Aktuell befinden sich viele Arbeitnehmer im Home Office. Häufig kommt es dadurch zu Schwierigkeiten bei der Kommunikation mit den Kollegen. Unternehmen stehen dann vor der Herausforderung diesen Herausforderungen zu begegnen und eine bestmögliche Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu gewährleisten. Hierfür gibt es viele verschiedene Programme und Anwendungen, die die Zusammenarbeit im Team ermöglichen und verbessern.
Das ERP-System projectfacts für KMUs bietet seinen Nutzern, viele der üblichen Funktionen in einem System. projectfacts ist mehr als nur Projektmanagement, Zeiterfassung oder ein Ticketsystem, es bietet auch effiziente Tools, mit denen die Mitarbeiter schnell und einfach kommunizieren können und Aufgaben kooperativ abarbeiten können. Welche Funktionen es gibt und welche Vorteile diese in projectfacts haben, erfahren Sie in diesem Beitrag.
„Wie kann ich mich mit meinen Kollegen auch im Home Office schnell austauschen?“
Unsere Lösung: Teamchat
Der Teamchat von projectfacts funktioniert wie viel bekannte Anwendungen, hier können Chats mit Kollegen oder auch Gruppen erstellt werden. Sie können diesen für einen schnellen Austausch, für Klärungen von Fragen oder auch sonstige Konversationen nutzen. Der Chat ist direkt im System integriert wodurch keine zusätzliche Anwendung gestartet werden muss. Durch die Integration kann Ihnen der Chat bei entsprechender Berechtigung auch Informationen über den Anwesenheitsstatus eines Kollegen geben. So können Sie schon vor der Nachricht sehen, ob ein Kollege im Büro, im Homeoffice oder außer Haus ist.
Das praktischste durch die Integrierung ist es, dass Sie und Ihre Kollegen sich über den Chat einfach über Aufgaben, Projekte, Kunden und vieles mehr austauschen können. Somit müssen Sie bei Fragen an Kollegen nicht erklären um welchen Beleg es sich handelt, sondern direkt weiterleiten. Dies macht die Arbeit um einiges effizienter.
„Wie kann ich meine Aufgaben und die meines Teams verwalten, ohne den Überblick zu verlieren?“
Erste Lösung: Offene Punkte für Aufgabenverteilung
Um Aufgaben im Team zu verteilen, gibt es unter anderem das Tool „Offene Punkte“. Hier kann der Mitarbeiter sich selbst, aber auch für seine Kollegen To-Dos anlegen. Darüber hinaus können bei den Aufgaben relevante Informationen wie Priorität, Status, Fälligkeit oder auch eine Beschreibung hinzugefügt werden. Dadurch können Sie verhindern, dass Aufgabe vergessen werden und erleichtern Ihren Mitarbeitern offene Themen nach Priorität abzuarbeiten. Offene Punkte können Sie in projectfacts auch mit Projekten oder einzelnen Arbeitspaketen verknüpft und in der Projektübersicht angezeigt werden.
Zweite Lösung: Boards
Die Boards von projectfacts machen das agile arbeiten möglich. Hier können Sie mit Ihrem Team ein gemeinsames Board nutzen, um Aufgaben zu erstellen, zu verteilen und abzuarbeiten. Auch eigenen Individuellen Boards können sich Mitarbeiter einrichten. Dieses können sie automatisch mit Aufgaben befüllen lassen. Profitieren Sie von den übrigen Funktionen von pf und sammeln Sie so bspw. automatisch Ihre Tickets, offene Punkte und Projekte auf einem einzigen Board oder separat, ganz wie Sie Ihre Aufgaben bearbeiten wollen.
Neben dem bekannte Scrum- und Kanban-Board, bietet projecfacts Ihnen weitere Individualisierungsmöglichkeiten durch die Konfiguration eines eigenen Boards. Die Drag & Drop Funktion macht die Bedienung und Verteilung der Aufgaben schnell und einfach. Dank der Boards behalten Sie immer den Überblick über Ihre Aufgaben und denen Ihres Teams.
„Wie bleibe ich auch im Home Office auf den neusten Stand?“
Die Lösung: Internes Forum
Zum Austausch von wichtigen Informationen über Kunden oder Unternehmensinterne Themen, ist das Forum geeignet. Beiträge können dabei mit den jeweiligen mit Kunden oder Projekten verknüpft werden. Somit haben Ihre Mitarbeiter nicht nur schnellen Zugriff auf Informationen bzgl. der Diskussion, sondern können auch in einem Kontakt sehen, wenn zu diesem ein Austausch vorliegt. Sie haben auch die Möglichkeit über das Forum einen eigenen Newskanal zu pflegen. Beiträge, die hier erstellt werden, sind für Mitarbeiter auf der Home Seite unter News sichtbar. So können Sie Informationen und Erfolge hervorheben und die Kollegen auf den neusten Stand bringen. Im internen Forum können Sie zudem auch Umfragen unter Ihren Mitarbeitern starten, um z.B. einen gemeinsamen Termin für Firmenevents zu finden.
„Wie kann ich meine Termine mit Kollegen im Home Office abstimmen?“
Die Lösung: Teamkalender
Der Teamkalender dient nicht nur dazu, die eigenen Termine zu verwalten, sondern gibt auch Überblick darüber, wann welcher Kollege verplant ist. Auch bei der Arbeit mit dem Kalender profitieren Sie von den vielfältigen Funktionen von projectfacts. So können Sie nicht nur Kollegen als Teilnehmer zu einem Termin hinzufügen, sondern auch Kontakte aus Ihrem CRM.
Aufgrund der dort hinterlegten Kontaktdaten, können Sie zudem eine Termineinladung per Mail versenden. Auch Verknüpfungen zwischen einem Termin und einem Projekt oder Ticket ist möglich. So finden Sie alle wichtigen Informationen die Sie für Ihre Termine brauchen mit wenigen Klicks.
„Wie kann ich im Home Office auf wichtige Informationen zugreifen?“
Die Lösung: Internes Wiki
Das interne Wiki ist die Wissensdatenbank Ihres Unternehmens, hier können Sie alle wichtigen Informationen abspeichern, damit Ihre Mitarbeiter Zugriff auf diese Daten bekommen. Jeder kann zu wichtigen Informationen oder Prozessen einen Wiki Beitrag erstellen und so das Wissen mit allen Kollegen, spezifischen Gruppen oder Einzelpersonen teilen. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die Informationen hat, die diese benötigen. Der große Vorteil dieser Funktion ist es, dass Sie hier von den internen Verknüpfungen profitieren, denn Sie können bspw. Kunden mit der dazugehörigen Wiki-Seite verknüpfen.
„Wie kann ich im Home Office auf wichtige Dateien zugreifen?“
Die Lösung: Dateimanagement
Das Modul Dateien ist ein Ablageort für wichtige Dateien, die von überall und jederzeit zugänglich sind. Sie verwalten nicht nur gemeinsam mit Ihrem Team wichtige Dateien, sondern können durch die webbasierte Software von überall darauf zugreifen. Die Dateien können dabei nicht nur über Verzeichnisse verwaltet werden, sondern direkt an Elemente im System geknüpft werden. Wichtige Verträge können bspw. direkt bei einem Kunden oder Kontakt hinterlegt werden. Informationen, die für die Durchführung eines Projekts notwendig sind, können Sie mit einem Projekt, oder direkt mit dem entsprechenden Arbeitspaket verknüpfen, bei denen diese gebraucht werden. Für das mobile Hochladen von Dokumenten, gibt es die pfScan App, damit Sie auch von unterwegs wichtige Unterlagen hochladen können. Durch das Berechtigungssystem von projectfacts können Sie dabei den Zugriff auf Dateien zusätzlich steuern.
„Wie kann ich im Home Office schnelle Absprachen über Kundenanfragen führen?“
Die Lösung: Ticketsystem
Wie bei Ticketsystemen üblich, können Sie diese nutzen um Kundenanfragen zu bearbeiten und gleichzeitig mit Mitarbeitern über die Aufgaben zu kommunizieren und sich zu koordinieren. Nutzen Sie die internen Vorgänge, um sich mit den Kollegen zum Ticketthema abzustimmen. Diese sind für den Kunden selbst standardmäßig nicht sichtbar und ermöglichen so eine nachvollziehbaren und Austausch der Kollegen direkt im betreffenden Ticket.
Für die Bearbeitung interner Aufgaben bietet sich zudem die Funktion der internen Tickets an. Diese können genutzt werden, um Arbeiten zu steuern, die nicht auf Kundenanfragen beruhen. Hierbei profitieren Sie von einem schnellen Austausch bei Anfragen und internen Prozessen, ohne dabei eine Kundenanfrage zu vergessen.
