Die Überstundenampel – Stundenkonten im Blick behalten

16. März 2021

Mit projectfacts Version 6.8 führen wir die Überstundenampel ein. Sie zeigt Ihnen auf intuitive Weise, wie stark Ihre Mitarbeiter ausgelastet sind. Definieren Sie pro Farbe individuelle Stundenkontingente für Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter. Eine wertvolle Ergänzung für Ihr Personalmanagement.

Überstunden im Blick behalten

Überstunden sind ein zentrales Thema bei der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter. Sie werden in Unternehmen sehr unterschiedlich gehandhabt. Bestimmte gesetzliche Regelungen gelten allerdings in Deutschland einheitlich:

Pro Woche dürfen Mitarbeiter nicht mehr als 48 Stunden arbeiten. Darüber hinaus anfallende Mehrarbeit muss binnen 24 Wochen kompensiert werden.
Pro Tag dürfen Mitarbeiter nicht mehr als 10 Stunden arbeiten.
Zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn muss eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen.
Von einigen Ausnahmen abgesehen, gilt am Sonntag ein Beschäftigungsverbot.

Mit einer geeigneten Zeiterfassungs-Software brauchen Sie sich über die Umsetzung dieser Regularien keine Gedanken mehr zu machen. Dank eines komfortablen Systems zum Check-in/Check-out, individuellen Bürozeiten und Pausenregeln sind Sie mit projectfacts bestens gerüstet.

Die Überstundenampel zur Planung nutzen

Neben der Einhaltung gesetzlicher und firmeninterner Standards ist es oft von Vorteil, die Überstundenlage Ihrer Mitarbeiter im Blick zu haben. Auf diese Weise können Sie schnell und intuitiv einschätzen, welche Abteilungen von Mehrarbeit besonders betroffen sind.

Diese Information hilft Ihnen bei der Personalplanung. Sie können damit Ihre finanziellen Kennzahlen (beispielsweise zu Cost Centern bzw. Profit Centern) direkt dem zeitlichen Arbeitsaufwand gegenüberstellen. So sehen Sie auf einen Blick, welche Umsätze wirklich profitabel sind und welche teuer erkauft wurden.

Auch bei der Projektarbeit ist die Zeit Ihrer Mitarbeiter äußerst wertvoll. Umso wichtiger ist es sicherzustellen, dass Überstunden – sofern nötig – in die richtigen Projekte fließen. Zu entscheiden, welches die „richtigen“ Projekte sind, ist allerdings nicht immer einfach.

Mit projectfacts können Sie Ihre Projektzeiten analysieren und beispielsweise nach Wichtigkeit des Kunden (A, B, C-Kunde) gewichten. Oder Sie orientieren sich an Deckungsbeiträgen Ihrer Projekte. Wie Sie auch vorgehen, mit der neuen projectfacts Überstundenampel sehen Sie auf einen Blick, ob die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter sinnvoll verteilt ist.

Die Überstundenampel in projectfacts aktivieren

Um das Ampelsystem zu nutzen, aktivieren Sie es in der Konfiguration bei „Benutzer & Rechte“ unter „Einstellungen“. Klappen Sie den Bereich „Mitarbeiter – Warnsystem“ auf. Hier können Sie nun das Zeitkonto Ampelsystem auf sichtbar schalten.

Konfiguration der Überstundenampel in projectfacts

Ampelphasen individuell konfigurieren

Nun können Sie für Ihre Mitarbeiter individuelle Ampelphasen je nach Stand Ihres Arbeitszeitkontos festlegen. Wechseln Sie dazu in das HR-Modul und wählen Sie eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter. In diesem Beispiel möchten wir die Überstundenampel für Pia Personal einrichten.

Unter „HR“ > „Vertragsdaten und Arbeitszeit“ können wir den bestehenden Eintrag für Pia Personal editieren. Das Zeitkonto Ampelsystem erscheint nun als zusätzliches Feld unter „Zeiterfassung / Überstunden“. In der Mitarbeiterliste können Sie das Ampelsystem auch für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einrichten. Wählen Sie dazu den Punkt „Zeitkonto Ampelsystem“ über die Mehrfachauswahl.

Hier können Sie die Schwellwerte festlegen, bei denen die Ampel ihre Farbe von grün zu gelb und von gelb zu rot ändern soll. In unserem Beispiel soll der gelbe Bereich bei 40 und der rote Bereich bei 80 Überstunden beginnen. Für Unterschreitungen der Arbeitszeit wählen wir die Grenzen analog, aber in unserem Fall jeweils halb so groß.

Ampelfarben festlegen in projectfacts

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit auch eine monatliche bzw. absolute Überstundengrenze zu definieren. Im Gegensatz zur Ampel, die nur ein visueller Indikator ist, greifen diese Grenzwerte scharf. Sie können folglich von Ihren Mitarbeitern nicht überschritten werden.

Den Stand des Stundenkontos mit der Überstundenampel im Blick behalten

Ihre Mitarbeiter können die Überstundenampel selbst einsehen und nutzen. Pia Personal kann so jederzeit im Überblick zum Zeiterfassungs-Modul zugreifen. Dort sieht sie den aktuellen Stand Ihres Arbeitszeitkontos. Auf diese Weise kann Pia Personal auf einen Blick einschätzen, ob sie weitere Überstunden aufbauen kann oder lieber abbauen sollte.

Übersicht Überstunden in projectfacts
Beitragsbild: © draconianimages – pixabay.com (2021)