Rechnungen automatisch erstellen und versenden

Mehr Automatisierung für Ihr Rechnungswesen

Gerade im Rechnungswesen fallen immer wieder die gleichen Aufgaben an: Rechnungen erstellen, prüfen und versenden. Zahlungseingänge kontrollieren und buchen. Mahnungen erstellen und versenden. Unser Ziel mit projectfacts ist, Ihnen in diesem Prozess so viel Arbeit wie möglich abzunehmen. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche und für das Rechnungswesen braucht es nicht mehr als einen gelegentlichen Kontrollblick.

Unsere Roadmap für mehr Automatisierung im Rechnungswesen sieht dabei wie folgt aus:

1. Rechnungen automatisch erstellen, validieren und versenden.
2. Zahlungseingänge per Schnittstelle importieren und Rechnungen automatisch als bezahlt markieren.
3. Mahnungen automatisch erzeugen und versenden.

Mit der Version 2023 von projectfacts haben wir Schritt eins bereits getan und können unseren Nutzern den automatischen Rechnungslauf in einer Beta-Version zur Verfügung stellen.

Automatischer Rechnungslauf [beta]

Die Steuerung des Rechnungslaufs erfolgt über den Auftrag. Dort lässt sich einstellen, welche Schritte die Rechnungen alles durchlaufen sollen: Sollen sie lediglich erzeugt, validiert oder auch versendet werden? Auch die bereits bekannte Aktion „Rechnung erstellen“ in der Aktionsbox eines Auftrags ermöglicht nun, den gewünschten Zielzustand der Rechnung zu wählen. Zudem können Sie den frühesten nächsten Rechnungslauf eintragen, zum Beispiel zu Beginn des Folgemonats.

Innerhalb des Rechnungslaufs können verschiedene Prüfungen automatisiert durchgeführt werden. So lassen sich Rechnungen aus einem Lauf ausnehmen, wenn sie Aufwandspositionen enthalten, oder der Lauf wird lediglich dann ausgeführt, wenn die Rechnung ausschließlich Zeitdauerpositionen beinhaltet wie z. B. ein Abo, Miete oder Lizenzen.

Um den aktuellen Status der Rechnungsläufe einsehen zu können, verfügt die Liste mit Auftragsbestätigungen über eine zusätzliche Spalte „Rechnungslauf“. Darüber können Sie schnell und einfach einsehen, in welchem Modus der Rechnungslauf aktuell arbeitet und ob sich die zuletzt erzeugte Rechnung im gewünschten Status befindet. Wird eine Prüfung nicht erfüllt, z. B. weil die Rechnung Aufwandspositionen enthält, weist eine gesonderte Statusmeldung den Nutzer darauf hin, dass die Rechnung manuell validiert bzw. versendet werden muss.

Um die Übersichtlichkeit zu verbessern, können Sie Ihre Auswahl auch über den Filter einschränken, sowohl zeitbezogen, als auch nach Status und Modus des Rechnungslaufs. Auf Wunsch können Sie einen Rechnungslauf auch jederzeit manuell ausführen. Über die Mehrfachauswahl funktioniert dies sogar für mehrere Aufträge gleichzeitig.

Einen Überblick zum Versandstatus Ihrer Rechnungen finden Sie in einer zusätzlichen Menükachel „Rechnungsversand“. Dort sehen Sie, wie viele Rechnungen Sie geschrieben haben und, ob bei bestimmten Rechnungen manuell nachbearbeitet werden muss.

Über die Konfiguration regeln Sie auf Wunsch einen Serientermin, zu dem die Rechnungsläufe im System automatisch gestartet werden, z. B. zum Anfang des Monats oder zum Ende der Woche.

Beitragsbild: © freepik (2023)