Neue Abrechnungsmöglichkeiten mit Regelartikeln

21. Juni 2022

Neue Abrechnungsmöglichkeiten für regelbasierte Pauschalen und Ähnliches

Auftragsbestätigungen dienen dazu zu definieren, wie erbrachte Leistungen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber verrechnet werden. Bei Leistungen, die nach Aufwand verrechnet werden, wird meistens eine bestimmte Zeiteinheit mit einem bestimmten Satz in Rechnung gestellt. Arbeit einer Ihrer Mitarbeiter 8 Stunden auf ein Projekt, unterstützt Sie projectfacts dabei mit wenigen Klicks den vereinbarten Tagessatz der Leistung abzurechnen.

Manchmal gibt es mit Kunden aber auch weitreichendere Vereinbarungen. Teilweise werden präzise Regeln vereinbart, unter welchen Voraussetzungen geleistete Zeiten abrechenbar sind und welche Kosten daraus folgen. Für solche Fälle führen wir in projectfacts eine neue Artikelart ein. Zu den bereits bekannten, wie etwa Aufwands- oder Festpreisartikeln, gesellt sich der neue Regelartikel. Mit diesem können Sie eine Vielzahl von komplexen Abrechnungsvereinbarungen abbilden. Das Gute daran: der Kollege, der seine Zeiten erfasst, muss die Regeln nicht kennen, die Auftragsbestätigung macht die Arbeit.

Im Folgenden möchten wir ein paar Beispiele geben, was diese Artikel leisten und welche Anforderungen Sie mit diesen abbilden können.

Beispiele für das Potenzial der Regelartikel

Mit den neuen Regelartikeln können Sie unterschiedlich komplexe Abrechnungsszenarien abbilden. Insbesondere für das Abrechnen von Pauschalen eignet sich die neue Funktion. Solche werden oft mit Kunden in Zusammenhang mit Reisezeiten vereinbart. Im Folgenden drei Beispiele mit steigender Komplexität.

1. Szenario – Wartungspauschale

Sie sind IT-Dienstleister und haben mit einem Kunden vereinbart, dass Aufwand für Ihn zu einem festen Stundensatz verrechnet werden. Zusätzlich erheben Sie für die technische Kontrolle eines Kundenservers immer eine feste Pauschale, unabhängig davon, wie lange diese Tätigkeit gedauert hat.

Was muss der arbeitende Kollege machen?

Einer Ihrer Kollegen bucht die Zeit, die er für die Kontrolle des Servers gebraucht hat, unter einer speziellen Rubrik „Serverkontrolle“.

Was macht der Artikel/die Position?

Im Auftrag des Projektes ist eine Regelposition angelegt, die bei jeder Zeitbuchung auf die Rubrik „Serverkontrolle“ einen pauschalen Wert von 50€ in Rechnung stellt. Zeiten, die auf dasselbe Projekt aber in einer anderen Rubrik erfasst werden, werden normal abgerechnet.

2. Szenario – Einfache Reisepauschale

Sie sind ein Beratungsunternehmen, dessen Mitarbeiter häufig zu Kunden reisen und vor Ort arbeiten. Sie haben mit Ihren Kunden ausgemacht, dass für die Reise Ihrer Mitarbeiter eine Pauschale von 200€ fällig wird, wenn diese mindestens 2 Stunden dauert. Diese Pauschale kann pro Tag nur einmalig anfallen.

Was muss der arbeitende Kollege machen?

Einer Ihrer Kollegen bucht die Zeit, die er für die Reise gebraucht hat, unter einer speziellen Rubrik „Reisezeit“.

Was macht der Artikel/die Position?

Im Auftrag des Projektes ist eine Regelposition angelegt, die bei jeder Zeitbuchung auf die Rubrik „Reisezeit“ einen pauschalen Wert von 200€ in Rechnung stellt, sofern eine Zeitbuchung den Zeitwert von 2 Stunden erreicht oder übersteigt.

Zeitwerte unter diesem Wert lösen keine Pauschale aus. Auch wenn mehrere Zeitbuchungen über 2 Stunden an einem Tag vorliegen, wird nur eine einzige Pauschale in Rechnung gestellt.

3. Szenario – Komplexere Reisepauschalen

Sie sind wieder ein Beratungsunternehmen, dessen Mitarbeiter häufig zu Kunden reisen und vor Ort arbeiten. Einer Ihrer Kunden hat sehr detaillierte Vereinbarung zu den Reisezeiten mit Ihnen vereinbart. Für Reisezeiten gilt, dass diese Pauschal mit 200€ abgerechnet werden, wenn diese 4h übersteigt. Zudem gibt es eine Übernachtungspauschale von 300 €, wenn:

  • Der Berater mindestens zwei Tage beim Kunden bleibt.
  • Er an den jeweiligen Tagen je mindestens 6 Stunden für den Kunden vor Ort arbeitet.

Was muss der arbeitende Kollege machen?

Einer Ihrer Kollegen bucht die Zeit, die er für die Reise gebraucht hat, unter einer speziellen Rubrik „Reisezeit“. Die Zeit, die er vor Ort gearbeitet hat, bucht er in einer Rubrik „Verrechenbar“.

Was macht der Artikel/die Position?

Im Auftrag des Projektes ist eine Regelposition angelegt, der bei jeder Zeitbuchung auf die Rubrik „Reisezeit“ einen pauschalen Wert von 200€ in Rechnung stellt, sofern eine Zeitbuchung den Zeitwert von 4 Stunden erreicht oder übersteigt.

Eine weitere Regelposition kontrolliert die Zeiten unter der Rubrik „Verrechenbar“. Wenn an zwei aufeinanderfolgenden Tagen Projektzeiten von je 6 Stunden vorliegen, wird die Übernachtungspauschale von 300€ in Rechnung gestellt.

Anwendung und Beratung zu den neuen Regelartikeln

Der Einsatz der Regelartikel bietet Ihnen viele Möglichkeiten spezifische Abrechnungsanforderungen abzubilden. Die Konfiguration der Artikel kann sich dabei stark unterscheiden. Wenn Sie also Interesse an dieser Neuerung haben, melden Sie sich gerne bei unseren Beratern. Wir sprechen gerne mit Ihnen über Ihre konkreten Anforderungen und zeigen Ihnen wie genau Sie diese mit den Regelartikeln umsetzen können. Sie nutzen noch kein projectfacts, möchten es aber gerne testen?

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Beitragsbild: © fanjianhua – freepik.com (2022)