Splitzeitbuchungen

Limitierte Abrechnungspositionen

In Dienstleistungsverträgen werden häufig Zeitkontingente vereinbart, die unterschiedlich verrechnet werden. Beispiele hierfür sind:

1. Sie erhalten zwei Stunden Support gratis, alles darüber wird mit 150 € pro Stunde abgerechnet.
2. Einen Tag Workshop führen wir zum ermäßigten Satz von 800 € durch, den zweiten für 1200 €.
3. Haben Sie diesen Monat bereits an Schulungen im Umfang von mindestens vier Stunden teilgenommen, erhalten Sie technische Serviceleistungen zum halben Preis.

Diese und viele weitere Szenarien sind typische Anwendungsfälle für Splitzeitbuchungen in projectfacts. Das System sorgt dafür, dass die Zeiten, die Ihre Mitarbeiter buchen, immer in das richtige Kontingent fallen.

Automatisches Splitten von Zeiten

Betrachten wir Beispiel 1 von oben: Bucht Mitarbeiterin Barbara eine Zeit von zwei Stunden und Kollegin Denise eine weitere Zeit von einer Stunde, ist kein Split der Zeiten nötig. Die zeitlich früher gebuchten zwei Stunden von Barbara erhält der Kunde gratis. Die zusätzliche Stunde von Denise wird mit 150 Euro in Rechnung gestellt.

Anders verhält es sich, wenn Barbara nicht zwei, sondern drei Stunden gebucht hat. In dem Fall muss die Buchung anteilig verrechnet werden, und zwar zwei Stunden gratis und eine Stunde mit dem Satz von 150 Euro.

Dabei kommen die Splitbuchungen zum Tragen. Das System behält im Blick, wie viel Restkapazität die relevanten Zeitkontingente haben. Führt eine Zeitbuchung zu einer Überschreitung des Kontingents, wird sie automatisch so gesplittet, dass der eine Teil der Buchung das Kontingent füllt und der zweite Teil in den nächsten „Verrechnungstopf“ fällt.

Mehrfacher und dynamischer Split

Dieser Split ist auch mehrfach möglich, wenn eine Buchung beispielsweise zwei Kontingente überschreitet. In diesem Fall wird die ursprüngliche Zeit in drei Buchungen aufgeteilt, die alle unterschiedlich verrechnet werden können.

Das Splitting ist zudem dynamisch. Ändert sich das Kontingent aus Beispiel 1 von zwei auf zweieinhalb Stunden, passen sich auch die einzelnen Splitzeitbuchungen dahingehend an. Das heißt, der für den Kunden kostenfreie Anteil der Zeitbuchung steigt um 30 Minuten, wohingegen der kostenpflichtige Teil um 30 Minuten sinkt. Erhöht sich das Kontingent dagegen auf drei Stunden, werden die Splits automatisch wieder zur ursprünglich einzelnen Buchung zusammengeführt, da die Auftrennung dann nicht mehr nötig ist.

Nachträgliche Änderungen in der Zeitbuchung

Gesplittete Zeiten lassen sich nachträglich bearbeiten. Dabei gibt es immer eine „Master-Zeitbuchung“, deren Eintragungen immer Bestand haben, auch wenn sich der Split nachträglich ändert. Bearbeitet man dagegen eine der abgespalteten Zeitbuchungen, gelten diese nur solange, wie der Split erhalten bleibt. Ein Hinweis informiert Nutzer darüber.

Möchte man den aktuellen Split dauerhaft beibehalten, kann man diesen permanent machen. Dadurch wird die Zeitbuchung fest in zwei unterschiedliche Buchung aufgeteilt. Splitzeitbuchungen lassen sich auch dann nicht mehr bearbeiten, wenn sie bereits in Rechnung gestellt wurden.

Beitragsbild: © unsplash (2024)