Seit einigen Jahren setzen viele Unternehmen vermehrt auf E-Rechnungen. Die Vorteile liegen auf der Hand:
Die beiden in Deutschland gängigen Formate für E-Rechnungen sind ZUGFeRD und XRechnung. Beide basieren auf der EU-Richtlinie 2014/55 und der DIN-Norm EN 16931.
Der Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (kurz ZUGFeRD) ist ein elektronisches Rechnungsformat, das vom namensgebenden Forum für die Bedürfnisse der Wirtschaft entwickelt wurde.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, da es sowohl aus einem für Menschen lesbaren PDF als auch einem maschinenlesbaren XML besteht. Die XML-Datei wird dabei in das PDF eingebettet und mitversendet.
Bei der XRechnung handelt es sich um ein auf XML basierendes Rechnungsformat. Es erfüllt die Anforderungen der deutschen Verwaltung. Im Gegensatz zu ZUGFeRD beinhaltet es nur eine XML-Datei.
XRechnungen werden hauptsächlich für öffentliche Auftraggeber genutzt und über eine zentrale Rechnungsplattform eingereicht. Die Plattform prüft eingehende Rechnung automatisch auf Fehler und meldet diese zurück.
Unterschiedliche Formate und Versionen stellen Unternehmen jedoch vor Herausforderungen, denn nicht jede E-Rechnung wird vom Kunden akzeptiert. Während das ZUGFeRD-Format häufig zwischen Unternehmen eingesetzt wird, erfolgt die Rechnungsabwicklung mit Behörden in der Regel per XRechnung. Hintergrund ist, dass öffentliche Auftraggeber ZUGFeRD-Rechnungen bis zu Version 2.1 nicht akzeptierten. Mittlerweile hat ZUGFeRD jedoch die spezifischen Anforderungen von XRechnung in einem eigenen Profil integriert (Version 2.1.1 oder höher).
Egal ob Ihre Kunden XRechnungen, das ZUGFeRD-Format oder herkömmliche Rechnungen bevorzugen, mit projectfacts sind Sie für alle Fälle gewappnet. Dazu bietet Ihnen das System drei verschiedene Ebenen der Einstellungen:
Durch die unterschiedlichen Einstellungsebenen genießen Sie maximale Freiheit bei der Wahl Ihrer Rechnungsformate.
Viele Dienstleistungsunternehmen versenden Rechnungen standardmäßig mit einem Tätigkeitsnachweis, einer Kostenaufstellung oder dem aktuellen Auftragsstatus. Dafür lassen sich in projectfacts automatische Anhänge definieren.
Sofern Sie keinen Standard für die E-Rechnung verwenden, können Sie diese Dokumente entweder der Mail anhängen oder sie mit der Rechnung in einer PDF-Datei zusammenfassen. Wenn Sie mit ZUGFeRD oder XRechnung fakturieren, werden die entsprechenden Dokumente auf Wunsch automatisch eingebettet.
Unser Beratungsteam unterstützt Sie gerne bei Fragen zu E-Rechnungen und den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung des Systems nach Ihren Wünschen. Wenn Sie projectfacts vorab testen möchten, erhalten Sie hier Zugang zu Ihrem kostenlosen Testaccount.
Beitragsbild: © Rawpixel – unsplash.com (2023)
