projectfacts 6.4 – KPI, QM und UI

23. März 2020

Die neue projectfacts Version besticht mit mehr Individualität für den Benutzer, sowie vieler neuer Funktionen und einem neuen Modul. Entdecken Sie in diesem Beitrag, welche nützlichen Funktionen Sie in Zukunft bei projectfacts verwenden können und auch wie Sie diese verwenden. In diesem Release werden Sie so einige Veränderungen finden, die Sie in Ihren Prozessen und in Ihrer täglichen Arbeit noch mehr unterstützen.

New UI – Mehr Individualität bei projectfacts

Mit der neuen projectfacts Version wird Ihre Benutzeroberfläche noch individueller. Wählen Sie zwischen vier unterschiedlichen Layouts und elf dazugehörigen Farbschemen die Kombination aus, die zu Ihnen am besten passt. Hier ist für jeden die passende Farbe dabei, ob klassisch blau oder anthrazit, bis zu Pastelltönen wie ein Mintgrün oder ein zartes Rosa.

Nicht nur das Layout hat sich in diesem Update verbessert, auch die gesamte Benutzerführung, z.B. das Scrolling ist nach dem Update intuitiver und auch die Werkzeugleiste wurde aufgeräumt und vereinfacht – viele Funktionen, die vorher auf der Leiste direkt zu finden waren, finden Sie dort nun unter den drei Punkten. Zusätzlich ist die Darstellung von projectfacts auf den mobilen Endgeräten verbessert worden. Bei dem Ticketsystem gab es auch eine kleine Veränderung, hier können Sie nun bei einem Ticket aus unterschiedlichen Ansichten wählen und dadurch z.B. die beliebte Darstellung von Outlook, bei der Verlauf und Inhalt nebeneinander gezeigt werden, nutzen.

Ein echtes Highlight ist auch das Beamen von Dialogen. So kann neben dem Vollbild und Normalbildmodus über einen Klick der integrierte Dialog als eigenständiger Dialog aus der Applikation „rausgebeamt“ werden. Dadurch können sie z.B. Ihre Mailantwort weiterbearbeiten und auch gleichzeitig weiter an projectfacts arbeiten, um z.B. notwendige Informationen nachzuschlagen.

pf.4 neues Layout

Währungswelten werden wahr

Bisher war nur das Faktura-Modul währungsfähig und auch Auszahlungen an Mitarbeiter konnten in einer abweichenden Währung geleistet werden. Alle anderen internen Prozesse wurden allerdings stets in der Hauswährung abgebildet. Mit projectfacts 6.4 bekommen auch Projekte eine eigene Währung – so kann die Abteilung in Berlin in Euro planen, während die Zentrale in Zürich weiter den Franken als Hauswährung nutzt. Damit Mitarbeiter nicht Kopfrechnen müssen, lassen sich alle relevanten Zahlen und Berichte in einer Wunsch-Währung anzeigen. Dies kann jeder Nutzer in seinen persönlichen Einstellungen konfigurieren.

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Währungen

Mit dieser Echtzeitumrechnung kommt auch die Wechselkursunterstützung: Der Verlauf der Wechselkurse kann nun hinterlegt werden, damit Rechnungen, Projekte, Kosten usw. mit dem zum Datum passenden Kurs in die Währung umgerechnet wird, die der Nutzer angezeigt bekommen möchte.

Verknüpfen Sie Ihre Projekte mit anderen Projekten

Bei einer großen Zahl an Hauptprojekten können Projektverzeichnisse helfen, den Überblick zu behalten. Dabei kann ein Hauptprojekt aber immer nur in einem Verzeichnis liegen. Ist nun ein Projekt für zwei Abteilungen interessant – sei es, dass beide Abteilungen daran arbeiten, oder dass der Fortschritt für eine andere Abteilung interessant ist, lässt sich das mit den neuen Projektverknüpfungen abbilden. Ähnlich einer Verknüpfung, wie man es vom Dateisystem des Betriebssystems kennt, können Hauptprojekte, aber auch Teilprojekte oder sogar Arbeitspakete als Verknüpfung in beliebige Projektverzeichnisse gelegt und ggf. mit einem eigenen Namen versehen werden. In der Darstellung oder beim Klicken verhält sich das verknüpfte Projekt wie jedes andere Projekt auch. Die Berechtigungen werden natürlich auch geprüft. Über die Schaltfläche „alle Aktionen“ lässt sich die Projektverknüpfung bearbeiten oder löschen.

Projektverknüpfung

Entdecken Sie die QM-Berichte

In projectfacts steht jetzt das Modul QM (Qualitätsmanagement) auf Anfrage zur Verfügung. In diesem Modul werden individuelle Dokumente zur Beantragung, Prüfung oder einfach zur Informationspräsentation bereitgestellt. Darüber lassen sich z.B. Prozesse von der Idee über das Konzept bis zum Projektantrag abbilden oder einfach auch nur Arbeitsschritte und Prozessanweisungen dokumentierten.

Auch laufende Informationen können über QM-Dokumente erstellt und konserviert werden. Es kann nach Ihren Bedürfnissen individuell z.B. von einem Projekt ein Projektstatusbericht erstellt werden, bei diesem Sie entscheiden welche Felder dieser Bericht enthalten soll. Dieses Dokument wird dabei direkt bei dem jeweiligen Projektüberblick erstellt und kann dann zur Prüfung an einen Vorgesetzten weitergegeben werden. Dieser kann das Dokument prüfen und an den Auftraggeber weitergeben. Dabei besteht zusätzlich die Möglichkeit, Informationen aus mehreren QM-Dokumenten in einem neuen Dokument zu sammeln.

Wenden Sie sich an Ihrer projectfacts Ansprechpartner, falls Sie das QM Modul nutzen möchten.

Dienstleistungsprognosen über die neue Kapazitätsanalyse

In vielen Unternehmen ist es notwendig zu wissen, wieviel Umsatz im nächsten Monat oder Quartal beim aktuellen Planungsstand nach Aufwand gemacht werden wird. Über die neue Kapazitätsanalyse ist dies nun per Knopfdruck möglich. Nachdem Sie ihre Mitarbeiter über die Kapazitäten eingeplant haben können Sie pro Kapazität und Mitarbeiter oder Projekt beliebige Stundensätze definieren mit denen individuelle Prognosen über Dienstleistungseinnahmen erstellt werden können. Falls das bei Ihnen notwendig ist, sparen Sie sich ab jetzt enorm viel Zeit für diese Berichtserstellung, indem sie dafür die neue Kapazitätsanalyse unter Berichten nutzen.

Kapaanalyse

Erstellen Sie Ihre eigenen KPIs

In vielen Unternehmen ist es üblich zur Mitarbeiterführung oder individuellen Provisionsberechnung die Erreichung von bestimmten KPIs (Key Perfomance Index) zu vereinbaren. Die Berechnung solcher KPIs ist meistens recht aufwendig. Mit der neuen Version können Sie nun eigene KPIs erstellen und pro Mitarbeiter und Zeitraum berechnen und anzeigen lassen. Z.B. Fakturaquote = (Zeit nach Aufwand + Akquisezeit) / Vertragszeit.

KPI

Die projectfacts Version 6.4 erscheint für Kunden auf den Basis-Servern am 26.03.2020 und wenige Tage später für Kunden mit eigenem Server.

Changelog projectfacts 6.4

Highlights

  • Verbesserung der Oberfläche (Intuitiveres Scrolling, vereinfachte Werkzeugleisten, bessere Darstellung auf Mobilgeräten)
  • Das Beamen von Dialogen (Dialog-Fenster aus projectfacts herausziehen)
  • In Projektverzeichnissen lassen sich jetzt Projektverknüpfungen ablegen
  • Tickets haben eine Outlook-Ansicht bekommen (Sideview)
  • Projekte sind nun währungsfähig
  • Neues Modul mit den QM-Berichten
  • KPIs können selbst erstellt werden

Neue Funktionen

  • Währungen sind nun in den Persönlichen Einstellungen änderbar
  • Es ist jetzt möglich, in Word Dokumenten Platzhalter mit Bildern zu ersetzen
  • Listen und Dialoge können jetzt Maximiert werden
  • Auftragsstatusbericht mit Geltungsbereichen (Auftrag/Projekt/Kunde)
  • Unter Berichten gibt es nun den Bericht Kapazitätsanalyse
  • Erweiterte E-Mail Empfänger für Belege

Verbesserungen

  • Einchecken beim bearbeiten der Anwesenheitszeit
  • Beim Erstellen eines Termins aus einem Ticket wird dieser automatisch mit dem Ticket verknüpft
  • Projektvorlagen wurden nutzerfreundlicher gemacht
  • Beim Versenden von Tickets wird man jetzt informiert, wenn die TicketID nicht mehr vorhanden ist
  • Statusänderungen von Vertriebschancen funktionieren besser
  • Automatisches hinzufügen von TicketID beim Wechsel zu einer E-Mail
  • Es ist jetzt möglich in Boards nach Ersteller aufzuteilen und zu Filtern
  • Beim Abfeiern von Überstunden werden die noch restlichen Überstunden angezeigt
  • Es gibt jetzt die Möglichkeit, eine Referenznummer beim Zeitbuchen anzugeben
  • Wenn aus einem Vorgang eine Vertriebschance angelegt wird, werden diese nun miteinander verknüpft und automatisch vorausgefüllt
  • Kopfzeilen im DATEV-Export konfigurierbar gemacht

Bugfixe

  • Keine Doppelten Zeitbuchungen mehr mit den Bearbeiten von Anwesenheitszeiten
  • Das „an“ Feld in den Ticketübersichten zeigt jetzt den Empfänger an
  • Zeiten buchen aus Vorlagen funktioniert wieder richtig
  • Quotient Stundenkonto und Überstundenfähigkeit wurden nicht korrekt abgeglichen
  • Das Fälligkeitsdatum von Offenen Punkten lässt sich wieder per Mehrfachauswahl setzen
  • Beim Auftrag abgebrochene Perioden werden wieder richtig berechnet
  • Die Detailansicht genehmigter Urlaubsanträge zeigt den Zeitraum nicht mehr immer als „0 Tage“ an
  • Druck- und PDF-Export-Funktion in Popup-Listen funktionieren wieder korrekt
  • Druck-Ansicht einer Liste verändert nicht mehr die ursprüngliche Liste
  • Export des Berichts „Fakturapositionen“ enthält nun Datum und Belegnummer
  • In der Mitarbeiterauslastung werden Krankheitstage jetzt wieder richtig markiert
  • Serientermine lassen sich jetzt richtig verschieben
  • Titel von Detailmanagern wurden in manchen Fällen falsch dargestellt, wenn sie über eine Verknüpfung geöffnet wurden
  • Die Spalte „Verrechenbar“ ist jetzt im Projektzeitenexport enthalten, sofern aktiv
  • Man kann Chips wieder im EntityField verschieben, dafür aber nicht mehr editieren
Beitragsbild: © Scott Web – unsplash.com (2020)
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