinterne Koordinationsaufgaben abzuarbeiten. Folglich können sie auch nur noch 50 Prozent der Zeit ihrer eigentlichen Hauptaufgabe widmen, nämlich sich um die Kunden zu kümmern.
Gerade im Key Account Management ist dieses Verhältnis äußerst ungünstig, weil Key Accounter primär für die Kundenbetreuung eingestellt werden. Als Sprachrohr zwischen Unternehmen und Key Accounts nehmen sie im CRM eine wichtige Schnittstellenposition ein und sollten daher permanent am Puls der Kunden sein.
Auffällig ist, dass die unternehmensinterne Administration häufig aus Routineabläufen und kleinteiligen Standardaufgaben besteht. Sie sind nicht schwierig und dauern für sich genommen auch nicht lange, aber in Summe ergeben sie doch einen Berg an Arbeit. Das sprichwörtliche Kleinvieh macht bekanntlich auch Mist.
Abbildung 1: Häufige Problematik im Vertrieb
Stellen Sie sich nun eine Software vor, die genau diese lästigen Aufgaben für Vertriebsmitarbeiter und Key Accounter übernimmt. An dieser Stelle setzt die Sales Force Automation (auch Sales Automation oder SFA) an. Der Kerngedanke ist folgender:
Richtig eingesetzt kann Ihnen Sales Force Automation dabei helfen, Ihre Mitarbeiter zu entlasten und ihre Aufgaben besser zu priorisieren. Key Accounter können sich folglich auf das konzentrieren, was für Ihr Unternehmen am gewinnbringendsten ist: Kunden betreuen.
Abbildung 2: Sales Force Automation als Lösungsansatz
Welche Vorteile bietet Sales Force Automation für Unternehmen?
Befragungen aus den USA zeigen: Effizienzgewinn ist der von Unternehmen am häufigsten genannte Grund für die Einführung von Sales Force Automation. Durch die Auslagerung von Support-Aufgaben an eine intelligente Software steigt der Anteil umsatzrelevanter Tätigkeiten an der Gesamtarbeitszeit.
Abbildung 3: Motivation zur Einführung eines SFA-Systems
Für 44 Prozent der befragten Unternehmen spielt der verbesserte Kundenkontakt die ausschlaggebende Rolle bei der Einführung. Auch Kosten lassen sich durch Sales Force Automation reduzieren. Vergleichen Sie beispielsweise den Stundensatz eines Key Accounters mit den Kosten, die eine Software bei der Erledigung der gleichen Aufgaben verursacht, wird die Einsparung deutlich.
Natürlich ist Geschwindigkeit nicht alles. Die Qualität der Vertriebsaktivitäten entscheidet letztlich über Erfolg oder Misserfolg der Verkaufsbemühungen. Deshalb muss eine Softwarelösung zur Sales Force Automation für ihre Anwender einen echten Mehrwert bieten.
Dieser Mehrwert zeigt sich im CRM auf verschiedenen Ebenen:
Abbildung 4: Vorteile eines SFA-Systems
Verkäuferinnen und Verkäufer profitieren beispielsweise von kürzeren Verkaufszyklen, weil viele zeitraubende Routineaufgaben durch die Automatisierung wegfallen. Die eingesparte Zeit können sie wiederum effektiver in die Entwicklung ihrer Vertriebschancen investieren.
Sales Manager freuen sich über eine allgemein höhere Effizienz im Vertrieb und den engmaschigen Kontakt mit Kunden. Durch die automatische Dokumentation von Vertriebsaktivitäten und ihren Ergebnissen lassen sich jederzeit präzise Reports erstellen.
Die Geschäftsleitung verzeichnet durch den höheren Automatisierungsgrad einen schnelleren Cash Flow, größeren Markterfolg und eine höhere Profitabilität.
Tatsächlich belegen wissenschaftliche Untersuchungen, dass mit Sales Force Automation eine messbare Steigerung bei verschiedenen KPIs im CRM erzielt werden kann (vgl. z. B. Moutot/Bascul 2008):
Wie können wir mit projectfacts von Sales Force Automation profitieren?
Als Nutzerin bzw. Nutzer von projectfacts befinden Sie sich in einer hervorragenden Ausgangsposition, um von den vielen Vorteilen der Sales Force Automation zu profitieren. Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Beispiele, die Sie sofort umsetzen können (sofern Sie sie nicht bereits ausgiebig nutzen).
Die folgenden Prozessschritte werden im Vertrieb oft durchlaufen. Viele Aufgaben darin sind wiederkehrend und helfen Ihnen nicht unmittelbar dabei, Umsatz zu generieren. Dennoch sind sie wichtig, um den Überblick zu behalten, Kontakte zu pflegen und Vertriebsaktivitäten zu managen.
Abbildung 5: Typische Prozessschritte im Vertrieb
Aus Platzgründen können wir Ihnen hier nur einige ausgewählte Features präsentieren. Darüber hinaus bietet Ihnen die projectfacts Softwarelösung viele weitere Möglichkeiten, um Ihren Vertrieb zu unterstützen und zu automatisieren. Sprechen Sie uns gerne an, wir finden eine passende Lösung für Sie.
Kontaktverwaltung
Mit dem Kontaktmanager behalten Sie immer den Überblick über Ihre Key Accounts. Alle Informationen zu Ihren Kontakten werden automatisch gesammelt und auf einer virtuellen Visitenkarte übersichtlich dargestellt. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Visitenkarte bietet projectfacts aber eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten, Ihre Kontakte zu verwalten:
- Erkennen Sie Verbindungen zwischen Kontakten und springen Sie zur übergeordneten Organisation.
- Nehmen Sie direkt Kontakt zu Ihrem Account auf – per Mail, Telefon oder Brief.
- Hinterlegen Sie bevorzugte Kontaktarten und Briefanreden.
- Lassen Sie sich alle mit dem Kontakt verknüpften Angebote, Aufträge, Rechnungen etc. anzeigen.
- Erstellen Sie neue Vertriebschancen oder Belege.
- …
Abbildung 6: Kontaktverwaltung in projectfacts
Entwicklung von Vertriebschancen
Ihre Kunden durchlaufen vom Erstkontakt bis zum Kaufvertrag einen typischen Prozess. Dieser wird Sales Funnel oder Vertriebstrichter genannt. In projectfacts haben Sie die Möglichkeit, je nach Angebotsart mehrere dieser Trichter individuell zu konfigurieren.
Für Ihre Mitarbeiter sind Vertriebschancen ein hervorragendes Tool, um Verkaufsaktivitäten zu strukturieren. In einer Vertriebschance werden alle Aktivitäten gebündelt und dokumentiert. Alle Angebote, die im Laufe des Vertriebsprozesses erstellt werden, lassen sich einsehen und wiederverwenden. Pro Kontakt können auch mehrere parallele Vertriebschancen angelegt werden. Dadurch genießen Sie ein Maximum an Übersichtlichkeit mit einem Minimum an Aufwand.
Abbildung 7: Vertriebschancen in projectfacts
Management von Vertriebsaktivitäten
Der Vertriebsalltag ist stressig. Eine gute Organisation ist bei der Bewältigung der Aufgaben die halbe Miete. projectfacts macht Ihnen das Leben so einfach wie möglich, indem es Sie bei der Planung von Aktivitäten unterstützt und Sie bedarfsorientiert daran erinnert.
Mit Kampagnen können Sie kinderleicht Vertriebsaktivitäten für eine definierte Gruppe von Kontakten durchführen. Aufgaben lassen sich an Mitarbeiter verteilen und der Fortschritt bei der Abarbeitung wird erfasst und angezeigt. Falls Sie mal etwas aus dem Auge verlieren, erinnert Sie projectfacts durch Wiedervorlagen automatisch daran. Auf diese Weise werden alle Aufgaben zeitnah und zuverlässig erledigt – ohne Bandwurm-Mails oder Ad-hoc-Meetings.
Abbildung 8: Kampagnen in projectfacts
Analyse und Reporting
Über die Berichtsfunktion in projectfacts können Sie sich eine Vielzahl individueller Reports selbst zusammenstellen und exportieren. Auch die graphische Darstellungsform lässt sich mit einem Klick anpassen. Über die Analyse der Vertriebschancen erhalten Sie beispielsweise schnell einen Überblick über Ihre Auftragslage. Sie sehen vor kurzem beauftragte Projekte und solche, die sich gerade in der Pipeline befinden. Damit behalten Sie immer den Überblick, wo im Prozess sich Ihre Kunden gerade befinden. Sie erkennen potenzielle Umsatzengpässe oder Auftragsspitzen im Voraus und können rechtzeitig reagieren.
Abbildung 9: CRM-Reporting in projectfacts
Über die Kundenanalyse sehen Sie, welche Kunden aktuell die größte Mitarbeiterauslastung verursachen. Die verbuchten Projektzeiten können Sie wiederum mit dem Ranking ihrer Kunden (A-, B-, C-Kunden) und den zugehörigen Deckungsbeiträgen abgleichen. Dadurch lassen sich unprofitable Projekte auf einen Blick ausmachen.
Weitere Tipps und Tricks zur Sales Force Automation mit projectfacts
Neben den bereits vorgestellten Hauptfunktionen bietet projectfacts eine Reihe zusätzlicher Möglichkeiten, die Effizienz Ihrer Vertriebsarbeit zu steigern:
- Automatisches Erstellen von Belegen (Angebot, Auftrag, Rechnung etc.)
Im Rahmen des Vertriebsprozesses werden eine ganze Reihe von Belegen generiert. Viele kleine und mittlere Unternehmen erstellen diese Dokumente händisch. Das kostet viel Zeit und ist fehleranfällig. Mit projectfacts können Sie die Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und weiteren Belegen einfacher gestalten. Soll beispielsweise ein Standardangebot erstellt werden, lässt sich dieses mit einem Klick erzeugen. Angebotspositionen, Mengen und Preise lassen sich ebenso leicht anpassen. Adressen, Textbausteine, Layout und Formatierung werden automatisch übernommen.
- Mailvorlagen, Textbausteine und automatische Mailantworten
Definieren Sie beliebige Standard-Mailvorlagen. Damit sind Sie perfekt für die verschiedensten Anfragen gewappnet und müssen keine unnötige Zeit mehr beim Formulieren der immergleichen Inhalte vergeuden. Auch einzelne Textbausteine lassen sich individuell miteinander kombinieren. Durch automatische Mailantworten lässt sich der Prozess sogar komplett automatisieren. Ihre Kunden erhalten sofort Feedback und Sie brauchen sich um nichts mehr zu kümmern.
- Telefonschnittstelle mit Schnellwahl und Anrufererkennung
Indem Kontakte einheitlich im System angelegt werden, sind Sie nie wieder auf der Suche nach der passenden E-Mail oder einer Visitenkarte. Stattdessen können Sie den gewünschten Kontakt mit einem einfachen Mausklick anrufen. Meldet sich umgekehrt der Kontakt bei Ihnen, wird die Telefonnummer automatisch erkannt. Sie wissen genau, um wen es sich handelt, noch bevor sich Ihr Gegenüber namentlich meldet. Darüber hinaus sind alle letzten Interaktionen mit dem Kontakt ersichtlich. Sie erhalten auch zusätzliche Informationen, z. B. ob es sich um einen A-, B- oder C-Kunden handelt.
- Dynamische Word-Vorlagen mit Anschreiben- und Adressblockgenerierung
Wenn Sie bereits Word-Vorlagen für bestimmte Dokumenttypen haben, lassen sich diese in projectfacts integrieren. Adressdaten können automatisch in die Vorlage übernommen werden. Auch individuelle Anschreiben lassen sich dynamisch erzeugen und erscheinen in Ihrem Corporate Design. Händisches Kopieren oder Layouten gehört damit der Vergangenheit an. Angebote können beispielsweise um personalisierte Anhänge erweitert werden, die sich nahtlos in das Gesamtdokument einfügen.
projectfacts bietet Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten, Ihre Vertriebsprozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten. In diesem Beitrag haben wir Ihnen einen kleinen Einblick in diese Möglichkeiten gegeben. Sprechen Sie uns gerne direkt an, wenn Sie weitere Fragen oder Anregungen haben.
Ihr projectfacts-Team
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