Ihre intelligente Telefonschnittstelle

Informationen zu eingehenden Anrufen

Mit der intelligenten Telefonschnittstelle in projectfacts wissen Sie bereits, wer anruft, noch bevor Sie den Hörer abnehmen. Dazu werden im System vorhandene Kontakte automatisch nach der eingehenden Nummer durchsucht und direkt zugeordnet. So können Sie Ihre Kunden beim Anruf unmittelbar identifizieren. Zusätzliche Service-Hinweise zum Kontakt helfen Ihnen dabei, sich schnell einen Überblick zu verschaffen. Sie sehen z. B.:

die aktuelle Priorität des Kunden nach ABC-Analyse,
den zugehörigen Key Accounter,
Art und Umfang des Kundenauftrags,
und vieles mehr.

Aktionen bei eingehenden Anrufen

Zum Kontakt springen

Wenn Sie weitergehende Informationen wünschen, z. B. eine Historie Ihres Kommunikationsverlaufs mit dem Kunden, gelangen Sie mit einem Klick in den zugehörigen Kontakt. Dort können Sie alle Vorgänge in Zusammenhang mit dem Kunden chronologisch geordnet nachvollziehen. Welche Vorgänge angezeigt werden, richtet sich ganz nach Ihren Wünschen. Auch Service-Hinweise zum Kunden sehen Sie hier ein.

Neuen Kontakt anlegen

Falls die eingehende Telefonnummer noch nicht im System gespeichert ist, können Sie direkt einen neuen Kontakt erstellen und ihn einer bestehenden Organisation hinzufügen oder eine neue anlegen. So bleibt Ihre CRM-Datenbank immer aktuell und Sie verlieren auch neue Interessenten nicht aus dem Blick. Eine wertvolle Hilfe für Vertrieb und After Sales gleichermaßen.

Zeit buchen

Bei einem Helpdesk oder im Support allgemein wird oft aufwandsabhängig nach der investierten Zeit verrechnet. projectfacts macht Ihnen dabei das Leben so einfach wie möglich: Ihre Arbeitszeit können Sie per Knopfdruck erfassen und direkt dem Kontakt zuordnen. Das geht schnell und die anschließende Abrechnung läuft automatisch.

CRM-Vorgang dokumentieren

Gerade für Ihre Vertriebsarbeit ist wichtig, Vorgänge zu Interessenten und Kunden sauber zu dokumentieren. projectfacts gibt Ihnen dafür ein einfaches und flexibles Mittel an die Hand: CRM-Vorgänge. Möchten Sie sich beispielsweise einen Rückruf vormerken? Kein Problem. Legen Sie einfach ein Nachhaken-Element an und tragen Sie den gewünschten Termin ein. Wenn es so weit ist, benachrichtigt Sie das System automatisch.

Ticket erstellen

Hat Ihr Kunde ein bestimmtes Problem oder Anliegen? Mit einem Klick legen Sie dafür ein Ticket an und können es auf Wunsch einem Kanal und einem Bearbeiter zuweisen. So lässt sich Ihre Support-Arbeit schnell und effizient strukturieren. Statt gelber Zettel, die von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern, ist alles Wichtige digital dokumentiert. So kann Ihr Team das Ticket direkt bearbeiten und anschließend dem Kunden Rückmeldung geben. Stellt sich die Anfrage als aufwendiger heraus, lässt sich das Ticket jederzeit in ein eigenes Projekt überführen und umfangreich planen.

Termin & Online Kalender mit projectfacts

Termine erstellen

Nicht selten dient ein Telefonanruf einfach der Terminvereinbarung. Praktisch, wenn Sie wie in projectfacts direkt einen Online-Kalender an der Hand haben. Mit einem Klick erstellen Sie einen neuen Termin und können Ihn auf Wunsch direkt intern oder extern weiterleiten. Auch praktisch: Der Kontakt des Anrufs wird automatisch dem Termin zugeordnet.

Anruf-Eskalation einbinden

Im Support oder an Ihrem Helpdesk arbeiten oft mehrere Mitarbeiter parallel, d. h. auch das Telefon klingelt an vielen Stellen. Dafür bietet projectfacts mit der Telefonschnittstelle ein Management, mit dem sich mehrere Eskalationsstufen in der Telefonanlage abbilden lassen.

Nimmt ein Mitarbeiter den Anruf entgegen, wird er bei allen anderen beteiligten Mitarbeitern als „übernommen“ angezeigt. In der Anrufliste lässt sich nachvollziehen, wer in der letzten Eskalationsstufe beteiligt war und wer den Anruf entgegengenommen hat.

Telefonate dokumentieren

Persönliche Telefonate werden in der projectfacts Sidebar für sieben Tage angezeigt. Zusätzlich werden sie in der Anrufliste dokumentiert. Hier regeln wiederum individuelle Berechtigungen, welcher Mitarbeiter welchen Einblick in die Liste erhält.

Ist eine Telefon-App im Webbrowser eingebunden, können Sie dort hinterlegte Nummern direkt per Mausklick anrufen. Auch im Nachhinein lassen sich aus der Anrufliste heraus sämtliche Aktionen ausführen, die während eines eingehenden Anrufs möglich sind, d. h.:

Zu Kontakten springen bzw. Kontakte anlegen,
Zeiten buchen,
CRM-Vorgänge dokumentieren,
Tickets erzeugen und
Termine erstellen.

Natürlich können Sie die Anrufliste beliebig filtern und sortieren. So erhalten Sie schnell einen Überblick über alle Telefonate des Monats, Gespräche pro Mitarbeiter bzw. Kunde und vieles mehr. Außerdem lassen sich Telefonate jederzeit im zugehörigen Kontakt bzw. der Organisation nachvollziehen.

Ihre Telefonschnittstelle einrichten

Wenn Sie Interesse daran haben, die Telefonanlage Ihres Unternehmens in projectfacts zu integrieren, sprechen Sie gerne direkt unser Beratungsteam an.

Wenn Sie sich einen ersten Eindruck von der projectfacts-Software verschaffen möchten, melden Sie sich einfach auf der Homepage für einen kostenlosen Testaccount an.

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