8 Tools für erfolgreiches Projektmonitoring

1. Fortschritt: Wie viel ist noch zu tun?

Der Projektfortschritt ist eine Prozentzahl, die angibt, welchen Anteil der Arbeit Sie in einem Projekt bereits erledigt haben. Er berechnet sich anhand der Angaben Ihres Projektteams. Abgeschlossene Aufgaben haben einen Fortschritt von 100%, noch nicht begonnene Arbeitspakete einen Fortschritt von 0%. Auch für Tätigkeiten, die gerade bearbeitet werden, lässt sich ein Fortschritt angeben, z. B. 50%.

Anhand des Fortschritts der einzelnen Arbeitspakete können Sie den Fortschritt Ihrer Teilprojekte und des Gesamtprojekts ableiten. Dazu addieren Sie einfach für jedes Teilprojekt den Fortschritt aller Arbeitspakete, die sich darin befinden, und teilen durch die Anzahl an Arbeitspaketen.

Besteht Ihr Projekt wiederum aus mehreren Teilprojekten, können Sie analog zum Vorgehen oben die Fortschritte der Teilprojekte addieren und durch die Anzahl Teilprojekte teilen. Um sinnvolle Rückschlüsse ziehen zu können, sollten Arbeitsprojekte und Teilprojekte jeweils ungefähr gleich groß sein, denn die Methode behandelt alle Arbeitspakete gleich und unterscheidet nicht zwischen kleinen und großen Aufgaben.

Bei der Berechnung hilft Ihnen ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel. Noch bequemer geht es mit einer Projektmanagement-Software wie projectfacts. Darin können Mitarbeiter direkt Ihren aktuellen Fortschritt eintragen, die Berechnung übernimmt das System automatisch für Sie.

Der Projektfortschritt ist vor allem dann aussagekräftig, wenn Sie ihn mit einer weiteren Kennzahl ins Verhältnis setzen, z. B. der bereits verstrichenen Zeit oder dem aufgebrauchten Budget. Dafür verwendet man den Fertigstellungswert bzw. Earned Value (EV):

2. Status: Wo hakt es?

Über Fortschritt und Status verschaffen Sie sich einen ersten Überblick darüber, wie es um Ihr Projekt bestellt ist. Beide Kennzahlen sind ebenso simpel wie aussagekräftig. Obwohl Sie miteinander verwandt sind, meinen sie zwei unterschiedliche Dinge. Während der Fortschritt eine Prozentzahl ist, ist der Status quasi ein Schlagwort, der den aktuellen Zustand einer Aufgabe angibt, z. B. „offen“, „in Wartestellung“ oder „abgeschlossen“.

Der Status liefert damit wertvolle Zusatzinformationen darüber, warum eine Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist. In Softwaretools für das Projektmonitoring lassen sich Status in der Regel frei wählen und zu Workflows kombinieren. Dabei können Mitarbeiter den aktuellen Status einer Aufgabe einsehen (z. B. „offen“) und ihn in einen vordefinierten nächsten Zustand versetzen (z. B. „in Arbeit“).

Status lassen sich zusätzlich mit einer Farbe belegen. Damit richten Sie eine Art Ampelsystem ein, mit das Sie die Arbeit überwachen können. Unregelmäßigkeiten wie fehlendes Material oder eine wartende Freigabe machen dann durch eine Signalfarbe auf sich aufmerksam.

Mit Tabellentools wie Excel lässt sich ein solches Ampelsystem umsetzen. Einfacher und pflegeleichter ist aber auch hier eine spezielle Softwarelösung wie projectfacts. Darin definieren Sie Projektstatus frei nach Ihren Wünschen und können bei großen Projekten gezielt nach den Status filtern, die für Sie relevant sind.

3. Meilensteintrendanalyse: Können wir Termin XY halten?

Meilensteine sind für den Projekterfolg besonders wichtig. Sie markieren für das Unternehmen wichtige Ereignisse bzw. Voraussetzungen für den weiteren Projektverlauf. Häufig haben Sie weitreichende Konsequenzen für das eigene Unternehmen und ggf. auch für weitere Projektpartner. Deshalb ist die Frage naheliegend, ob ein bestimmter Meilensteintermin voraussichtlich eingehalten werden kann.

Bei der Meilensteintrendanalyse (MTA) erzeugen Sie ein Raster, bei dem auf der vertikalen Achse die Meilensteintermine und auf der horizontalen Achse die Analysezeitpunkte abgetragen werden. Ganz links markieren Sie die Termine, zu denen die Meilensteine nach Ihrer Planung erreicht sein sollen. Für jeden neuen Analysezeitpunkt schätzen Sie auf Grundlage des aktuellen Projektfortschritts neu ab, wann die Meilensteine voraussichtlich erreicht werden.

Dadurch ergibt sich für jeden Meilenstein eine Verlaufslinie. Bleibt die Linie immer auf der gleichen Höhe, verläuft das Projekt wie geplant. Steigt die Linie an, bedeutet das, dass sich Ihre Meilensteine immer weiter in die Zukunft verschieben. Das Projekt ist also im Verzug. Springen die Termine abwechselnd nach oben und nach unten, liegt noch keine systematische Verzögerung vor, aber es ist auch ungewiss, ob der Termin gehalten werden kann.

4. Zeitliche Planabweichung: Wird das Projekt rechtzeitig fertig?

Ob ein Projekt rechtzeitig fertiggestellt wird, ist wohl eine der häufigsten Fragen im Projektmanagement. Viele Großprojekte zeigen, dass sich auch Profis bei dieser Frage schwertun. Damit Ihre Projekte nicht das gleiche Schicksal ereilt, stellen wir Ihnen im Folgenden zwei Kennzahlen vor, mit denen Sie Planabweichungen schnell erkennen und sogar vorhersehen können.

Eine Methode, um Zeitverzüge zu erkennen, greift auf die Budgetplanung zurück. Dabei wird der aktuelle Fertigstellungswert (engl. Earned Value bzw. EV) mit den Plankosten (engl. Planned costs bzw. PC) verglichen, die für die bereits erledigte Arbeit veranschlagt wurden. Die Planabweichung (engl. Schedule variance bzw. SV) wird wie folgt berechnet:

Sind die Plankosten größer als der Fertigstellungswert, deutet das darauf hin, dass das Projekt im Verzug ist. Im umgekehrten Fall liegt das Projekt sogar vor dem Zeitplan.

5. Zeiteffizienz: Wie viel mehr Zeit brauchen wir für das Projekt?

Eine mit der Planabweichung verwandte Kennzahl ist die Zeiteffizienz (engl. Schedule Performance Index, SPI). Sie greift auf die gleichen Werte zurück, berechnet sich aber ein wenig anders als die Planabweichung.

Das Besondere an der Zeiteffizienz ist, dass Sie Ihnen einen Anhaltspunkt gibt, wie stark sich Ihr Projekt verzögert. Erhalten Sie bspw. einen SPI von 0,8, bedeutet das eine voraussichtliche Verzögerung von (100/0,8)-100 % = 25%. Sie sollten also ein Viertel mehr Zeit für Ihr Projekt einkalkulieren als ursprünglich angenommen. Einfacher als die manuelle Berechnung ist natürlich auch bei der Zeiteffizienz, eine Projektmonitoring-Software für sich rechnen zu lassen.

6. Kostenabweichung: Sind wir im Budget?

Auch für das Budget helfen Ihnen einige Kennzahlen dabei, Ihr Projekt zu bewerten. Die einfachste Form ist auch hier der Soll-Ist-Vergleich. Die Kostenabweichung (engl. Cost variance, CV) erhalten Sie, indem Sie die Ist-Kosten (engl. Actual cost, AC) vom Fertigstellungswert abziehen.

Bei einem negativen Ergebnis sind die Ist-Kosten größer als der aktuelle Fertigstellungswert. Das Projekt liegt also oberhalb des Budgets. Ein positives Ergebnis zeigt an, dass sich die Kosten im gesteckten Rahmen halten.

7. Kosteneffizienz: Mit welchen Mehrkosten müssen wir für das Projekt rechnen?

Ähnlich wie bei der Zeiteffizienz können Sie anhand von Fertigstellungswert und Ist-Kosten eine Abschätzung vornehmen, ob das Budget insgesamt für das Projekt ausreicht. Teilen Sie beide Werte durcheinander, erhalten Sie die Kosteneffizienz (engl. Cost performance index, CPI).

Haben Sie z. B. eine Kosteneffizienz von 0,75 berechnet, kann das Budget voraussichtlich nicht eingehalten werden. Entwickeln sich die Kosten weiter wie bisher, entstehen Mehrkosten in Höhe von (100/0,75)-100 % = 33%. Das Projekt wird also nach aktuellem Stand um ein Drittel teurer.

8. Deckungsbeitrag: Rentiert sich das Projekt für uns?

Der Deckungsbeitrag ist eine absolut zentrale betriebswirtschaftliche Größe. Gerade in Projekten wird sie aber oft stiefmütterlich behandelt, denn alle Erlöse und Kosten zu erfassen ist aufwendig – jedenfalls, wenn man es mit Stift und Papier (oder Excel) versucht. Projektmonitoring-Software wie projectfacts nimmt Ihnen einen Großteil der Arbeit ab.

Arbeitskosten: Maßgeblich für die Arbeitskosten ist die Zeit, die Ihr Team in ein Projekt investiert. Mit der projectfacts Projektzeiterfassung können alle Ihre Projektmitglieder Arbeitszeiten auf diejenigen Aufgaben erfassen, an denen Sie gearbeitet haben. Für die Verrechnung greift die Software automatisch auf den passenden internen Stundensatz zurück. Auch Zuschläge für Nacht- und Wochenendarbeit werden automatisch berücksichtigt.

Materialkosten: Damit sind allgemein Kosten durch Drittanbieter gemeint, häufig Material, evtl. aber auch für Personal oder Expertise. Die zugehörigen Rechnungen können Sie mit projectfacts digital erfassen, indem Sie sie abfotografieren oder per Drag & Drop ins System ziehen.

Projekterlöse: Die Projekterlöse sind meist am einfachsten zu ermitteln, denn Sie richten sich in der Regel nach dem Auftragswert des Kunden. In projectfacts ist der Auftrag direkt mit dem Projekt verknüpft.

Kosten und Erlöse werden in projectfacts automatisch zusammengefasst und daraus der Deckungsbeitrag berechnet. Daran können Sie ablesen, ob sich Ihr Projekt wirtschaftlich gelohnt hat. Daneben erhalten Sie aber auch eine Vielzahl weiterer Infos und Möglichkeiten zur Analyse, zum Beispiel …

• Welche Arbeitspakete verursachen besonders hohe Kosten?
• Mit welchen Projektaufgaben ist Ihr Team am stärksten ausgelastet?
• In welcher Projektphase treten die größten Soll-Ist-Abweichungen auf?
• Und vieles mehr.